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La Norma de Control de Calidad (NCC) establece normas y lineamientos respecto de las responsabilidades de las firmas de contadores públicos (firmas) y contadores públicos independientes sobre su sistema de control de calidad para auditorías y revisiones de información financiera, trabajos para testiguar y otros servicios relacionados.
Pero, ¿Cuál es el objetivo de la NCC?
El objetivo de la NCC es establecer normas para permitir a las firmas conformar un sistema de control de calidad que les proporcione una seguridad razonable de que:
- La firma y su personal cumplen con las normas profesionales y los requisitos regulatorios y legales.
- Los informes emitidos por los socios responsables de los trabajos, son apropiados en cada circunstancia.
¿Y cuáles son los elementos de un sistema de control de calidad?
La firma debe establecer un sistema de control de calidad que incluya políticas y procedimientos dirigidos a cada uno de los siguientes elementos:
- Responsabilidad de los líderes de la firma sobre el control de calidad en la misma.
- Requisitos éticos relevantes.
- Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes.
- Recursos humanos.
- Desempeño del trabajo.
- Monitoreo.
¿Cuáles son los requisitos mínimos de documentación para los elementos de un sistema de control de calidad?
A continuación se detallan los documentos mínimos requeridos para cumplir con los seis elementos de control de calidad:
- Responsabilidad de los líderes de la firma sobre el control de calidad en la misma. La firma debe dejar documentado lo siguiente:
- Políticas y procedimientos donde la firma:
- Establezca declaraciones escritas de que la Asamblea de socios, Consejo o Director General asumen la responsabilidad última del sistema de control de calidad.
- Designe al profesional o profesionales a cargo de la responsabilidad del sistema de control de calidad de la firma.
- Establezca los medios de comunicación interna para promover la calidad de los trabajos en la firma (reuniones, minutas de las reuniones, letreros, memos, correos, etc.).
- Requisitos éticos relevantes. Para cumplir con este punto, la firma debe dejar documentado como mínimo lo siguiente:
- Una confirmación por escrito en papel o en forma electrónica de la independencia de todos y cada uno de los miembros del equipo para cada trabajo desempeñado.
- La confirmación anual de todo el personal profesional de la firma (incluyendo otras líneas de servicio), sobre el cumplimiento de los requerimientos de independencia establecidos por la Firma.
- Cursos al personal profesional en temas de independencia.
- Aceptación y retención de las relaciones profesionales con clientes y trabajos específicos. Para cumplir con este tercer punto la firma necesita lo siguiente:
- Políticas y procedimientos para la evaluación de la aceptación de clientes nuevos o la continuidad de los clientes recurrentes.
- Un formato donde quede documentado ésta evaluación antes de aceptar o continuar con el trabajo.
- Una carta convenio indicando la fecha de ésta y los informes a emitir, debidamente autorizada por el cliente antes de iniciar los trabajos.
- Recursos humanos. Dentro de los elementos de un sistema de control de calidad, quizá sea el más extenso, pero no necesariamente el más complicado de documentar, ya que por Recursos Humanos, no necesariamente debemos entender a un gran número de personas dedicadas a esto. Puede ser desde una persona que tenga clara sus funciones y pueda dejar documentado lo siguiente:
- Políticas y procedimientos de reclutamiento y selección de personal que incluya por lo menos lo siguiente:
- Descripciones o perfiles de puesto (o información equivalente identificada),
- Fuentes de reclutamiento
- Entrevistas
- Exámenes técnicos
- Evaluaciones de desempeño, donde se documente:
- Las políticas y procedimientos de las evaluaciones del desempeño al personal (frecuencia de evaluaciones, comunicación de los resultados, resultado vs expectativas del evaluado).
- Formato por escrito o electrónico donde se documente la evaluación al desempeño del personal.
- Capacitación:
- Plan o programa formal de capacitación anual.
- Horas mínimas de capacitación anual que deben recibir los profesionales.
- Monitoreo de cumplimiento de la Norma de DPC a profesionales aplicables.
- Mantener materiales y listas de asistencia que evidencien la capacitación impartida.
- Desarrollo de carrera profesional
- Políticas y procedimientos donde se explique al personal el desarrollo de carrera en la Firma, incluyendo el sistema de promoción y compensación.
- Asignación de equipos de trabajo
- Políticas y procedimientos para asegurar la adecuada asignación del personal profesional en los trabajos, identificando al personal de acuerdo a su experiencia y conocimientos, así como los tiempos disponibles y cargas de trabajo del mismo.
- Políticas y procedimientos de reclutamiento y selección de personal que incluya por lo menos lo siguiente:
- Desempeño del trabajo. El elemento más extenso del sistema de control de calidad y quizá el más complicado de cumplir por todo lo que abarca, debe contener lo siguiente:
- Establecer una metodología y programas de trabajo que aseguren que los trabajos se realizan consistentemente con las normas profesionales y requisitos regulatorios y legales.
- Políticas y procedimientos que detallen la labor de supervisión en los trabajos identificando los responsables de ésta, llevando a cabo un adecuado seguimiento del avance del trabajo;
- Políticas y procedimientos que describan la labor de revisión del trabajo desarrollado de acuerdo al nivel de experiencia del personal, la oportunidad con la que debe efectuarse la revisión y una apropiada documentación de la evidencia de la revisión.
- Políticas y procedimientos para llevar a cabo consultas sobre asuntos técnicos completos, identificando al personal profesional que debe ser consultado, así como la forma de documentación de las mismas.
- Políticas y procedimientos de los trabajos que requieran una revisión de calidad, estableciendo criterios de selección de trabajos y de revisores.
- Políticas y procedimientos para tratar y resolver diferencias de opinión que surjan entre el equipo de trabajo y los consultados y la adecuada documentación y evidencia de la diferencia tratada y su resolución.
- Políticas y procedimientos para que los equipos de trabajo completen oportunamente el proceso de terminación y cierre de papeles de trabajo, después de haber emitido los informes correspondientes (60 días en general) y las herramientas o medios para asegurar que se cumplen con el tiempo requerido para hacer esta labor.
- Políticas y procedimientos para mantener la confidencialidad, custodia e integridad, de la información contenida en los papeles de trabajo
- Políticas y procedimientos para la custodia, accesibilidad y recuperabilidad de los papeles de trabajo, indicando lugares destinados en la Firma para su almacenamiento (en papel) y en electrónico (sitio web, nube, etc.)
- Políticas y procedimientos para asegurar el cumplimiento de las políticas de confidencialidad, custodia, integridad, accesibilidad y recuperabilidad de los papeles de trabajo, tanto para información electrónica como en papel. Por ejemplo Generación de respaldos “externos” periódicos, uso de contraseñas, etc.
- Políticas y procedimientos que determinen el tiempo de retención de los papeles de trabajo y los medios adecuados (físicos o electrónicos) para resguardar los papeles de trabajo durante los tiempos de retención establecidos.
- Monitoreo de políticas y procedimientos. El propósito de monitorear el cumplimiento de las políticas y procedimientos de control de calidad de la firma, es proporcionar una evaluación de adhesión a las normas profesionales, si el sistema de control de calidad se ha implementado apropiada y efectivamente y si las políticas y procedimientos de control de calidad de la firma se han aplicado de manera apropiada. Por lo anterior, los siguientes puntos son los requisitos mínimos requeridos para documentar dicho elemento del sistema de control de calidad:
- Procedimientos para asegurar un adecuado monitoreo sobre el sistema de control de calidad, incluyendo los criterios para la selección de trabajos terminados a inspeccionar, al personal para participar en el proceso y periodicidad del monitoreo.
- Procedimientos para la comunicación de las deficiencias y el resultado en general de la revisión del sistema de control de calidad, incluyendo descripción de los procedimientos de monitoreo realizados, cuando sea relevante, descripción de las deficiencias recurrentes o significativas.
- Políticas y procedimientos para asegurar que se manejan apropiadamente las quejas y controversias de incumplimiento con las normas profesionales y requisitos regulatorios y legales, conteniendo la investigación y documentación de las mismas.
La forma de documentar, que sirve como evidencia de que el sistema de control de calidad se encuentra operando, depende de varios factores, como:
- El tamaño y número de oficinas de la firma
- Grado de autoridad que tiene el personal y/o las oficinas
- Naturaleza y complejidad de la práctica y organización de la firma
Las grandes firmas documentan en forma electrónica la mayoría de los puntos aquí descritos como confirmaciones de independencia, evaluaciones de desempeño del personal y resultados de las revisiones de monitoreo, por mencionar algunos.
Pero de igual manera está permitido dejar documentado todo este sistema de control de calidad a través de notas, memorandums y en general en formas manuales. Lo importante no radica en cómo se cumple con la norma, sino cumplir con ella.
Finalmente la forma de compilar lo descrito anteriormente debe ser en un manual de control de calidad donde se dejen documentados los seis elementos del sistema de control de calidad arriba mencionados.
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