Archivo electrónico de comercio exterior

Archivo electrónico de comercio exterior

En Enero del 2011 como parte de las diversas medidas de facilitación y simplificación con el uso de tecnologías de información, el Gobierno Federal en el ámbito del comercio exterior impulsó el establecimiento de la Ventanilla Digital Mexicana de Comercio Exterior “VUCEM”, el objetivo planteado para esta Ventanilla es el de la recepción y atención de los trámites y servicios en materia aduanera; cabe señalar que a la fecha el funcionamiento de la citada ventanilla es 100% necesario para la realización de las operaciones de importación y exportación.

En virtud de lo anterior en diciembre del 2013 se reformó la Ley Aduanera con la finalidad de incorporar a la misma las disposiciones que regulen la transmisión de información en la citada Ventanilla Única de Comercio Exterior, misma que en esta Ley se le denomina “Sistema Electrónico Aduanero”.

La Ley Aduanera señala de manera precisa que quienes estén obligados a transmitir o presentar información ante la autoridad aduanera, ésta deberá transmitirse a través del “Sistema Electrónico Aduanero” mediante “Documento Electrónico” o “Documento Digital”, según se exija, empleando la firma electrónica avanzada o el sello digital; por estos documentos debemos entender lo siguiente:

  • Documento Electrónico.- Todo mensaje que contiene información escrita en datos, generada, transmitida, presentada, recibida o archivada por medios electrónicos.
  • Documento Digital.- Todo mensaje que contiene información por reproducción electrónica de documentos escritos o impresos, transmitida, presentada, recibida o archivada por medios electrónicos.

Con la intención de dejar claro en qué consisten estos documentos en la práctica, en el caso del “Documento Electrónico” el propio pedimento de importación y el comprobante de valor electrónico mejor conocido como “COVE” son el mejor ejemplo de un “Documento Electrónico” ya que en ambos casos para su transmisión es necesario el que primero se alimente información escrita por el usuario en los formatos preestablecidos; en el caso del “Documento Digital”, son todos aquellos documentos que se transmiten “Escaneados en formato PDF” tal cual fueron expedidos; en este caso una vez transmitidos se generan los acuses conocidos como “e-documents”.

Obligados a transmitir en documento electrónico

Ahora bien, el artículo 36-A de la Ley aduanera señala que los agentes aduanales y quienes introduzcan o extraigan mercancías del territorio nacional para destinarlas a un régimen aduanero, están obligados a transmitir en documento electrónico o digital como anexos al pedimento la información que a continuación se describe, la cual deberá contener el acuse generado por el sistema electrónico aduanero, conforme al cual se tendrá por transmitida y presentada:

En importación:

  • La relativa al valor y demás datos relacionados con la comercialización de las mercancías contenidos en la factura o documento equivalente, cuando el valor en aduana de las mismas se determine conforme al valor de transacción, declarando el acuse correspondiente que se prevé en el artículo 59-A de la presente Ley. (COVE)
  • La contenida en el conocimiento de embarque, lista de empaque, guía o demás documentos de transporte,
  • La que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias a la importación, que se hubieran expedido de acuerdo con la Ley de Comercio Exterior, siempre que las mismas se publiquen en el Diario Oficial de la Federación y se identifiquen en términos de la fracción arancelaria y de la nomenclatura que les corresponda conforme a la Tarifa de la Ley de los Impuestos Generales de Importación y de Exportación.
  • La que determine la procedencia y el origen de las mercancías para efectos de la aplicación de preferencias arancelarias, cuotas compensatorias, cupos, marcado de país de origen y otras medidas que al efecto se establezcan, de conformidad con las disposiciones aplicables.
  • La del documento digital en el que conste la garantía efectuada en la cuenta aduanera de garantía a que se refiere el artículo 84-A de esta Ley, cuando el valor declarado sea inferior al precio estimado que establezca la Secretaría.

Es importante resaltar que en el caso de mercancías susceptibles de ser identificadas individualmente, es necesario consignar en el Comprobante de Valor Electrónico (COVE) la información relativa a los números de serie, parte, marca, modelo, o, en su defecto, las especificaciones técnicas o comerciales necesarias para identificar las mercancías y distinguirlas de otras similares, cuando dichos datos existan.

En exportación:

  • La relativa al valor y demás datos relacionados con la comercialización de las mercancías, contenidos en la factura o documento equivalente, (COVE)
  • La que compruebe el cumplimiento de las regulaciones y restricciones no arancelarias a la exportación que se hubieran expedido de acuerdo con la Ley de Comercio Exterior, siempre que las mismas se publiquen en el Diario Oficial de la Federación y se identifiquen en términos de la fracción arancelaria y de la nomenclatura que les corresponda conforme a la Tarifa de la Ley de los Impuestos Generales de Importación y de Exportación.

Es importante mencionar que los documentos electrónicos o digitales que hayan sido recibidos en el “Sistema Electrónico Aduanero” tendrán pleno valor legal y probatorio y se deberán conservar por los contribuyentes obligados en “ARCHIVO ELECTRÓNICO“, en los lugares y por los plazos establecidos en el artículo 67 del Código Fiscal de la Federación, para y como parte de la contabilidad, debiéndose poner a disposición de la autoridad fiscal cuando lo requiera para los efectos de su competencia, incluso para cotejo o compulsa con la información en datos o documentos relacionada.

Se establece también que en caso de discrepancia entre la información en datos y documentos contenida en el documento electrónico o digital recibido en el sistema electrónico aduanero, respecto de la contenida en los archivos electrónicos de los obligados, prevalecerán los primeros, salvo prueba en contrario.

Es importante mencionar que el “ARCHIVO ELECTRONICO” además de lo ya mencionado, deberá contener la documentación relacionada con las operaciones de comercio exterior en la forma que se haya emitido u obtenido, es decir que no obstante se tenga la obligación de elaborar un “COVE”, la factura expedida por el proveedor extranjero deberá conservase en el formato que se haya expedido, lo mismo aplica para el caso de los permisos y demás avisos expedidos por autoridades y/o terceros relacionados con las operaciones.

Por último resulta de suma importancia citar que el “ARCHIVO ELECTRONICO” es indispensable para acreditar en todo momento la legal tenencia, transporte o manejo de mercancías de procedencia extranjera, principalmente en tratándose de bienes de activo fijo.


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