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En el mundo de los negocios y la empresa, nos encontramos viviendo una etapa de velocidad casi frenética, donde las condiciones cambian demasiado pronto. En unas industrias más, y en otras menos, pero hoy más que nunca aquella máxima de que la única constante es el cambio, se ha vuelto realidad.
Y justamente por ello, los negocios, como nunca, deben tomar en cuenta condiciones mínimas antes de arriesgar recursos para poner en marcha una idea, o simplemente para generar cualquier tipo de iniciativa. No obstante, el plan de negocios ha sufrido algunos ataques recientemente.
En los últimos 10 años, cuando empezó a surgir la tendencia o moda de llevar a términos “lean” (en el sentido de lo esbelto) muchos aspectos de los negocios, especialmente en el emprendimiento, se llegó a decir que en el mundo de las empresas nuevas, no debería llevarse a cabo un plan de negocios, sino solamente un modelo de negocios, es decir, el entendimiento básico con el fin de salir a probar la idea, hacer las iteraciones necesarias y, después de haber encontrado el modelo de negocios definitivo, ahora sí establecer un plan en forma.
Como siempre, ninguna postura en los extremos suele ser la más correcta. Si bien es cierto que para una persona que va iniciando un negocio, hacer un plan donde se pretendan proyectar ventas sin ninguna base podría resultar un ejercicio sin mucho sentido, también es cierto que un modelo de negocios donde no se considere seriamente un propósito, el entorno y los riesgos propios de una empresa, en el sentido más amplio de esta palabra, podría resultar demasiado aventurado. Ciertamente hay que entender el modelo de negocio, antes que otra cosa, pero también hay que conocer todas las condiciones exógenas que pueden modificarlo positiva o negativamente.
El plan de negocios sigue estando vigente, pero ha sido malinterpretado en esta época de formatos y “lienzos rápidos”. Un plan de negocios es un ejercicio de profunda reflexión y conexión con la realidad.
Un plan de negocios “definitivo”
En 1999, el economista Richard Stutely publicó la primera edición de su libro “The Definitive Business Plan”. En 2002 lanzó una segunda edición, y en 2012 una tercera edición con un ajuste mayor: la inclusión ya no solo de ejecutivos, sino también de emprendedores. Es importante recordar que es durante los años del presente siglo que se ha incrementado de manera importante la actividad de los emprendedores en el mundo. Siempre ha estado ahí, pero se ha sofisticado y formalizado. Lo primero que deberíamos tener claro en el mundo de los planes, es que el plan de negocios es el aspecto más general de todos. No es lo mismo que un plan estratégico.
El plan de negocios es un concepto mucho más amplio. Desde
un documento específico para una desincorporación de alguna unidad de negocios
hasta el plan estratégico de tres a cinco años. Ambos documentos deben seguir
una estructura lógica para entender la situación y justificar la o las
iniciativas consideradas. Un aspecto clave en este tipo de documentos es que
debe ser lo suficientemente claro para que cualquier persona, sin estar
completamente involucrada en el tema, pueda
comprenderlo.
Una segunda condición por clarificar es que los planes de negocios no se refieren solamente a la maximización de ganancias. Y este probablemente sea un problema de traducción, como tantos otros términos tomados del inglés como lengua franca en el mundo. La palabra “business” no se refiere específicamente a hacer negocios, ganar dinero, sino que puede simplemente describir un asunto que requiere un cierto esfuerzo. En pocas palabras, una acción importante en una organización sin fines de lucro puede ser explicada mediante un plan de negocios.
Los propósitos principales
En términos generales, Stutely indica cuatro propósitos principales para desarrollar un plan de negocios:
La expresión formal de un proceso de planeación.
Se refiere simplemente a la diferencia que implica establecer procesos por escrito con un fundamento lógico (“rationale”) para obtener una visión compartida.
La solicitud de fondeo
Es una causa muy común desde un fondeo de capital de riesgo hasta la formalización de un crédito para adquisición de bienes de capital. Es la manera de lograr una mejor comprensión, y, por ende, confianza para fondear proyectos.
Un marco de referencia para alguna aprobación.
Desde un pequeño empresario que trata de dejar establecidas sus acciones en un documento como una aprobación interna, hasta un comité que aprueba, por ejemplo, una escisión de alguna unidad de negocio.
Una herramienta para la gestión operativa de un negocio u organización.
El sentido más completo de un plan de negocios. Cuando se utiliza como una guía estratégica y operativa de las actividades de una organización que está profesionalizada, cuyos ejecutivos están conscientes de la importancia de nunca privilegiar los retos operativos sobre los objetivos de mediano y largo plazo.
¿Cómo hacer un plan?
En estos tiempos, lo que sí debería cambiar es la forma, no el fondo. Anteriormente los planes eran bien vistos cuando eran demasiado extensos, cuando parecía que no habían dejado un solo cabo suelto. Pero es justamente eso lo que no se debe hacer, y menos en este mundo cambiante. Ningún plan, por bien elaborado que esté, será capaz de predecir todas las condiciones y prevenir todos los exabruptos. Algunas cosas no se cumplirán y hay que saberlo. Hoy en día, hay que hacer planes concisos, pero profundos.
Para llevar a cabo un buen plan, diez secciones y dos recomendaciones:
Secciones:
- Definir las actividades del negocio: Demostrar el dominio de la empresa y la industria en la que se participa.
- Definir el estatus actual del negocio: Conocer a fondo los principales indicadores. Indicadores, no solamente resultados
- Condiciones del mercado externo, la competencia y el posicionamiento propio: A través del establecimiento de un verdadero sistema de información de mercado. Estas partes suelen obviarse en muchos planes y ahí es donde generalmente están las grandes oportunidades.
- Objetivos en el periodo del plan: Solamente los tres o cuatro objetivos más importantes. Todos los planes tienen un periodo, un cronograma, una fecha límite.
- Estrategias para cada uno de lo objetivos: Regresar al origen de la palabra estrategia, que es el enfoque.
- Identificación de riesgos y oportunidades: A través del análisis más adecuado para el tipo de industria en el que estemos inmersos.
- Desarrollo de estrategia para limitar riesgos y explotar oportunidades.
- Refinar las estrategias en planes de trabajo: Iniciativas específicas donde se definan de manera exacta los recursos principales.
- Proyectar costos e ingresos: No hay mucho más que decir, esta es la parte que siempre será juzgada con más rigor en cualquier plan.
- Documentación concisa: Todos los respaldos, anexos y fuentes que sea necesario incluir. Algo que también está en desuso.
“Un mal plan es mejor que no tener ningún plan”
Frank Marshall
Las dos recomendaciones, importantísimas, clave en las culturas latinas de empresa:
- Aprobación del plan: Con todas las firmas que implique el plan de acuerdo con la importancia expresada. Ese documento formal firmado profesionaliza, institucionaliza. La institucionalización es una práctica, no un simple ritual.
- Usar el plan: Implica abandonar una de las peores prácticas, que consiste en llevar a cabo el plan y no volverlo a consultar.
Al final, un plan de negocios bien elaborado nos permitirá aprovechar las condiciones externas de mejor manera, sin importar qué tan compatibles pudieran parecer. Es deseable que los planes de negocios dejen de ser solo formalismos, o peor aún, formulismos, para cumplir con otros procesos.
Un plan de negocios no es un acto de magia que elimine todos los riesgos, pero sí algunos importantes. El productor de cine estadounidense contemporáneo Frank Marshall lo ha expresado muy bien: “Un mal plan es mejor que no tener ningún plan”
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