La Contabilidad por áreas de Responsabilidad, es aquélla que clasifica la información contable y estadística de las actividades de una entidad económica, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los directores, jefes de departamento, coordinadores de área, o los responsables de ellas.

Contabilidad por áreas de responsabilidad en el sector público

Una persona se caracteriza por su responsabilidad porque tiene la virtud no solo de tomar una serie de decisiones de manera consciente, sino también de asumir las consecuencias que tengan las citadas de- cisiones y de responder de las mismas ante quien corresponda en cada momento.

Concepto

La Contabilidad por áreas de Responsabilidad, es aquélla que clasifica la información contable y estadística de las actividades de una entidad económica, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los directores, jefes de departamento, coordinadores de área, o los responsables de ellas.

Inicialmente esta técnica se establece en la Iniciativa privada (empresas) con la intención de controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración los registros contables, las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento.

Contabilidad por áreas de Responsabilidad en el Sector Público

Objetivo

Establecer una metodología en la que se defina la información y responsabilidad de las diversas áreas del ente público, a partir de la operación (gestión) y en base a los Centros de Registro, al Plan de Cuentas emitido por CONAC; identificando las cuentas a nivel y los que afectan en forma directa el contenido de las cuentas contables, con la intención de vigilar los movimientos, saldos y obtener los reportes de cada uno de ellos o por grupos.

Antecedentes

El Consejo Nacional de Armonización Contable, publicó el Manual de Contabilidad Gubernamental y en su capítulo II, define los Centros de Registro:

Por “Centro de Registro” del SICG se entenderá a cada una de las áreas administrativas donde ocurren las transacciones económico/financieras y, por lo tanto, desde donde se introducen datos al sistema en momentos o eventos previamente seleccionados de los procesos administrativos correspondientes.

La introducción de datos a la Contabilidad Gubernamental, tal como lo señala la Ley de Contabilidad, debe generarse automáticamente y por única vez a partir de dichos procesos administrativos de los entes públicos.

En una primera etapa operan en calidad de Centros de Registros del SICG, las unidades ejecutoras   de los ingresos, del gasto y del financiamiento y las oficinas centrales encargadas de los sistemas de planeación de los ingresos, egresos y crédito público, así como de la tesorería y contabilidad.

En una segunda etapa, incorporan al sistema las unidades responsables de programas y proyectos y los bancos autorizados por el Gobierno para operar con fondos públicos (recaudación y pagos).

Los titulares de los Centros de Registro son los responsables de la veracidad y oportunidad de la información que incorporen al sistema.

Para ello se establecen normas, procedimientos de control interno, técnicos y de seguridad.

Las unidades de administración de cada ejecutor del gasto tienen la responsabilidad “de planear, programar, presupuestar, y en su caso establecer medidas para la administración interna, control y evaluación de sus actividades que generen gasto público.”

También son responsables de programar, presupuestar, administrar y evaluar los recursos humanos, materiales y financieros que se asignan a los ejecutores del gasto, así como coordinar la rendición de cuentas que compete a cada uno de ellos.

Ventajas de la contabilidad por áreas de responsabilidad

  1. Facilita los procesos de registro contable, la correcta evaluación de ellos, realizados en cada uno de la cuentas o auxiliares afectables.
  2. Proporciona información y señala las áreas que son responsables de los movimientos y saldos, en todos los casos debe haber un responsable a cargo.
  3. Ayuda a la aplicación de la administración por excepción.
  4. Permite a cada responsable de área comparar los movimientos y lo registrado en la contabilidad obteniendo información suficiente para atender las variaciones y aclararlas en el momento, con la intención de justificar los saldos.
  5. Identifica a los responsables de los movimientos y en su caso a realizar las aclaraciones, con relación a documentos o información adicional.
  6. Elimina las inconsistencias y la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad.
  7. Ayuda a concentrar información para efectos de las Notas a los Estados Financieros.
  8. Se facilita la dirección hacia donde se debe canalizar la solicitud de la información por efectos de transparencia.

Estructura de la organización como fundamento del sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad

El sistema de contabilidad por áreas de responsabilidad no se podrá implementar en un ente público, donde no esté perfectamente definido el papel que juega cada uno de los miembros de la organización; es necesario que esté perfectamente delimitada la autoridad y la responsabilidad de cada uno. (Reglamento Interno).

Es lamentable encontrar empleados con muchos años de trabajo en una Institución que aún no tiene definida su función de manera formal; esto exige la definición de actividades y responsables de cada uno de los que integran la Organización, (Agenda de Labores, Descripción de puestos, Reglamento Interno, etc.) determinando su responsabilidad, para poder conocer si se está cumpliendo o no con esos fines.

Por lo que se hace necesaria la elaboración de un manual de organización.

Para que el sistema como el que se propone se pueda implantar se requiere o hay que tener en cuenta los siguientes aspectos para que no haya problema una vez se haya tomado la decisión de adaptarlo:

  • Se parte del plan de cuentas de CONAC, el cual permite identificar el origen y la naturaleza de los registros.
  • La definición adecuada de cada centro de registro.
  • La determinación clara de la responsabilidad y definición de las cuentas bajo su control.
  • Sobro todo se debe hacer conciencia a los responsables de cada centro de registro, que deben conocer el origen de cada movimiento, con la intención de, en su caso, justificar el saldo, soportándolo con los documentos correspondientes (Documentos fuentes).

Evaluación de las diferentes áreas de responsabilidad

El área indicada para evaluar el desempeño de los centros de registro, será el de Contabilidad, ya que es ésta la que podrá, en su momento, elaborar las notas a los estados financieros y por otra responder de una manera genérica del contenido de los registros, por lo tanto se le debe dotar de autoridad en este tema para solicitar el visto bueno de los movimiento y saldos en forma periódica, hacia los centros de registro.

El Plan de Cuentas, emitido por CONAC se compone de:

  1. GÉNERO: Considera el universo de la clasificación.
  2. GRUPO: Determina el ámbito del universo en rubros compatibles con el género en forma estratificada, permitiendo conocer a niveles agregados su composición.
  3. RUBRO: Permite la clasificación particular de las operaciones del ente público.
  4. CUENTA: Establece el registro de las operaciones a nivel cuenta de mayor.
  5. SUBCUENTA: Constituye un mayor detalle de las cuentas.

Propuesta

La propuesta es que se defina la responsabilidad identificando las cuentas contables, a partir de su afectación u operación, esto es; qué área o centro de registro afecta la cuenta o en su caso la sub-cuenta, también debemos considerar quién es el responsable del control o justificación del saldo.

Ejemplo

Existen cuentas de Mayor que podrán ser afectadas por varios centros de registro, las cuales se pueden dividir en sub- cuentas, en este caso, la responsabilidad será definida por éstas últimas; el ejemplo clásico es el de la cuenta:

1123.- Deudores Diversos, la cual en la práctica se localizan sub-cuentas como puede ser:

  • 01.- Gastos a comprobar
  • 02.- Responsabilidades de Funcionarios y Empleados
  • 03.- Otros Deudores.
  • 04.- Jóvenes Empresarios
  • 05.- Por Apoyos: etc.

Cuentas de anticipos

Las cuentas de anticipos podrán ser la responsabilidad del área de Egresos, o compras, proveeduría, etc. con la intención de vigilar y en su caso controlar los pagos.

Cuentas del Activo no Circulante

Las cuentas del Activo no Circulante corresponden a dos áreas:

  • 1.- Obras Públicas, por las obras en proceso y
  • 2.- Al área de Patrimonio.

Esta también deberá de conocer de los bienes en comodato, tanto los otorgados como los recibidos.

Depreciaciones

En el tema de las depreciaciones, mi opinión es que éstas deberán se calculadas, controladas y afectadas contablemente desde el Centro de Registro del Patrimonio, en su caso bajo la supervisión de Contabilidad.

Pasivo Circulante

En el caso del Pasivo Circulante, en lo general se definen por el nombre de la cuenta de mayor, sin embargo es conveniente analizar los registros (auxiliares) y determinar o proponer quién deberá de asumir la responsabilidad de dichas cuentas. Así tenemos que la cuenta 2111.- Servicios Personales por pagar a corto plazo, necesariamente el responsable de sus movimientos y contenido es el área de Recursos Humanos.

En el caso de la cuenta 2117- le corresponde al departamento de contabilidad; ya que es quien deberá de controlar los retenidos y presentar las declaraciones fiscales.

Cuentas de resultados

Es importante el control de los registros de movimientos y saldos de las cuentas de resultado; por lo que se refiere a los ingresos, (Género 4) éstas deberán de ser direccionadas bajo la responsabilidad del área de ingresos ya que esta mantiene un relación con los presupuestos estimados.

Por lo que se refiere a los gastos, existen cuentas que deben ser vigiladas en forma permanente por el área de Recursos Humanos o Personal, como son las cuentas de sueldos, dietas, salarios, etc.

De la misma forma en las que se registran el pago de costos asociados a la nómina, como puede ser el IMSS, Pensiones, prestaciones diversas, etc.

Las Cuentas de Orden Presupuestario (Género 8), le corresponden al departamento de Control presupuestal; en este punto es muy importante que en cada cierre de periodo se realice la conciliación Contable Presupuestal; de esta forma se tendrá la seguridad de que los registros se están realizando correctamente.

Así mismo se recomienda analizar los movimientos y saldos de las cuentas de registro de los momentos contables. Formato propuesto para efecto del control y constancia de que los centros de registro se encuentran enterados de los movimientos y como consecuencia de los saldos: Anexo No. 1.

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