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La Constitución Política del Estado de Jalisco en su artículo 73, fracción III en correlación con el artículo 115, fracción I, segundo párrafo de la Constitución Federal establecen que los Ayuntamientos durarán en su encargo tres años, a la conclusión de este término constitucional la administración pública municipal entra en un proceso conocido como el acto de entrega-recepción.
La entrega-recepción en términos generales es el acto jurídico-administrativo donde las autoridades municipales salientes transfieren a las autoridades entrantes los bienes, documentos, recursos y todo aquello que deba ser incluido para:
- Garantizar la continuidad de la función pública, administrativa y de gestión de las entidades mediante la transferencia ordenada, precisa y formal de los bienes, derechos y obligaciones del que es titular el municipio;
- Documentar la transmisión del patrimonio público municipal;
- Dar certeza jurídica del resguardo del patrimonio público municipal; y
- Delimitar las responsabilidades de los servidores públicos participantes.
El 14 de Septiembre de 2012 el Congreso del Estado aprobó la Ley de Entrega-Recepción del Estado de Jalisco y sus Municipios, la que entró en vigor a partir del 1° de Julio de 2013, y que tendrá su primera aplicación en el cambio de autoridades municipales el próximo 1° de Octubre de 2015; la ley tiene por objeto establecer las normas generales conforme a las cuales los servidores públicos de los municipios que administren fondos, bienes y valores públicos, entregarán a quienes los sustituyan al término de su empleo, cargo o comisión, los recursos humanos, materiales, financieros, documentos y demás información general en el ejercicio de sus funciones, significa con ello que la ley es tanto aplicable en el cambio de ayuntamientos como en la conclusión del encargo de un servidor público.
Proceso de entrega-recepción
El proceso de entrega-recepción por la renovación de autoridades municipales se desarrolla en tres etapas:
Etapa previa
Es el periodo de tiempo dedicado por las autoridades entrantes y salientes a las acciones desarrolladas con anterioridad a la emisión de la convocatoria para llevar a cabo la sesión solemne de toma de protesta; comprende las actividades de preparación y relación, las de preparación radican en el decreto o actualización del Reglamento de Entrega-Recepción por el H. Ayuntamiento, la elaboración del Manual de Entrega-Recepción por el Órgano de Control Interno del Municipio, el levantamiento de inventarios de bienes del patrimonio público municipal, documentos y recursos, así como su relación en formatos por las dependencias de la Administración Pública Municipal; la actividad de relación, incluye el nombramiento por el presidente municipal en funciones y el electo, de los integrantes para conformar las comisiones, cuando menos treinta días antes del acto de entrega- recepción, con el objeto de preparar el desarrollo del procedimiento administrativo de entrega-recepción.
Etapa durante
Periodo de tiempo que comprende del día último de la administración saliente y hasta 5 días hábiles siguientes en que entra en funciones el nuevo Ayuntamiento; las actividades se clasifican en oficial o solemne, física y formal o jurídica, la oficial inicia con la convocatoria emitida por el secretario general por instrucciones del presidente municipal saliente, para que asistan a la sesión solemne los Ayuntamientos saliente y entrante, la que se llevará a cabo el día 30 de Septiembre de 2015 en el lugar y hora que se señala en la misma, dicha sesión por sus características deberá ser pública, pudiendo asistir quien lo desee, es de aquí que ordinariamente se desarrolla en un lugar público, como plazas, patios de la presidencia, entre otros.
En sesión solemne el presidente municipal saliente tomará protesta de ley a los nuevos integrantes del H. Ayuntamiento, en caso de ausencia del presidente municipal saliente con o sin causa justificada, el presidente municipal entrante rendirá su protesta de manera individual e inmediatamente después este mismo tomara la protesta a los integrantes del nuevo H. Ayuntamiento, si por algún motivo un regidor o síndico del nuevo Ayuntamiento no rindió su protesta, esta se tomará en la primer sesión que asista. Instalado el Ayuntamiento entrará en funciones al día siguiente.
El 1° de Octubre de 2015, se desarrollará la parte física de la entrega-recepción, a la hora y lugar señalado por el órgano de control interno o quien haga dicha función en cada una de las estructuras organizacionales del gobierno municipal, esto es, que en cada una de las dependencias de la estructura centralizada, desconcentrada y descentralizada de la administración pública municipal a través de sus titulares harán entrega de los bienes, documentos y recursos a los representantes de la nueva administración en presencia de dos testigo nombrados por el titular y representante de la nueva administración, así como también debe participar en el acto un representante del órgano de control interno o quien haga dicha función.
La entrega-recepción de la parte física no es un acto que se lleva a cabo por el presidente municipal saliente con el presidente municipal entrante, es el procedimiento donde cada responsable de dependencia que conforma la estructura orgánica de la presidencia municipal, así como de las entidades desconcentradas o descentralizadas del municipio como es el Desarrollo Integral de la Familia (DIF), Sistema de Agua Potable, Instituto de la Mujer, Instituto de la Juventud o Consejo Municipal del Deporte, hacen entrega de:
- Los recursos humanos a su cargo;
- Los bienes y recursos materiales a su resguardo;
- La disposición de recursos financieros al día del acto de entrega-recepción;
- El total de asuntos pendientes;
- El libro blanco, cuando exista; y
- La demás documentación e información señaladas, en los reglamentos de las entidades respectivas y la que a juicio el servidor público saliente debe ser incluida.
De manera paralela a la parte física se desarrolla la parte formal o jurídica, consistente en la elaboración del acta de entrega-recepción, describiendo a detalle las circunstancias de tiempo, modo y lugar, la que deberá contener como mínimo:
- Lugar y fecha del acto de entrega-recepción;
- Hora en la que se inicia el acto de entrega-recepción;
- Entidad o dependencia que se entrega;
- Nombre y carácter de los servidores públicos entrantes y salientes que comparecen al acto o, en su caso, las personas que para el efecto se designen, así como el documento con el que se identifican para el efecto;
- Nombre del representante del órgano de control interno;
- Descripción detallada de los bienes, recursos y documentos que se entregan y, en su caso la referencia clara de anexos si los contiene;
- Descripción del proceso de verificación y, en su caso, las manifestaciones que en dicho proceso realicen los servidores públicos que comparecen;
- Declaratoria de la recepción en resguardo de los recursos, bienes y documentos al servidor público entrante o la persona que se designe para el efecto;
- Hora del cierre del acta de entrega-recepción;
- Nombre de los testigos; y
- Firma al calce y en cada hoja de los que intervinieron.
Etapa posterior
Es el periodo de tiempo comprendido del 1° de Octubre de 2015 y hasta el momento, si se diere el caso, de entablar el procedimiento para la determinación de responsabilidades a los servidores públicos participantes, que llevará a cabo el órgano de control interno o quien haga dicha función en el municipio; en esta etapa se clasifican las actividades de verificación y validación y en la actividad de fincar responsabilidades a los servidores públicos.
El representante responsable de recibir los bienes, documentos y recursos por parte del titular de la dependencia o entidad de la administración saliente, deberá llevar a cabo la verificación y validación detallada del contendido del acta de entrega- recepción dentro de los treinta días hábiles siguientes al 1° de Octubre de 2015, en el caso de existir diferencias o discrepancias informará al órgano de control interno en un plazo no mayor a tres días hábiles, para que este requiera vía oficio al ex titular a realizar las aclaraciones a que tengan lugar en un término de cinco días hábiles a partir del día siguiente de su notificación, pudiendo hacerlo vía escrita o de manera personal, en este último caso, el órgano de control interno deberá levantar acta de dicha participación.
Aclaradas las diferencias por el servidor público saliente se concluye el procedimiento de entrega-recepción municipal, de lo contrario el órgano de control interno, llevará a cabo una investigación del asunto, y de determinarse su posible responsabilidad al ex titular se dará inicio al procedimiento administrativo o judicial a que tenga lugar.
Conclusión
La primera Ley de Entrega-Recepción del Estado de Jalisco y sus Municipio, llegó para darle forma al acto de renovación de autoridades municipales, lo que antes no se tenía a ese nivel, al establecer en su contenido un procedimiento de entrega-recepción, otorgar seguridad jurídica y delimitar las responsabilidades de los servidores públicos entrantes y salientes y principalmente garantizar la continuidad de la función pública del municipio; sólo falta que las autoridades garantes e involucradas en el tema, se comprometan para que hagan valer y apliquen lo dispuesto por esta ley.
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