Del fondo revolvente o rotatorio y otros fondos

Del fondo revolvente o rotatorio y otros fondos

Definición

En términos globales el Fondo Revolvente es una cantidad de dinero asignada a un funcionario o empleado de una Entidad por un monto determinado, para el pago de gastos menores frecuentes o de gastos urgentes hasta por un concepto o tope predefinido, cuya documentación comprobatoria deberá ser presentada ante la instancia administrativa que se defina en sus Políticas y Procedimientos para efectos de que sean restituidos o reembolsados los gastos efectuados.

Dicha Instancia revisará el objeto del gasto, la procedencia del mismo los requisitos de los comprobantes, la firma o firma de quienes lo ejercen, la periodicidad de los reembolsos, etc., para que antes de agotarse el fondo, permita la restitución o recuperación (revolvencia) de los dineros ejercidos.

Para el Sector Privado

El Fondo Revolvente es un sinónimo del Fondo Fijo de Caja o Fondo de Caja Chica, y como tales se utiliza.

En el Sector Público

Los fondos mencionados en el párrafo anterior tienen diferentes significados que a continuación se mencionan:

Fondo Fijo de Caja

El monto autorizado para los empleados que ejercen su actividad en una caja o ventanilla, recaudando pagos de acuerdo a los objetivos de los entes públicos, con la finalidad de contar con el cambio suficiente para atender las operaciones de inicio del día.

Al término de sus actividades, retienen la cantidad autorizada en billetes y monedas de diferentes denominaciones que le facilite el dar cambio a los usuarios.

Se constituye con la entrega de cheque nominativo o transferencia electrónica de fondos a favor del cajero (a), a cambio de la firma del beneficiario en un pagaré a favor de la Entidad, mismo que permanecerá fijo en un período anual, cancelándose al cierre del ejercicio fiscal si no sucede antes, la separación del puesto de la persona involucrada.

En ausencias por cualquier causa por la persona que firmó dicha obligación, dicho fondo no debe de entregarse a otra persona en forma transitoria o definitiva.

En los arqueos de caja programados o sorpresivos, el fondo fijo debe estar integrado solamente por billetes y monedas, convirtiéndose en desviación cualquier documento que se incluya en el mismo

Fondo de Caja Chica

El monto autorizado para un funcionario o su asistente, para el pago de gastos menores de la Unidad Administrativa en donde esté adscrito. Los conceptos de pago y montos máximos a pagar por este fondo están restringidos o acotados.

Tiene la característica de ser revolvente, es decir, tiene una política de tipos de gasto, tiempo y/o montos para ser restituidos o recuperados, antes de agotarse el monto autorizado.

Se elabora una relación de gastos efectuados acompañando los originales de los comprobantes para ser revisados, autorizados y reembolsados ante la autoridad designada para ello.

En los arqueos de caja programados o sorpresivos, el fondo de caja chica podrá estar integrado por billetes y monedas, por comprobantes de gastos o de gastos por comprobar por un máximo de 24 horas hábiles.

Fondo Revolvente o Rotatorio.

En el Sector Público tiene dos significados:

Es una cuenta bancaria de Depósito a la Vista (Cuenta de Cheques)

Que la Tesorería de un Ente Público, en el caso de la Administración Central Federal sería la Secretaría de Hacienda y Crédito Público, y en las entidades federativas sería la Secretaría de Finanzas o su equivalente, que autorizan a sus Dependencias la utilización de recursos económicos mediante la utilización de una cuenta de cheques que abren en una institución bancaria a nombre propio por ser la entidad que tiene personalidad jurídica propia, para asignarla a cada Dependencia, quedando registradas y autorizadas las firmas de los funcionarios y/o servidores públicos de las mismas, para disponer de los fondos depositados.

El monto total de las cuentas bancarias que se abren, lo determinan conforme a su tamaño, necesidades propias, dispersión geográfica, descentralización, etc., con el objeto de facilitar su operación, emitiendo normas y lineamientos específicos para su uso,

El registro contable de la cuenta bancaria está normados por el Manual de Contabilidad Gubernamental publicado por el Consejo Nacional de Armonización Contable en la cuenta 1113 – Bancos/Dependencias y otras, para su presentación en el Estado de Situación Financiera.

  1. Las Dependencias hacen uso de dicha cuenta de cheques de diferentes formas: a.- Pagando a proveedores los gastos permitidos para el Fondo Revolvente mediante cheques o transferencias electrónicas de fondos,
  2. Pagando anticipos por gastos por comprobar a funcionarios y empleados por concepto de pasajes y viáticos, mediante la emisión de cheques o transferencias electrónicas de fondos,
  3. Constituyendo una caja general para pagar en efectivo conceptos del inciso anterior y los gastos menores permitidos conforme al Manual de Políticas y Procedimientos del Fondo Revolvente.
  4. Constituir Fondos de Caja Chica para las Unidades Administrativas que por su función solicitan la autorización para contar con uno.

Esta modalidad puede realizarse también por los entes públicos que tienen oficinas dispersas en su localidad, municipio o estado.

Es una modalidad de Compras

El Artículo 46, de la Ley de Compras Gubernamentales, Enajenaciones y Contratación de Servicios del Estado de Jalisco y sus Municipios establece:

Los entes públicos podrán llevar a cabo compras haciendo uso de sus respectivos fondos revolventes, observando para ello los montos que para tal efecto se establezcan en sus respectivos presupuestos de egresos, y demás normatividad aplicable.”

Mediante esta modalidad, se agilizan las compras de los entes públicos al no tener que seguir el procedimiento de las licitaciones públicas y adjudicaciones directas.

Se requiere cumplir solamente con los siguientes requisitos:

  • Contar con su Programa Anual de Adquisiciones aprobado por su Comité de Adquisiciones para esta modalidad,
  • Tener autorizado dicho Programa Anual de Adquisiciones por su Órgano Máximo de Gobierno.
  • Ajustarse a los topes máximos de compra, no fraccionar o simular las mismas y contar con una normatividad específica para su uso.

Para complementar el tema

Cuenta de Caja

El uso de la Cuenta de Caja es indispensable para recibir los pagos en las Oficinas Recaudadoras de las entidades federativas y los municipios por los diversos conceptos establecidos en sus Leyes de Ingresos. El gobierno federal ya no recauda mediante este sistema desde hace tiempo, haciéndolo a través del sistema bancario mexicano.

Las recaudadoras estatales y municipales registran estas operaciones de ingresos utilizando la cuenta contable de Caja para identificar todas las operaciones con los ciudadanos y la descargan mediante depósitos a las instituciones bancarias convenidas.

Al cierre del día, por las operaciones realizadas, el arqueo de caja mostrará los billetes, monedas, Boucher’s de tarjetas de debido o crédito y cheques, si estas dos últimas modalidades están autorizadas para recibir dichos pagos.

Para estas cajas existe la prohibición de realizar pagos por gastos realizados o por gastos por comprobar para los servidores públicos.

Además de las oficinas recaudadoras estatales y municipales, existen entes públicos que reciben en sus oficinas efectivo por concepto de ventas de productos, servicios, devolución de gastos por comprobar y otros conceptos, que al cierre del día depositan dichos dineros en instituciones bancaras, omitiendo el registro a la cuenta de Caja.

Esta práctica debe de evitarse porque se omite el registro de la operación caja – usuario y por el riesgo probable de que cuando no quede depositado todo el efectivo recibido del día queden sin sustento contable dichas omisiones.

Las prácticas mencionadas en los dos párrafos anteriores se inhiben cuando las entidades tienen la política de que dichos servicios o equivalentes, se paguen directamente por las personas interesadas en una institución bancaria mediante convenios específicos

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