Control Interno de Inventarios

Control Interno de Inventarios

“La fortaleza del control interno debe estar basado en los manuales de procedimientos y políticas internas. Para que las empresas dependan de procesos y no de personas para su sustentabilidad y desarrollo”

L.C.P Manuel Rivas.

Principios del Control Interno

La organización debe de demostrar su compromiso con la integridad y los valores éticos.

  1. Implementar normas de conducta.
  2. Evaluar las norma de conducta.
  3. Las desviaciones se identifican y se solucionan de manera eficiente.

Control Interno Inventarios

Es un elemento del control, que se basa en procedimientos y métodos, adoptados por una organización de manera coordinada a fin de proteger sus recursos contra perdida, fraude o ineficiencia: promover la exactitud y la confiabilidad de informes contables y administrativos.

Apoya y pide la eficacia y la eficiencia de esta. Así mismo mide la eficiencia de la operación en todas las áreas funcionales de la organización.

El capital de trabajo de una Empresa se refiere al recurso que esta necesita para mantener la operación; y los Inventarios en Almacenes forman parte de este.

Los inventarios pueden ser materia prima, producción en proceso o producto terminado, listo para la venta. En el caso de empresas constructoras o de servicios el inventario se ve reflejado en los proyectos en proceso, ya sea obras en construcción o simplemente en el tiempo invertido en un servicio.

Actividades del Control Interno

  1. Autorizaciones.
  2. Segregación de funciones.
  3. Registro.
  4. Salvaguarda.
  5. Conciliaciones (Verificaciones)
Actividades del Control que contribuyen a la mitigación de riesgos:
  1. Calidad y precio ( Producción / Servicio con costo competitivo )
  2. Tiempos de respuesta ( Insumos para fabricar, para producir y vender)
  3. Clientes Satisfechos.
  4. Niveles óptimos de inventarios.

Elementos de un buen control sobre inventarios.

  1. Conteo físico de los inventarios, por lo menos una vez a la año.
  2. Hacer conteos periódicos o cíclicos para verificar las existencias vs lo reportado en sistema.
  3. Tener el control de inventarios en un ERP, especialmente si, se cuenta con una gran variedad de productos. El sistema debe proveer control permanente de inventarios, teniendo actualizadas las existencias, tanto en calidad como en precio.
  4. Establecer un control claro y preciso de las entradas de mercancía al almacén, informes de recepción de materia prima compradas e informes de producción para las fabricadas por la empresa. Las mercancías saldrán únicamente si están respaldadas por notas de despacho o requisiciones, las cuales han de estar debidamente autorizadas, para garantizar el destino.
  5. Los inventarios deberán en instalaciones que los protejan de deteriores físicos o de robos.
  6. Vigilar las condiciones de temperatura, separar o segregar por grupos en cuarentena.
  7. Acceso eficiente para los inventarios con mayor movimiento.
  8. Si es posible, los operarios del almacén deben desconocer el precio-costo de los inventarios que manejan. Sus movimientos en el ERP solo deben ser de piezas y estos reflejarse en la contabilidad ya con valores
  9. Que los inventarios estén asegurados contra daños, incendios, robo y fenómenos hidrometeorológicos y terremotos para que en caso de presentarse el siniestro haya recuperación de los mismos y la empresa pueda dar continuidad a su objeto de negocio.

Riesgos relativos a mantener un elevado nivel de inventario en almacenes

  1. Eleva el costo del producto final sin agregarle valor.
  2. Mayor costo en la renta por el espacio físico.
  3. Mayor número de personal.
  4. Más equipo.
  5. Un costo mayor en la prima de seguro.
  6. Un mayor riesgo de caer en obsolescencia. ( Sobre todo si, es una industria como la electrónica por ejemplo)
Confiabilidad de Estados Financieros NIF C-4.

Normas de Valuación

El costo de los inventarios debe comprender todos los costos de compra y de producción en que se haya incurrido tales como: fletes, gastos aduanales, impuestos de importación, seguros, acarreos, Mano de obra, cargos indirectos, etc.

El costo de las mercancías que se enajenen, así como de las que integren el inventario final del ejercicio, se determinará conforme al sistema de costeo absorbente sobre la base de costos históricos o predeterminados. En todo caso, el costo se deducirá en el ejercicio en que se acumulen los ingresos que se deriven de la enajenación de los bienes de que se trate.

** Para determinar el costo de lo vendido de la mercancía, se deberá aplicar el mismo procedimiento en cada ejercicio durante un periodo mínimo de 5 años y solo podrá variarse cumpliendo con los requisitos que se establezcan en el Reglamento.

Art. 39 LISR Costo de lo vendido, sección III.

Para efectos financieros, en forma paralela, puede manejarse Costeo Directo para separar costos fijos y variables y permitir el cálculo del punto de equilibrio sobre todo en los productos manufacturados para venta.

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