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Tanto en la iniciativa privada como en la administración pública es práctica común que los funcionarios de nivel directivo y de supervisión, cuando dejan de prestar sus servicios en la empresa o ente o bien en el área de su responsabilidad, hagan una entrega – recepción formal de los bienes bajo su custodia así como de sus archivos y asuntos que dejan en trámite.
En la administración pública reviste mayor importancia ya que su cumplimiento está normado por ley y reglamento específicos. En ambos casos, la entrega – recepción bien hecha convierte su documentación en una herramienta de trabajo muy útil para la administración entrante.
Normatividad
Por tal motivo, para su cumplimiento se tienen diversos reglamentos y procedimientos, de tal manera que la documentación sea lo más completa posible y abarque los diversos aspectos del ente y de sus áreas que la forman.
En tratándose de normatividad, aplica para nuestra entidad federativa y municipios la Ley de Entrega-Recepción del Estado de Jalisco y sus Municipios, publicada el 13 de octubre del 2012 y con vigencia a partir del 1º. de julio del 2013.
Además, para el Municipio de Guadalajara existe el Reglamento para la Entrega-Recepción de la Administración Pública y el Patrimonio Municipal de Guadalajara, promulgado el 1º. de marzo del 2012 y que entró en vigor a los quince días siguientes al de su publicación.
Procedimiento
En el ámbito estatal será el Gobernador quien haga entrega de su administración, así como los Presidentes Municipales harán lo propio en sus Ayuntamientos.
Para ello, cada titular será el responsable de autorizar y coordinar los trabajos para la elaboración del acta circunstanciada de entrega – recepción y los juegos de anexos que serán formulados por cada Secretario, Director General, Director de Área, Subdirector, Jefe de Departamento y demás mandos medios de cada una de las dependencias que la integran; incluidos los organismos públicos descentralizados.
Comisión de Entrega-Recepción
Asímismo, se formará una Comisión de Entrega-Recepción con funcionarios de la actual administración designados por el titular, con el objeto de cumplimentar el llenado de las formas establecidas para contener la información de lo que se va a entregar; cada área de responsabilidad deberá planear las actividades relativas a su proceso de entrega – recepción.
Por parte del titular entrante, también éste designará a quienes sean los que reciban y conozcan de la información del ente; no necesariamente serán los funcionarios que se vayan a quedar a ocupar los puestos principales a ser vacantes, aunque así sea en la mayoría de las veces.
Información que se deberá proporcionar
La información que se deberá proporcionar comprende:
- Recursos Humanos: organigrama, plantilla, personal con licencia, permisos o comisión, personal suspendido sin goce de sueldo, incapacitado, etc.
- Recursos Materiales: mobiliario y equipo de oficina, equipo de cómputo, equipo de transporte. Además; inventario de almacén, inmuebles propios, en arrendamiento, en comodato; armamento y municiones.
- Obra Pública: en proyecto, en proceso, con recursos propios y/o con apoyos estatales y federales.
- Contratos y Convenios: vigentes, no vigentes, con problemas de finiquito; obligaciones y compromisos a cargo del ente.
- Proyectos: estudios, proyectos y programas en ejecución, en proceso.
- Asuntos en Trámite: los que se tengan sin concluir a la fecha de la entrega – recepción.
- Archivo: archivos en resguardo en oficina, en archivo general, en “archivo muerto”; leyes, reglamentos, manuales y libros; así también: relación de formas valoradas, de sellos oficiales y de fianzas vigentes; padrones de contratistas, de proveedores; padrones de licencias y fiscal.
- Presupuesto de Ingresos y Egresos: del año en curso: autorizado, modificado, comprometido, ejercido, devengado, pagado, por ejercer.
- Recursos Financieros: estado de situación financiera, cuentas bancarias y de inversión, conciliación de cuentas de cheques, cheques expedidos sin entregar, cuentas en administración, fondos revolventes, pagos por anticipado y depósitos en garantía.
Como se observa, la documentación de la Entrega-Recepción es muy extensa abarcando todo el quehacer del ente público.
Para asegurar la buena preparación de la documentación señalada, es recomendable que se hagan uno o dos simulacros previos a la fecha oficial de dicha entrega-recepción, para que todo el personal responsable de su preparación se capacite en la preparación de la documentación y pueda elaborarla de mejor forma, tanto en su contenido como en los mismos formatos establecidos.
Para lograrlo, se necesita también un verdadero involucramiento de los funcionarios que hacen cabeza o son titulares de las áreas de responsabilidad que conforman al ente.
En la medida que la información sea correcta y completa, ésta podrá ser base para que el titular y los funcionarios entrantes cuenten con una herramienta que les sea confiable y de utilidad para el comienzo de sus funciones.
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