El Mapeo de los Procesos y los Costos

El Mapeo de los Procesos y los Costos

Uno de los principales elementos para poder determinar los costos de un proceso productivo, ya sea manufactura, comercio o servicios, tiene que ver con la estimación real de la capacidad para ejecutar dichos procesos. La estimación tiene tres ejes, capacidad estimada en condiciones ideales, capacidad planeada utilizada y la capacidad real utilizada.

Estimar la capacidad de producción

Para estimar la capacidad de producción tomaremos un ejemplo sencillo de seguir, basado en los procesos de manufactura. El tiempo total de producción tiene cinco componentes: operación; el acto de transformar, transporte; el acto de llevar material de un lugar a otro, inspección; el acto de revisar el cumplimiento de especificaciones, almacenaje; el acto de tener material planeado en espera de ser procesado y demora; el acto de tener material en espera sin planeación.

Los costos y gastos ya sean directos o variables, son relativamente fáciles de estimar, van implícitos en el producto, y solo ocurren cuando el producto se elabora, son cuantificables y sus variaciones son detectables en la medida en la que sus valores cambian en sus costos y gastos en la proveeduría; que puede ser interna o externa.

Por su conceptualización los costos y gastos directos o variables se pueden relacionar rápidamente con el Billete de Materiales (listado de todos los componentes y subcomponentes de un producto) y gastos relacionados al momento de producir, en cambio los Costos y Gastos Fijos o indirectos están sujetos a la correcta estimación de la capacidad real del proceso utilizada.

Objetivo principal al mapear procesos

Cuando mapeamos un proceso el objetivo principal es tener una mejor comprensión de éste, podemos identificar todos los pasos agrupados en los cinco conceptos mencionados anteriormente, pero un objetivo no menos importante es también el limpiar el proceso de pasos que no agregan valor y si costos al producto volviéndolo caro e ineficiente el sistema de producción.

De igual forma el mapeo permite identifica donde entran y en que cantidad los costos y gastos y cómo se ven afectados durante el proceso productivo.

Para tener un efectivo control de costos además de los directos y variables debemos tomar en cuenta nuestra medición de la capacidad del proceso. Errores en la estimación de la capacidad instalada, utilizada y planeada y la forma cómo se comparan entre ellas tiene un resultado directo sobre el costo del producto y las utilidades de la empresa.

Las mermas o salidas de proceso como desperdicio y el material defectuoso suelen no ser considerados como parte del costo y suelen cargarse a otras cuentas presupuestales, restando de esta forma claridad en el sistema de costos.

Debemos considerar de igual forma el forecast (pronósticos) del área de ventas, la planeación de la producción, las compras y la capacidad instalada, la combinación de estas áreas si no están debidamente coordinadas provocan sobre inventarios tanto de materia prima como producto terminado o faltante de los mismos.

El exceso o ausencia de producción también impacta en los costos y no siempre es cuantificado.

Conclusiones

Podemos concluir que:

  1. Al no tener claro el mapa del proceso siempre incurriremos en errores de estimación de costos.
  2. No tener claras las políticas de actualización de costos contra el uso de la capacidad instalada, o costear contra capacidades teóricas o ideales también lleva a errores en la estimación del costo.
  3. Al estimar costos predeterminados deben considerar siempre los periodos más cortos posibles para contrastarlos contra los costos históricos y de esta forma poder actualizar a la brevedad los valores.
  4. El tener mapeado correctamente el proceso permitirá poder asignar la diferencia entre el determinado y el histórico a los puntos donde ocurren las ineficiencias.
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