La estructura organizacional de los entes públicos municipales, para efectos de su funcionalidad, debiera estar diseñada en congruencia con las facultades y atribuciones de cada unidad administrativa que los integran, de manera que se cuenten con los recursos humanos, materiales y financieros para dar cumplimiento a las obligaciones que se establecen en los reglamentos orgánicos.
Esto tiene validez, si dentro de los reglamentos han sido contemplados en su totalidad los asuntos relevantes derivados de la gestión pública, y estos han sido agrupados y asignados en forma estratégica, de acuerdo a su naturaleza y especialidad de la materia con que están relacionados.
Uno de los aspectos que gradualmente ha cobrado gran relevancia, en virtud de la trascendencia de sus resultados, es la atención que requieren en sus diversas etapas las tareas de fiscalización y otras de control y vigilancia, por parte de los entes facultados, tales como:
- Contralorías internas
- Auditoría Superior del Estado
- Contraloría del Estado
- Auditoría Superior de la Federación
- Secretaría de la Función Pública
Reglamentos orgánicos municipales
Esta situación, no se ha visto reflejada en los reglamentos orgánicos municipales, lo que provoca vacíos en la asignación de las actividades que implica la atención de los entes fiscalizadores, como ya lo mencioné, en sus diversas etapas, entre las cuales se encuentran:
- Requerimientos de documentación e información para que los entes fiscalizadores planeen sus revisiones.
- Designación del enlace del municipio, con el ente fiscalizador.
- Presencia en el acta de inicio de la auditoría.
- Atención de los requerimientos generados durante la auditoría.
- Coordinación con las dependencias involucradas del ente fiscalizado, para recabar lo solicitado por los auditores.
- Envío de documentación para ser certificada por la dependencia competente.
- Intervención en el acta de cierre de la auditoría y en la notificación de los resultados.
- Análisis de las observaciones notificadas y coordinación para su solventación.
- Revisión de los documentos e información a proporcionar, para la solventación de las observaciones.
- Seguimiento al resultado del proceso de revisión de lo proporcionado y en su caso del pronunciamiento de la autoridad sobre si las observaciones fueron o no solventadas.
- Establecimiento de la estrategia legal para combatir las acciones de carácter resarcitorio y de promoción de responsabilidades administrativas, que en su caso sean consideradas por el ente auditado como no procedentes.
- Seguimiento a los procesos que lleven a cabo las instancias legales, hasta la resolución en firme de cada caso.
Considerando estas actividades, los plazos que se conceden, el número de auditorías que se practican anualmente, la mejora en la calidad de las auditorías y la trascendencia de sus resultados, en mi opinión, el diseño de la organización de los entes públicos, sin dar consideración a estos aspectos, es inadecuado y sensible a las omisiones en el cumplimiento de los requerimientos de los entes fiscalizadores, en el tiempo que es otorgado en cada proceso.
Cargas de trabajo
También es necesario considerar las cargas de trabajo que rutinariamente tiene el personal al que se le confiere la atención de los asuntos en cuestión y la capacidad técnica para hacerlo.
En gran parte, para efectos del fiscalizado, el éxito, si así se le puede llamar, en una auditoría, se puede medir en función al número de observaciones, su monto y la dificultad para solventarlas, pero también la estructura organizacional especializada del ente público para afrontar el reto que representa una auditoría.
No resulta poco común, que algunas de las observaciones señaladas por los entes fiscalizadores, se repita en el ejercicio siguiente, lo cual denota que la acción realizada por el auditado, se enfocó básicamente a tratar de solventar la observación, sin implementar las medidas preventivas necesarias para evitar que en lo sucesivo se presente la misma situación señalada como irregular. Las medidas en cuestión, sería una labor también asignada al departamento, grupo o equipo de trabajo, a cuyo cargo estarían las actividades descritas con anterioridad.
Uno de los aprendizajes que deja la experiencia de atender las auditorías que nos ocupan, en sus diversas etapas, es el conocimiento de los elementos que a juicio de la autoridad (algunas veces subjetivo), son considerados por ésta, para dar por solventada una observación.
Esta experiencia pudiera ser aprovechada para lo que se comenta en el párrafo inmediato anterior, es decir, considerar en el proceso de integración de la información y documentación soporte de los egresos, aquello que por antecedentes, los entes fiscalizadores juzgan como necesario, con lo que se evitarían observaciones repetitivas a través de la implementación de procesos preventivos.
En relación con el párrafo que antecede, cabe mencionar que, si bien, en algunas disposiciones legales en que se otorgan facultades a los entes fiscalizadores, existe la de determinar la forma en que los entes auditables deben comprobar y justificar el gasto a través del ejercicio del presupuesto, éstos no emiten lineamientos al respecto, sino que juzgan la suficiencia y pertinencia documental, ya sea en el momento de la auditoría manifestándolo en el pliego de observaciones, o posteriormente, al evaluar si la documentación que se les entrega para intentar solventar las observaciones, satisface su solicitud.
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