Dentro de este artículo:
El presente artículo tiene como objetivo dar a conocer formatos o modelos que se deben implementar o utilizar en los manuales de control de calidad de las Firmas de Contadores Públicos.
Como todos ustedes saben la “Norma de Control de Calidad (NCC)” señala que los sistemas de control de calidad deben de cumplir y establecer políticas y procedimientos de seis elementos, como sigue:
- Responsabilidad de los líderes de la firma,
- Requisitos éticos relevantes,
- Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos,
- Asignación de recursos humanos en el ámbito de un programa de control de calidad en las firmas,
- Desempeño del trabajo y,
- Monitoreo.
Por lo que a continuación presentó a medida de sugerencia dos formatos o modelos que se deben de utilizar en el elemento cinco de Desempeño del trabajo y en el elemento seis Monitoreo que son “Formulario de registro de consultas” y “Monitoreo de la lista de control de la firma”.
Formulario de registro de consultas
Las firmas deben de establecer políticas y procedimientos para respaldar las consultas sobre asuntos difíciles o de controversia, por lo que las firmas deben de determinar que:
- Se documenten la naturaleza y alcance de de dichas consultas.
- Se documenten y se pongan en práctica las conclusiones que resulten de dichas consultas.
Por lo que para esto, a continuación presentamos un ejemplo de formato de “Formulario de registro de consultas”, como se muestra en la siguiente pagina:
Ejemplo de formulario de registro de consultas
| CLIENTE: | ||
| EJERCICIO TERMINADO: | ||
| REGISTRO DE CONSULTAS | ||
| Persona Consultada | ||
| Fecha de la Consulta | ||
| Asuntos (Describa y / o adjunte pormenores y correspondencia) | ||
| Resultado (Describa y / o adjunte pormenores y correspondencia | ||
| Firma de la persona que ha iniciado la consulta. Fecha |
Monitoreo de la lista de control de la firma
El monitoreo comprende el análisis y evaluación continua del sistema del control de calidad de la firma, incluyendo la inspección periódica de una selección de los compromisos terminados (a través del programa de revisión de control de calidad), diseñado para que la firma obtenga la seguridad razonable de que su sistema de control de calidad está operando eficazmente.
El programa de revisión de control de calidad se lleva a cabo a través de una lista de control la cual esta diseñada para cubrir servicios de auditoría, atestiguamiento y otros, como se muestra a partir de la siguiente página:
Ejemplo de Monitoreo de la lista de control de la firma
| Si No N/a | Comentarios | Fuente de información | Ref | |
| Comprensión de las políticas y procedimientos de la firma | ||||
| Seleccionar un grupo de personas [depende del tamaño de la firma, pero supongamos 2] y garantizar que dichas personas conocen las políticas y procedimientos de la firma Las preguntas pueden ser las siguientes: ¿Quién asume máxima responsabilidad en el sistema de control de calidad de la firma? ¿Dónde puede encontrarse una guía adecuada? ¿Cuáles son los requisitos de rotación para socios? ¿Cuál es la visión de la firma sobre las consultas? ¿Cuál es el procedimiento de la firma para determinar la revisión de garantía y los momentos en que se requiere dicha revisión? ¿Cuáles son los requisitos de independencia de la firma y especialmente, cómo deben informarse las amenazas a la independencia? | ||||
| Consultas | ||||
| ¿Existen guías y acuerdos adecuados para consultar temas éticos y técnicos? | ||||
| Personal | ||||
| ¿Todos los empleados tienen: a) Una descripción escrita de su puesto con los objetivos y propósito, responsabilidades principales, nivel de autoridad y su posición dentro de la organización ? b) Un contrato de trabajo ? c) Evaluaciones periódicas (al menos anuales) de su desempeño ? d) Notificación formal de las políticas de la firma relativos a la independencia, estado, confidencialidad, uso del equipamiento de la firma y otros bienes, comunicación con clientes, uso de Internet, procedimientos disciplinarios, entre otros? | ||||
| En los casos en que la firma contrata los servicios de sub contratistas o consultores independientes, ¿se han firmado los contratos correspondientes para definir los acuerdos y responsabilidades? | ||||
| ¿El personal presta confirmación anual por escrito de lo siguiente? a) Independencia b) Confidencialidad c) En los casos en que la firma contrata a subcontratistas o consultores independientes, ¿los trata como empleados de la firma, en relación con los temas mencionados? | ||||
| ¿Se utilizan las evaluaciones para desarrollar programas de capacitación para todo el personal que incluya: Capacitación laboral ? Capacitación en procedimientos contra lavado de dinero? | ||||
| ¿Las políticas de selección de la firma incluyen lo siguiente? a) Adopción de principios de “Igual Oportunidad” b) Fijar los niveles de habilidades requeridos y los atributos personales para todos los puestos c) Llenado de formulario de solicitud para todos los candidatos d) Toma de referencias profesionales/académicas y personales e) Confirmación de una oferta laboral, por, al menos, un director de la firma f) Inclusión de períodos de prueba en todos los puestos de trabajo g) Capacitación de inducción | ||||
| Si la firma es una Oficina de Capacitación autorizada, ¿se han cumplido todos los requisitos relevantes de la institución u organismo que corresponde? | ||||
| Competencia | ||||
| Capacitación: a) ¿Los programas de capacitación individuales son diseñados para satisfacer necesidades identificadas y desarrolladas por todos los miembros del personal? b) ¿Estos programas tienen en cuenta necesidades de capacitación específica relacionada con áreas de práctica de especialización a la cual la persona se encuentra asociada? | ||||
| Otros asuntos | ||||
| ¿La documentación y sitio web que la firma utiliza cumple con los requisitos establecidos? | ||||
| Salud y seguridad: (a) ¿La firma lleva a cabo valuaciones de riesgo de Salud y seguridad en forma periódica? (b) ¿Las valuaciones cubren todos los aspectos del ámbito laboral? (c) ¿Se han tomado medidas para resolver todo asunto que surgió en valuaciones de riesgo previas? (d) ¿Se capacita (por ejemplo, en procedimientos de evacuación/incendio, primeros auxilios) a determinados miembros del personal? (e) ¿La firma ha tenido en cuenta su posición respecto de Normas de Incendio y, cuando corresponda, acaso cumple con ellas? | ||||
| Información: (a) ¿La firma ha establecido procedimientos efectivos para garantizar que la información se conserve electrónicamente? (b) ¿Estas garantías incluyen: (i) Rutinas de backup? (ii) Planes de recuperación ? (iii) Conservación de “firewalls”? (iv) Software anti virus? (v) Actualización periódica de herramientas y procedimientos para reflejar las circunstancias cambiantes? | ||||
| Internet e email: (a) ¿La firma ha emitido políticas sobre el uso de email e Internet? (b) ¿Estas políticas son monitoreadas para garantizar el cumplimiento por parte del personal? (c) ¿Se conserva un historial de todo el material electrónico y es revisado para garantizar la ausencia de abuso? |
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