En el sistema de control de calidad, que deben mantener las firmas de Contadores Públicos para cumplir con la norma de control de calidad, se debe utilizar diversos formatos que cada firma deberá establecer para cubrir determinado punto del sistema. Por ello, la Comisión de Control de Calidad estará publicando, en este espacio, algunos ejemplos de formatos que se aplican en casos reales, esperando que les sirvan a toda la membrecía, ya sea para mejorar los que ya se utilizan por ustedes o implantarlos tal y como se publican.
El primer formato a contestar en cada una de las firmas de Contadores Públicos que llevan o que tienen implantado el sistema de control de calidad es el cuestionarios para aceptación y retención de clientes.
El objetivo de este formato es de aceptar o seguir prestando el servicio al cliente recurrente:
Formato para aceptación y retención de clientes
Instrucciones
De acuerdo con las políticas establecidas por la Firma, el socio encargado del trabajo debe asegurarse de evaluar las condiciones necesarias para aceptar ó continuar prestando nuestros servicios a un cliente recurrente.
Esta forma deberá ser llenada anualmente antes de renovar nuestro contrato de servicios profesionales.
El socio de auditoría deberá ejercer en todo momento la materialidad y juicio profesionales al evaluar las condiciones que puedan afectar la aceptación ó continuidad de prestación de servicios de un cliente recurrente.
La consideración de los riesgos con el cliente, deberán ser considerados tomando en cuenta el impacto que pudieran tener en el desarrollo del trabajo subsiguiente; por lo que en caso de que el socio a cargo del trabajo considere que debe terminar la relación de trabajo con el cliente, esta decisión deberá ser revisada y aprobada por el socio director de la firma.
| A. INFORMACIÓN DEL CLIENTE | |
| Nombre del cliente: | |
| Actividad: | |
| Grupo al que pertenece: |
| B. INFORMACIÓN DEL TRABAJO EVALUADO | |
| Socio: | |
| Año terminado al: | |
| Honorarios cotizados: | |
| Honorarios acordados: | |
| Describir otros servicios prestados: |
| C. CONSIDERACIÓN DE LOS RIESGOS CON EL CLIENTE | SI | /NO/ | Comentarios |
|---|---|---|---|
| 1.- ¿Existen dudas acerca de la integridad, calidad moral y ética empresarial del cliente o de su administración? | |||
| 2.- ¿Existen dudas de la capacidad económica del cliente para cubrir los honorarios propuestos?. | |||
| 3.- ¿Existen dudas de, o el cliente ha solicitado modificar considerablemente el alcance de nuestra revisión? | |||
| 4.- ¿Se ha incluido en la opinión alguna consideración de “negocio en marcha”, que ponga en duda la continuidad de seguir prestando nuestros servicios al cliente? | |||
| 5.- ¿Se han identificado algunas situaciones como actos ilegales (incluyendo lavado de dinero), investigación reglamentaria, no cumplimiento con las leyes y reglamentaciones, o acusaciones de fraude que involucren al cliente o a su administración? | |||
| 6.- ¿Hay algunos asuntos pendientes de aplicación de leyes u otras investigaciones o pleitos significativos, cuyos resultados pudieran impactar adversamente la viabilidad o reputación del negocio?. | |||
| 7.- ¿Han habido cambios significativos en la tenencia accionaria del cliente en su Consejo de Administración o en los principales funcionarios de la administración?. | |||
| 8.- ¿Se ha determinado una falta de cooperación, por parte de la administración, para llevar a cabo la auditoría? | |||
| 9.- ¿Existen desacuerdos importantes, problemas o demandas judiciales entre los propietarios? | |||
| 10.- ¿Se tiene duda sobre la capacidad ó habilidad del equipo de auditoría para prestar los servicios al cliente? | |||
| 11.- ¿Se ha identificado alguna condición que ponga en duda la independencia del socio de auditoría, el staff o la Firma en su conjunto con respecto al cliente? |
| D. APROBACIÓN PARA ACEPTAR Ó CONTINUAR PRESTANDO NUESTROS SERVICIOS | APROBADO | NO APROBADO | FECHA | ||
| 12.- Basados en la información anterior, la conclusión final en la continuación de prestación de servicios para este cliente es: | |||||
| Socio Encargado del trabajo Nombre y firma: Socio Director de la firma: Firma: (Solo en caso de no aprobación) |
| Comentarios adicionales de apoyo a las respuestas positivas de este cuestionario: |
|---|
En caso, que se tenga un solo SI, esto será motivo de valuación por parte del socio encargado y del socio director, los cuales deberán sopesar la materialidad o la certeza de la contestación.
Por mencionar un caso real, en una ocasión en la firma en donde colaboraba, solicitaron una cotización para hacer una auditoría de estados financieros de una institución bancaria muy importante a nivel nacional, todas las preguntas fueron contestadas con un NO excepto la número 10 ¿Se tiene duda sobre la capacidad ó habilidad del equipo de auditoría para prestar los servicios al cliente? SI.
El trabajo fue rechazado por no tener la capacidad en número de auditores, ya que en esos tiempos se tenía que haber descuidado, todos los compromisos para atender solo a uno durante dos a tres meses, esta situación se vio en una junta de socios, la cual reafirmaron el rechazo al trabajo por falta de personal.
Este es un ejemplo de la aplicación de la ética profesional al 100%, objetivo principal que busca la Norma de Control de Calidad.
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