Expediente electrónico único de los trabajadores

La mayoría hemos escuchado que “no estamos en una era de cambio, si no en un cambio de era” lo cual se puede considerar como una simple frase, pero bastará con analizar los cambios que hemos sufrido con la incorporación cada vez más acelerada de la tecnología a nuestra vida cotidiana para corroborar lo que la frase encierra.

La era digital inició hace mucho y ha ido permeando en todos los aspectos de nuestra vida en algunos casos de manera tan sutil que no hemos sido muy conscientes de ello, pero en otros casos de manera brusca, al generarnos una serie de obligaciones con un plazo perentorio; ejemplo de esto último es lo que lacónicamente hemos llamado “contabilidad electrónica” que abarca desde la inscripción al RFC y el trámite de la FIEL, pasando por la emisión y recepción de CFDI´s y el envío de la información contable y las declaraciones de impuestos de manera electrónica al SAT.

Expediente de Identificación del Trabajador

Pero como se consigna en el título del presente la era digital es para todos y muestra de ello es la obligación de las Administradoras de Fondos para el Retiro (AFORES) de conformar un Expediente de Identificación del Trabajador mediante el uso de Medios Electrónicos definidos por las propias AFORES¹, para ello se establecieron dos etapas, la primera inició el 02 de marzo de 2015² recabando como mínimo los siguientes datos de los trabajadores:

1. Nombre completo: nombre (s), apellido paterno y apellido materno;
2. CURP;
3. NSS, en su caso;
4. Fecha de nacimiento;
5. Género;
6. Registro Federal de Contribuyentes;
7. Domicilio particular, considerando los datos de la calle, número exterior e interior, en su caso, colonia, municipio o delegación, ciudad o población, código postal, entidad federativa y país.
8. Domicilio laboral, en su caso, considerando los datos de la calle, número exterior e interior, en su caso, colonia, municipio o delegación, ciudad o población, código postal, entidad federativa y país;
9. Datos de contacto:
   1. Teléfono para contactar al Trabajador ya sea fijo y/o celular, y
   2. Correo electrónico, en su caso;
10. Ocupación del trabajador
11. Actividad Económica de las presentes disposiciones de carácter general;
12. Nivel de estudios conforme al catálogo de nivel de estudios
13. Dos referencias personales mayores de edad, considerando al menos: nombre completo, CURP, teléfono de contacto ya sea fijo y/o celular, parentesco o relación;
14. Datos de los Beneficiarios, en su caso, considerando al menos:
    • Nombre completo: nombre (s), apellido paterno y apellido materno;
    • Parentesco;
    • CURP, y
    • Porcentaje asignado a cada Beneficiario, lo cuales invariablemente deberán sumar el 100%;

Adicional a la información anterior se deberá digitalizar los siguientes documentos:

• La imagen de la identificación oficial del Trabajador la cual se deberá actualizar al menos cada 10 años;
• Imagen del comprobante del Trabajador,
• Una fotografía digital del Trabajador,

Firma Biométrica y la Firma Manuscrita Digital

La segunda etapa iniciará el 04 de enero de 2016³ en donde se integrará a toda la información anterior la Firma Biométrica y la Firma Manuscrita Digital del Trabajador y del Agente de Servicio o Agente Promotor del Servicio.

Las Administradoras deberán asegurarse que la Firma Biométrica y Manuscrita Digital del Agente de Servicio o Agente Promotor que gestione la conformación de dicho Expediente, según sea el caso, sean asentadas en presencia del Trabajador.

Para tal efecto, los Medios Electrónicos que las Administradoras utilicen en la conformación del Expediente de Identificación del Trabajador deberán generar registros electrónicos que sean auditables y que permitan verificar, al menos, el lugar, la fecha y hora exacta en que firmó el Trabajador y el Agente de Servicio o Agente Promotor, respectivamente.

Asimismo, las Administradoras deberán mantener a disposición de la CONSAR dichos registros e implementar las medidas de seguridad necesarias para garantizar que los datos e información que se genere no sean manipulables.

Si bien la obligación de conformar los expedientes electrónicos es de las AFORES, son los trabajadores quienes proporcionarán los datos y entregarán los documentos al momento de que realicen algunos de los siguientes movimientos⁴:

1. Registro;
2. Traspaso;
3. Recertificación presencial;
4. Modificación o actualización de datos (nombre, CURP, NSS, fecha de nacimiento, género o RFC)
5. Separación o unificación de Cuentas Individuales;
6. Elección de Sociedades de Inversión;
7. Disposición de recursos total o parcial;
8. Reintegro de recursos derivado de un Retiro Parcial por Desempleo, o
9. Contrato de Retiro Programado o Pensión Garantizada.

Con lo anterior a decir de la propia CONSAR se buscan dos objetivos principalmente ⁵:

• “Garantizar mayor seguridad de la información de los ahorradores en el Sistema a través de la creación de un Expediente Electrónico Único para cada trabajador”.
• “A través de la incorporación y el aprovechamiento de tecnología de vanguardia en varios de sus procesos centrales, se busca reducir los costos operativos del SAR”

Conclusión

Las disposiciones anteriormente comentadas forman parte de una serie de obligaciones que tienen las AFORES pero que están relacionadas con información y documentación que deberán entregar los trabajadores, quienes dependiendo del sector de la empresa para que laboren estarán menor o mayormente familiarizados con las Tecnologías de la Información.

Por lo que una vez más nuestra profesión debe de estar informada tanto para asesorar a nuestros clientes como a los empleados de los mismos, porque aunque no estén preparados o simplemente se resisten al cambio, la Era Digital también es para ellos.

Notas al pie: 
1 Art. 210 de las DISPOSICIONES de carácter general en materia de operaciones de los sistemas de ahorro para el retiro, publicada el 29 de diciembre de 2014. 
2 Art. Primero Transitorio, primer párrafo, de las DISPOSICIONES de carácter general en materia de operaciones de los sistemas de ahorro para el retiro 
3 Fracc. I , Art. Primero Transitorio, de las DISPOSICIONES de carácter general en materia de operaciones de los sistemas de ahorro para el retiro 
4 Art. 210 de las DISPOSICIONES de carácter general en materia de operaciones de los sistemas de ahorro para el retiro, publicada el 29 de diciembre de 2014. 
5 http://www.consar.gob.mx/BLOG/NuevaRegulacionOperativaSAR.aspx

• Aplicación de la Ley PRIORPI a servidores públicos
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• La jubilación mediante pago único
• Personas físicas. Declaración anual y sus deducciones personales