Administración de proyectos como forma de implementar un MRP

Administración de proyectos como forma de implementar un MRP

Implementar un sistema MRP (Material Requirement Planning), un planeador de requerimiento de materiales no es una tarea sencilla, requiere sincronizar varios departamentos.

El MRP es uno de los elementos para poder implementar correctamente un sistema ERP.

Administración de proyectos como forma de implementar un MRP - MRP
MRP (Material Requirement Planning)

Hacer funcionar un sistema MRP requiere contemplan órdenes de compra, inventarios, ventas, órdenes de fabricación y pedidos de los clientes, así como un horizonte temporal de planeación, en donde tratamos de responder a las preguntas de:

¿QUÉ? ¿CUÁNTO? ¿CUÁNDO? …se debe fabricar y/o aprovisionar.

Sistema ERP

El sistema ERP busca asegurarse que los productos son entregados a los clientes manteniendo el mínimo nivel de inventario, integrando actividades de producción y compras y programar a proveedores en función de la producción planeada.

Implementar un sistema de este tipo es un proyecto, como tal debe ser gestionado bajo las técnicas de Administración de Proyectos, disciplina que nos llevara de la mano para hacer un proceso exitoso, las estadísticas nos muestran que solo un 20% de los proyectos concluyen satisfactoriamente, el 80% fracasan en donde el presupuesto es rebasado en mas del 50% y el tiempo estimado en más del 90%.

Gestión de procesos

Para hacer una adecuada gestión de procesos debemos considerar que un proyecto bien administrado cuenta con cinco grupos de procesos o actividades que podemos apreciar en la siguiente imagen:

Administración de proyectos como forma de implementar un MRP - Grupos de actividades
Administración de proyectos como forma de implementar un MRP – Grupos de actividades

Dentro de estos cinco grupos de procesos existen diferentes actividades, 47 concretamente, en esta ocasión nos enfocaremos en algunas de ella a manera de resumen considerando aquellas que pueden apoyarnos considerablemente en cada uno de los pasos a seguir: Acta del Proyecto, Equipo del Proyecto, Gestión del Tiempo del Proyecto, División del Proyecto en Fases y el Cierre del Proyecto.

Administración de proyectos como forma de implementar un MRP - Gantt de proyecto
Administración de proyectos como forma de implementar un MRP – Gantt de proyecto

El acta del proyecto

Es el documento que autoriza formalmente la existencia del mismo, debe contener al menos el enunciado del caso del proyecto (Título del Proyecto), el caso de negocio (por que es rentable para la empresa y cual es su indicador de éxito), acuerdos, responsables, presupuesto.

Equipo del Proyecto

Es el grupo humano que sumará talentos para la debida consecución del objetivo, debe contempla personal con conocimientos de administración de proyectos,   expertos   de   apoyo, en su caso representantes del cliente, personal con conocimientos técnicos sobre el tema a implementar entre otros.

Gestión del tiempo del proyecto

Consiste en listar todos los pasos requeridos para alcanzar el objetivo del proyecto, colocarlos en secuencia, estimar el tiempo de duración y las condicionantes de presupuesto, personal asignado, recursos materiales entre otros

División del Proyecto en Fases

Esta es una de las partes medulares del control del tiempo del proyecto, aquí se fracciona el proyecto en etapas controlables, que generen resultados parciales para poder medir de forma efectiva el avance en cumplimiento del objetivo, presupuesto y tiempo del proyecto.

Cierre del Proyecto

Aquí se genera el documento Acta de Cierre de proyecto o Fase, se muestran los resultados o desviaciones de cada fase o del proyecto, se indican los resultados logrados y es el documento de aceptación de la finalización del proyecto, recopila las lecciones aprendidas.

Conclusiones

El seguir una metodología que nos permita controlar el objetivo del proyecto, su presupuesto y tiempo de ejecución nos ayudará a tener una mejor gestión de las actividades y muy probablemente nos llevará a cumplir el éxito del proyecto.

“Pensar que tengo implementado un MRP por que compre el software equivale a comprar un software administrativo contable y decir que tengo una administración o contabilidad de la empresa”

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