Breves comentarios al control de inventario

Breves comentarios al control de inventario

Antecedentes

El Inventario en muchas de las entidades económicas representa uno de los activos más importante desde diversos puntos de vista y va de la mano del egreso más relevante como es el costo de venta o servicio.

Tenemos una Norma de Información Financiera (C 4) que establece normas de valuación, presentación y revelación para el reconocimiento inicial y posterior de los Inventarios en el estado de posición financiera de una entidad económica, temas que no tenemos por objetivo tratar en este análisis.

Por su parte la legislación fiscal a través del Código Fiscal de la Federación y su Reglamento, en los últimos años han incluido este concepto de control de inventarios como parte de la contabilidad, señalando algunas particularidades a cumplir.

En el caso de la normatividad Financiera como se puede advertir, no se habla del control de inventarios, se enfoca más en la valuación, presentación y revelación, lo cual evidentemente presupone ese control, pero no deja de llamar la atención el que se dé como un hecho este.

En la legislación fiscal, como ya señalé si se incluye este tema, pero con particularidades muy generales, lo cual es delicado pues desconocemos el enfoque que dará ese usuario de la información (Servicio de Administración Tributaria) al control y las decisiones que la entidad tomé en los aspectos prácticos del mismo.

Sin duda el control de inventarios brinda tanto a la entidad económica, como a terceros usuarios de los estados financieros y por supuesto a la autoridad fiscal, bases para determinar adecuadamente los resultados de la operación.

Desarrollo

Día con día en las pequeñas y medianas empresas se ha ido tomando conciencia de la importancia de contar con información confiable y oportuna para la toma de decisiones. En las grandes empresas es un concepto que se tiene claro hace mucho tiempo.

Mas allá del cumplimiento de lineamientos financieros, legales y/o fiscales el control de inventario es uno de los engranes fundamentales de cualquier entidad económica que se dedique a la compra y venta de bienes o servicios, así como a la manufactura; de ahí la importancia del manejo correcto del inventario por parte de esta para obtener los mejores resultados financieros.

La administración y gestión de las existencias y la venta de los productos se hace imposible si no se lleva una monitorización de los inventarios de la entidad. El control y el manejo de los inventarios es imprescindible para poder conocer los costos de producción y la fijación de precios competitivos que nos permita conseguir los objetivos establecidos.

Cada entidad tiene particularidades a tomar en cuenta, ya que posee características propias que las diferencian de otras. Por ello, existen diferentes sistemas y métodos que permiten llevar de una forma u otra el control de los inventarios y la administración de los productos y existencias de la entidad.

Sistema de inventario perpetuo

Con este sistema, también denominado sistema permanente o constante, durante el día de la actividad de la entidad se realiza un inventario continuo a través del registro de todos los productos y materiales que se tienen para la producción y venta al cliente.

De esta forma, la entidad posee una actualización constante del inventario de la entidad y puede conocer el costo del inventario y los productos que ya se han vendido o dispuesto para producción, sin tener necesidad de realizar el inventario físico.

Sistema de inventario periódico

Al contrario que el sistema anterior, en los sistemas de inventarios periódicos no se contabiliza de forma continuada el inventario sino que se realiza de forma ocasional. Suele hacerse al final del ejercicio económico, aunque puede realizarse varias veces al año según las exigencias de la empresa. El problema de este tipo de sistema de control de inventarios es que, en ocasiones, se paraliza la actividad de la entidad para poder realizar conteos físicos.

Algunos indicadores básicos que permite manejar el control de inventarios son:

Punto de reorden

El Punto de reorden hace referencia a la necesidad de establecer un punto temporal para la renovación de los pedidos que se realizan a proveedores, teniendo en cuenta la recepción y colocación del propio pedido.

Para ello, es necesario también conocer la cantidad de inventario que se debe mantener en el almacén, las fechas en que se deben cumplir las órdenes, el programa de producción y otros indicadores que cada entidad desarrolla.

Existencias de reservas o seguridad de inventarios

Las entidades crean partidas de seguridad con existencias de reservas con el objetivo de tener una reserva que le permita abastecer a sus clientes en caso de problemas en el proceso de producción o de aumentos inesperados de la demanda que se produzcan fuera de la normalidad.

Nivel de rotación

Sirve para saber con cuánta velocidad se mueve la mercancía en los almacenes. Se puede medir conociendo cuántas veces se ha renovado el inventario a lo largo de un determinado periodo de tiempo, dividiendo las ventas totales entre la cantidad de producto que tenemos almacenado.

Cuanta más alta sea la rotación, menores costos de almacenamiento estaremos teniendo, mientras que una baja rotación significa que tenemos almacenado el producto durante más tiempo.

Depreciación y obsolescencia

Almacenar mercancía no solo genera gasto, sino que a menudo hace que la mercancía pierda valor. Se debe registrar cuánto valor perdemos en productos que pasan de temporada, que caducan, cuyo precio baja durante el tiempo en que han estado almacenados sin llegar a ser vendidos, etc.

Evidentemente hoy día es importante contar con una herramienta informática que permita el adecuado manejo de la información, que depende del volumen de información a manejar, los indicadores a controlar, etc. serán las características de la herramienta, sin dejar de lado que la misma cumpla con los lineamientos de orden financiero, legal y fiscal, principalmente.

Independientemente de la herramienta que se utilice, la esencia del control de inventarios esta en lo que desde hace bastantes años conocemos como el kardex de inventario, aquí un ejemplo, donde quisiera llamar la atención en el control tanto de unidades como de valor de las mismas, esto independientemente del método de valuación que se utilice.

Para que un Estado de Resultados sea confiable debemos tener certeza que el costo de venta o del servicio, está correctamente determinado, pues es el primer egreso que enfrentamos al ingreso, para determinar la utilidad bruta que es uno de los principales indicadores a analizar.

Existen como ya se definieron dos sistemas de control de inventario que se utilizan principalmente en las entidades, el sistema de inventarios perpetuos y el sistema de inventario periódico, que va de la mano con el registro analítico o pormenorizado de operaciones.

Cualquiera de los dos, aplicado adecuadamente dará esa certeza desde el punto de vista financiero, sin embargo si estamos ante una Persona Moral que tributa en el Titulo II de la Ley del Impuesto Sobre la Renta debe por disposición legal que utilizar el Sistema de Inventarios Perpetuos como lo señala el artículo 76 fracción XIV de la Ley mencionada.

Si la entidad económica opera como persona física, no existe la obligación de llevar el Sistema de Inventarios Perpetuos y solo les imponen la obligación de levantar inventario de existencias al 31 de diciembre de cada año, por lo que parece que podría utilizar un sistema de inventario periódico.

Como ya se había señalado, en el Código Fiscal de la Federación en su artículo 28 específicamente, como parte de lo que integra la contabilidad señala

“La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos…” énfasis añadido.

De igual manera el artículo 33 del Reglamento del Código Fiscal de la Federación Apartado B fracción X dice

“Identificar los bienes distinguiendo, entre los adquiridos o producidos, los correspondientes a materias primas y productos terminados o semiterminados, los enajenados, así como los destinados a donación o, en su caso, destrucción;”

Luego la fracción XV de ese mismo artículo y apartado dice

“Los registros de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y terminados, en los que se llevará el control sobre los mismos, que permitan identificar cada unidad, tipo de mercancía o producto en proceso y fecha de adquisición o enajenación según se trate, así como el aumento o la disminución en dichos inventarios y las existencias al inicio y al final de cada mes y al cierre del ejercicio fiscal, precisando su fecha de entrega o recepción, así como si se trata de una devolución, donación o destrucción, cuando se den estos supuestos”.

Evidentemente esto que señala la disposición legal es muy similar al ejemplo que presentamos de kardex y podemos equipararlo sin duda al Sistema de Inventarios Perpetuos, con ese nivel de detalle en el registro, la palabra clave me parece es Rastreabilidad.

Incumplimiento de estas disposiciones fiscales

El incumplimiento de estas disposiciones fiscales trae consigo además de las multas formales que pudieran no ser muy representativas, una sanción de fondo que si puede comprometer incluso la continuidad de la actividad de la entidad económica.

III. El artículo 55 del Código Fiscal de la Federación dice “Las autoridades fiscales podrán determinar presuntivamente la utilidad fiscal de los contribuyentes … sus ingresos y el valor de los actos, actividades o activos, por los que deban pagar contribuciones, cuando:

III. Se dé alguna de las siguientes irregularidades:

  • a) Omisión del registro de operaciones, ingresos o compras, así como alteración del costo, por más de 3% sobre los declarados en el ejercicio.
  • b) Registro de compras, gastos o servicios no realizados o no recibidos.
  • c) Omisión o alteración en el registro de existencias que deban figurar en los inventarios, o registren dichas existencias a precios distintos de los de costo, siempre que en ambos casos, el importe exceda del 3% del costo de los inventarios.

IV. No cumplan con las obligaciones sobre valuación de inventarios o no lleven el procedimiento de control de los mismos, que establezcan las disposiciones fiscales.

Conclusiones

En un entorno económico como el que vivimos, es fundamental para toda entidad tener un adecuado y eficiente control de inventarios que permita tener información confiable y oportuna, tanto del propio inventario, como de los aspectos relativos al mismo como son las compras, las ventas y el costo de venta o servicio.

Un adecuado y eficiente control de inventarios hoy día se puede alcanzar seleccionando e implementando

adecuadamente una herramienta informática que cubra las necesidades de la entidad económica.

Mas allá de las necesidades y beneficios que en el ámbito financiero aporta el control de inventario, todo contribuyente residente en México, sea persona física o moral, tiene la obligación de llevarlo cuidando las características mínimas que están reglamentadas.

Si existe la obligación legal de tener un control de inventarios robusto y eficiente, la pregunta es ¿Porque no aprovechar y además de cumplir con esta obligación, utilizar la información que se generara de forma natural, para que la entidad económica tenga un brinco de calidad en la gestión de los objetivos planteados?

Resulta por demás inexplicable el porqué si en 2005 la reforma fiscal para las Personas Morales regresa a la deducción del costo de venta o del servicio, no han avanzado la mayoría de los contribuyentes en este tema del control de inventario que como ya se señalo es fundamental para poder determinar el costo de venta o servicio.

Es muy importante hoy día, que estamos por obligación legal inmersos en un entorno de documentos digitales como son los CFDI-Factura Electrónica, toda entidad económica debería aprovechar esta información que esta ya expresada en lenguajes informáticos para automatizar todo lo posible los registros, entre ellos evidentemente los de control de inventario.

Y dicho sea de paso, si la autoridad fiscal ha estructurado todo para poder hacerlo en caso necesario, porque los contribuyentes no hacerlo en beneficio propio, es decir en un CFDI-Factura Electrónica se tiene todos los elementos para que no se pierda la rastreabilidad de las unidades (inclusive) que adquiera un contribuyente, pasando por el almacén o hasta llegar a la venta o destrucción, de manera que el reto que tenemos frente a nosotros es como aprovechar todo esto.

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