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Aunque pudiera parecer un tema relativamente sencillo, no lo es así, ya que la elaboración de este documento, formulado por el auditor para comunicar a la Dirección, al Gobierno Corporativo de la entidad, o a ambos, las deficiencias significativas en el control interno identificadas durante la realización de la auditoria, podrá ser de gran valor o no para la entidad, dependiendo de su claridad y contenido.
Importante entonces resaltar algunos aspectos que debieran de ser considerados por el auditor en la elaboración de este documento, sin perder de vista que finalmente será el conocimiento general que el auditor tenga de la entidad en cuestión de que se trate, y su juicio profesional, lo que normará el contenido del referido documento.
Aspectos normativos
Comunicación con los responsables del Gobierno de la entidad
De acuerdo con la NIA 260 “Comunicación con los responsables del Gobierno de la entidad” y la NIA 265 “Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del Gobierno y a la Dirección de la Entidad”, los siguientes términos tienen los significados que se indican a continuación:
- Responsables del Gobierno de la entidad (260-10): persona o personas u organizaciones con responsabilidad en la supervisión de la dirección estratégica de la entidad y con obligaciones relacionadas con la rendición de cuentas de la entidad.
- Dirección (260-10): Persona o personas con responsabilidad ejecutiva para dirigir las operaciones de la entidad.
- Deficiencia en el control interno (265-6): Existe una deficiencia en el control interno cuando
- Un control está diseñado, se implementa u opera de forma que no sirve para prevenir, o detectar y corregir incorrecciones en los estados financieros oportunamente; o
- No existe un control necesario para prevenir, o detectar y corregir, oportunamente, incorrecciones en los estados financieros.
- Deficiencia significativa en el control interno (265-6): deficiencia o conjunto de deficiencias en el control interno que, según el juicio profesional del auditor, tiene la importancia suficiente para merecer la atención de los responsables del gobierno de la entidad.
Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del Gobierno y a la Dirección de la Entidad
Según se señala en los requerimientos de la NIA 265:
- (265-7) El auditor determinará sí, sobre la base del trabajo de auditoria realizado, ha identificado una o más deficiencias en el control interno.
- (265-8) Si el auditor ha identificado una o más deficiencias en el control interno, determinará, sobre la base del trabajo de auditoría realizado, si, individualmente o de manera agregada, constituyen deficiencias significativas.
- (265-9) El auditor comunicará a los responsables del gobierno de la entidad, por escrito y oportunamente, las deficiencias significativas en el control interno identificadas durante la realización de la auditoria.
Importante considerar que, de acuerdo a esta misma NIA, el auditor incluirá en la comunicación escrita sobre las deficiencias significativas en el control interno, entre otros aspectos, que:
- (265-11-b) “Las cuestiones sobre las que se informa se limitan a las deficiencias que el auditor ha identificado durante la realización de la auditoría y sobre las que el auditor ha llegado a la conclusión de que tienen importancia suficiente para merecer ser comunicadas a los responsables del gobierno de la entidad.” Es decir, aquellas que pudieran considerarse como materiales.
Carta de recomendaciones
Como es sabido, el objetivo de un dictamen de estados financieros es que el auditor emita su opinión sobre la razonabilidad con que se presenta la información financiera de la entidad, lo cual lleva a cabo en el documento denominado dictamen del auditor, mismo que generalmente tiene un carácter público.
A su vez, como parte de su trabajo, el auditor puede emitir otro documento distinto a su dictamen, en el que, de manera exclusiva, informa a los funcionarios que le encomendaron el trabajo, sobre los hallazgos de deficiencias significativas observadas, denominado comúnmente carta de recomendaciones.
Esta carta de recomendaciones se convierte, entonces, en un documento de suma importancia, que da valor agregado a la auditoria, en cuya formulación el auditor requiere de una gran concentración, ya que tendrá que ser objetivo, creativo, con alto sentido profesional, imparcial, claro en sus aseveraciones, lo que no siempre ocurre.
Pecados capitales y errores frecuentes en la redacción de informes
El cuadro siguiente muestra los 7 pecados capitales en la redacción de informes, según los autores que se citan, los que, efectivamente, es frecuente detectarlos en diversos informes:
| Joanne Feierman-Conferencista | Nahun Frett- Colaborador Auditool |
|---|---|
| 1 No entender a los lectores del informe | 1 Uso excesivo de jerga técnica |
| 2 No crear oraciones fáciles de leer | 2 No identificar la raíz del problema |
| 3 Colocar demasiada información en el hallazgo | 3 No presentar el sentido de la urgencia de la situación |
| 4 No tratar de identificar el problema principal | 4 Fallar en proponer una solución práctica |
| 5 No organizar ni presentar la información claramente | 5 Falta de participación de la gerencia- Presentar el punto de vista unilateral del auditor |
| 6 Verter una gran cantidad de datos sobre el lector | 6 No involucrar al dueño de la implementación- el cual puede desarrollar acciones correctivas |
| 7 No considerar todos los elementos de un hallazgo | 7 No llegar a un acuerdo sobre la fecha de implementación- Periodo de resolución |
Características de presentación de la carta de recomendaciones del auditor
Como antídoto a esa falta de claridad o errores frecuentes en su formulación, a continuación se listan algunas de las principales propiedades que debe tener la redacción de la carta de recomendaciones, según diversos artículos publicados sobre el tema (C.P. Mauricio G. Díaz-Auditool):
| 1 | Claridad | Expresar las ideas de forma sencilla, legible y entendible para quien lea. |
| 2 | Confiabilidad | Confianza y fiabilidad que se le da a la información que reporta el auditor. |
| 3 | Propiedad | Uso correcto de las palabras para construir frases. |
| 4 | Brevedad | Expresar las ideas y conceptos con el menor número de palabras. |
| 5 | Sencillez | Expresar con naturalidad las ideas y conceptos. |
| 6 | Oportuno | Es cuando el auditor dice o hace lo necesario, justo en el momento que se requiere |
| 7 | Conexión | Nexo lógico de pruebas y procedimientos para llegar a las conclusiones con respecto a lo que reporta el informe. |
| 8 | Tono y Fuerza | La fuerza que el auditor le da a lo que está reportando. |
| 9 | Precisión | Redactar el informe utilizando sólo conceptos completos sin agregar datos innecesarios. |
| 10 | Exactitud | Narrar los hechos tal y como se presentaron. |
| 11 | Coherencia | Lo que se esté reportando corresponda con lo que en realidad este sucediendo. |
| 12 | Positividad | No utilizar frases negativas, es decir iniciar con la palabra NO. |
| 13 | Sintaxis | Correcta construcción de frases y oraciones. |
| 14 | Imparcialidad | Actuar de forma equitativa en el cumplimiento del trabajo, tratando de ser justo, honesto y razonable. |
| 15 | Objetividad | Descripción de ideas y conceptos apegadas a la realidad de lo que ve el auditor. |
| 16 | Familiaridad | Se debe redactar el informe en un lenguaje que sea familiar para quien lo vaya a leer. |
| 17 | Veracidad | Credibilidad entre lo que se reporte y lo que se revisa. |
| 18 | Efectividad | Saber expresar palabras simples lo que se quiere informar. |
| 19 | Coloquial | Utilizar un estilo de redacción cotidiano, no literario. |
| 20 | Variedad | El informe de auditoría no debe ser monótono ni aburrido. |
| 21 | Útil | La lectura del informe debe ser útil y ágil de tal forma que se entienda de inmediato lo que el auditor quiere decir. |
Conclusión
La redacción de la carta de recomendaciones, y de cualquier otro informe no es sencilla, sin duda se requiere de la aplicación de todas las propiedades de redacción listadas anteriormente, las que no siempre son dominadas por el auditor, además de que sabemos que este documento va dirigido a personal de alto nivel de la organización, que conoce la operación y procesos de la entidad, dispuestos a defender sus controles, a los que hay que convencer que los hallazgos de errores o desviaciones que estamos observando son procedentes, y que las recomendaciones, de igual forma, son de verdadero valor agregado y mejora para la organización, todo lo cual no será posible, ante la falta de claridad y objetividad en su formulación, tarea que queda a nuestro cargo.
Bibliografía: NIA 260 “Comunicación con los responsables del Gobierno de la entidad” NIA 265 “Comunicación de las deficiencias en el control interno a los responsables del Gobierno y a la Dirección de la Entidad” Guía para el uso de las NIA en auditorías de pequeñas y medianas empresas (IFAC) Diversos artículos publicados por Auditool
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