Dentro de este artículo:
1.- ¿Qué sucede en las organizaciones cuando se manejan diferentes criterios de esquemas de información de Costos y de Cuentas Contables?
2.- ¿Qué requerimientos debe de tener mi esquema de información para la consolidación de datos entre una/varias compañías ?
3.- ¿Cómo debe de relacionarse la estructura de información y los sistemas informáticos?
4.- ¿Los esquemas de información tienen relación con el resultado esperado se reporte derivado de una definición estratégica?
5.- ¿Los sistemas de información definen el tipo de esquema de información que se debiera de manejar?
Objetivos del Catálogo de cuentas
- Facilitar le elaboración de estados financieros.
- Estructurar analíticamente el sistema contable implantado, incluyendo el sistema de costos, en el caso de las empresas industriales y de las de servicio.
- Agrupar operaciones homogéneas y facilitar su contabilización
- En caso de auditoría, aligerar al auditor su labor.
- Se hace necesario utilizar símbolos, letras, enumeración, a efecto, de simplificar el agrupamiento y estructuración de los diversos conceptos que integran el catálogo de cuentas.
- Facilita su manejo, incluso su memorización.
Consideraciones para la elaboración del catálogo de cuentas.
- Analizar las operaciones que realiza la empresa (enfoque de planeación estratégica y modelo de negocio) y la estructura de organización de la empresa (direcciones, gerencias, supervisiones, coordinaciones, etc), y dividir la empresa en áreas de responsabilidad por dirección o gerencia y a su vez por divisiones de negocios y centros de costo y gasto.
Establecer un responsable del control de altas y bajas al catálogo y la actualización del manual de procedimientos respectivo. ( contraloría, contabilidad). En otras palabras establecer los planos y estructura en que fluirá, se construirá y se obtendrá la información, encaminada siempre a proporcionar la imagen más nítida y completa sin redundar, del negocio y permitir tomar decisiones.
Ejemplo de catálogo de cuentas- de resultados: ( no es prioritario un gran software si el sistema se usa bien y al 100% para sacar el mejor resultado de él.)
Ejemplo de catálogo de cuentas- de resultados. Este se hizo en COI enlazado con SAE y NOI y Prod
Cuentas contables que debe incluir un catálogo de cuentas
Cuentas contables que debe incluir un catálogo de cuentas que contiene un Sistema de costos en áreas de manufactura o transformación de productos, en un esquema de costo estándar.
Variaciones: Financieras y productivas
Financieras
- Reserva Revaluación de inventarios ( predeterminados o estándar, estimados)
- Reserva Variación en Precio de compra ( por precio y por tipo de cambio)
- Cuentas complementarias de inventarios o de Capital contable. según la NIF
Productivas
- Variación en Eficiencia, Variación en volumen y Variación en gasto
- Materia prima
- Mano de obra directa
- Gastos indirectos de fabricación: mano de obra indirecta, cargos indirectos
- Otras variaciones planeadas por ingeniería de manufactura:
- Lotes rechazados, Programa de reducción de costos, Reprocesos, etc
- Cuentas de absorción por los prorrateos:
- Absorción de mano de obra directa
- Absorción de mano de obra indirecta
- Absorción de gastos de fabricación: fijos y variables
Estas cuentas dejan en cero el valor de centros de costos pero mantienen su análisis por subcuenta
Impactos al instalar un sistema de costos en una empresa
- Implementación de un sistema de información gerencial y un ERP que lo soporte
- Apertura de almacenes para registro y control de inventarios en MP, Producción en proceso , producto terminado, consignado a clientes o de terceros
- Si se tienen varios meses de inventarios habrá que decidir si los inventarios con que se inicia el sistema de costos, se revalúan con sus cuotas de mano de Obra y cargos indirectos de fabricación o se dejan hasta su agotamiento en el Tiempo (ver impacto fiscal presente y del ejercicio del cambio), pues los gastos que antes se registraban en el mes y se deducían en ese mes, se integrarán a los inventarios de productos para irse al costo de ventas cuando se facturen a los clientes.
- Si se viene trabajando con bajos volúmenes de fabricación, excesos en costos o ineficiencia en los elementos del costo, el costo unitario del producto se verá impactado por la capacidad instalada no utilizada en mano de obra y gastos fijos de fabricación. De aquí la utilidad del sistema de costos para ir monitoreando y promoviendo la mejora en el uso y eficiencia de la planta. Decidir si se maneja como variación o desde el principio esta capacidad no utilizada se refleja en el costo unitario del producto, ya que al restarlo del precio de venta/ facturado nos dará un margen menor que no necesariamente indica un bajo precio de venta, sino un ALTO COSTO DE FABRICACIÓN.
- Contratación y mantenimiento de un departamento de contabilidad de costos en la empresa. El contador de costos es el responsable de vigilar, monitorear, registrar y actualizar las cuotas en coordinación con el personal de planta (gerencia e ingeniería industrial).
Conclusiones
Lejos de ser solo una medida necesaria para contabilizar, el catálogo de cuentas es el diseño sobre el cual descansa una buena o mala estructura de información contable del sistema de información de la empresa y debe considerarse para su elaboración el modelo de planeación estratégica, el organigrama y el cuadro de mando de la organización.
Su mantenimiento y buen cuidado garantizan en parte la consistencia y disciplina en el registro contable de las operaciones del negocio. Junto a él debe de estar siempre una guía contabilizadora y hemos visto que esto hoy en día pocas empresas lo tienen, lo controlan y lo cuidan para tener información contable correcta y comparable entre períodos o ejercicios y obtener información valiosa para decidir su rumbo en base a un presente alcanzado.
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