El protocolo familiar introducción básica para su elaboración

El protocolo familiar: introducción básica para su elaboración

Introducción

En México, diariamente nos relacionamos con negocios familiares; sin embargo, en la práctica no es tan sencillo entender su complejidad.

Su carácter familiar no solo está relacionado con su tamaño, con el tipo de dirección o con la actividad a que se dedica, sino con el grado de presencia y control administrativo, operativo y financiero que tengan los propietarios y su familia dentro de la misma.

En los últimos años, como consecuencia de la labor divulgativa que vienen realizado las instituciones empresariales y sociales, dando a conocer la importancia de que los miembros de las empresas familiares afronten y preparen como un proceso natural la continuidad generacional, muchos empresarios familiares están viviendo lo que podríamos calificar como una “moda” por el protocolo familiar que en ocasiones conduce a distorsiones de esta figura.

Protocolo familiar

El protocolo familiar ha de ser la conclusión que se obtenga tras un trabajo en la familia, en la empresa, y en la propiedad.

Éste ha de ser un proceso con componentes jurídicos, económicos, morales y empresariales, pero, sobre todo, es un proceso de trabajo psicológico y emocional con la familia que en muchas ocasiones no se tiene en cuenta en su justa medida, al presentarse el protocolo familiar como un documento normalizado que podríamos calificar como preparado para llevar.

También impulsa la cultura organizacional cuya consecuencia será obtener un equilibrio trabajo, familia y propiedad.

El protocolo ha de resultar la consecuencia del trabajo desarrollado en una familia empresarial regulando sus relaciones, hecho a la medida de la propia realidad de la familia y la empresa concreta.

De ahí que en este documento se incluyan aquellos aspectos que se consideran más generales y aquellas preguntas que pueden ayudar a encauzar los aspectos familiares, ya que suele ser el factor crítico que diferencia a las empresas de éxito del resto.

En definitiva, la labor a desarrollar está en obtener la cohesión, armonía y comunicación familiar en torno a la realidad de la empresa, haciendo compartir la visión o el sueño de futuro de los familiares, con el fin de obtener las reglas que esa familia se da así misma para establecer sus relaciones familia-empresa.

Una vez que se van obtenido estos acuerdos interiorizados y legitimados por la familia en relación con los roles que han de asumir sus miembros respecto al liderazgo, propiedad, gestión, derechos económicos, etc, se solidifican sus relaciones y se establecen las bases de futuro que permiten afianzar la continuidad.

Estas normas, al referirse a sistemas complejos en continuo movimiento, nunca pueden ser normas inamovibles, el protocolo familiar ha de tener las previsiones que contengan la adaptación a la realidad del contexto familiar y empresarial siempre que se den las condiciones que indiquen su variación.

De ahí que sea muy relevante que la labor desarrollada en la elaboración del protocolo no termine con la obtención de este, es especialmente importante que exista un mantenimiento de la cohesión, armonía y comunicación familiar en función de las necesidades de la familia y de la empresa en el futuro.

De hecho, ya existen algunas empresas familiares, que, en un elevado nivel de su desarrollo empresarial y familiar, han incorporado un departamento de family office dentro de su estructura.

Como se apuntaba anteriormente, este trabajo en la construcción del protocolo familiar lleva consigo además una importante estructuración jurídica en aspectos fiscales, mercantiles y civiles que afectan al nivel accionarial, corporativo y operativo, pero que han de ser complementarios al trabajo de la cohesión familiar.

En países de cultura anglosajona, los acuerdos obtenidos tras el trabajo psicológico, emocional y de comunicación familiar ni siquiera se escriben en un documento, las normas se asumen y se transmiten generacionalmente desde una óptica consuetudinaria.

La inobservancia del aspecto familiar suele conducir a la obtención de un documento sin relevancia propia, en el que simplemente se han plasmado una serie de normas no asumidas por la familia, que no servirá para solventar las diferencias que pudieran surgir en la perspectiva futura de la familia y la empresa.

El protocolo familiar representa la relación firmada entre empresa y familia, con el fin de consolidar su continuidad a lo largo de las generaciones sucesivas defendiendo e incrementando su patrimonio.

Es preventivo, ya que se realiza para solucionar conflictos a futuro que puedan presentarse en las relaciones empresa, familia y propiedad.

Puntos a incluir en el protocolo familiar

El Protocolo Familiar debe incluir como mínimo los siguientes puntos:

  1. Información de la familia. Miembros de la familia firmantes del protocolo, diferentes generaciones y ramas familiares
  2. Historia de la empresa. Breve historia de la historia empresa familiar, mencionando la trayectoria generacional y los hechos relevantes, así como la situación actual de la compañía.
  3. Valores. Valores y tradición en la empresa y la familia. Visión empresarial.
  4. Órganos de gobierno. Mencionando las funciones de cada uno: Consejo de Familia, Junta General de Accionistas, Consejo de Administración y Dirección General.
  5. Incorporación a la empresa familiar. Normas y condiciones de acceso, formación, Comité de Evaluación y Nombramientos.
  6. Remuneración y propiedad. Política de dividendos, valoración y transmisión de las participaciones, liquidez, normas de remuneración, y acceso y distribución de la propiedad.
  7. Capitulaciones matrimoniales y política testamentaria. Regímenes económicos matrimoniales, separación y divorcio, usufructos, patrimonio empresarial y no empresarial.
  8. Conducta empresarial y social. Compromiso con la responsabilidad ante los empleados, proveedores y clientes, directivos y ejecutivos no familiares, mantenimiento del nombre y marca comercial en relación con el familiar y operaciones arriesgadas.
  9. Regula determinadas situaciones susceptibles, que ocasionan tensiones y conflictos internos entre los integrantes de la familia por conflictos de intereses.

Finalidad del Protocolo Familiar

La finalidad primordial del Protocolo Familiar es lograr que la Familia y la Empresa formen un solo bloque cohesionado, unido por lazos de afectividad, conciencia social y profesionalidad y que las normas que se establezcan resuelvan al mismo tiempo las inquietudes o necesidades legítimas de los miembros de la Familia.

Atendiendo sobre todo a los aspectos relevantes de su educación como accionista, para prevenir, que aspectos puramente familiares o personales puedan afectar a los criterios profesionales que deben regir la gestión y dirección en sus actividades económicas.

La familia, libremente determina obligarse a cumplir tales normas y pautas de actuación firmando el protocolo, confiando en que, con el tiempo y por su sensatez, tales normas se conviertan y se incorporen a la tradición familiar.

Las normas se modificarán o actualizarán atendiendo a la experiencia que resulte de su aplicación concreta, por voluntad expresada de la Familia y siguiendo el mecanismo previsto en este documento. Incorporando otras normas que resuelvan situaciones nuevas o no previstas, que vayan apareciendo como consecuencia del desarrollo natural de la Familia o de la Empresa y de la necesidad de adaptar cualquiera de ambas a las exigencias y circunstancias del momento.

Firmantes del Protocolo Familiar

El objetivo de los firmantes es dar al Protocolo Familiar un contenido constituyente y contractual que recoja el compromiso común de todos ellos sobre aspectos fundamentales.

De acuerdo con este carácter, los aspectos más específicos de cada circunstancia que pueda acontecer en la práctica diaria y que no estén regulados en el Protocolo Familiar, deberán resolverse a la luz de las pautas y principios que en él se hayan establecido.

Los firmantes del Protocolo Familiar son conscientes de que, a partir de él, sus relaciones mutuas inician una etapa más reflexiva y formalizada, compatible con el clima de confianza y de respeto que hasta el presente han caracterizado sus vínculos.

Este debe de contener al menos: el compromiso familiar de los miembros, el proceso de sucesión, el control accionario, la gobernabilidad, las carreras dentro del negocio, la estructura familiar, el código de conducta y los negocios de la familia fuera de la empresa familiar.

El protocolo familiar se muestra como un conjunto de normas encaminadas a regular la relación empresa-familia, y el establecimiento de los procedimientos donde ambos elementos intervienen como lo son la sucesión, los roles de trabajo, la entrada de un agente no familiar, o la institucionalización de la empresa.

Busca contribuir a la disminución de conflictos que afecten la continuidad del negocio y deberá formularse, preferentemente, al nacimiento de la empresa familiar, adaptándose a las necesidades específicas de la empresa familiar.

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