Gastos de viaje, viáticos y pago por cuenta de terceros

Gastos de viaje, viáticos y pago por cuenta de terceros

Introducción

Los gastos de viaje, viáticos y pago por cuenta de terceros pueden significar un ingreso para efectos fiscales (por el simple hecho de no comprobarlos) para quien los percibe, sin que en la realidad lo sea, no son retributivos ni se otorgan para mejorar la calidad de vida de los trabajadores.

El ingreso que obtiene un trabajador, prestador de servicio o un profesionista son producto de su esfuerzo o trabajo el cual es remunerado, si consideramos que el trabajo es un derecho y deber social derivado de una actividad humana, intelectual o material.

El artículo 132 en su fracción III de la Ley Federal de Trabajo manifiesta que es obligación de los patrones proporcionar oportunamente a los trabajadores los útiles, instrumentos y materiales para la ejecución de su trabajo.

La definición de viáticos que establece La Real Academia de la Lengua Española está descrita como: “Prevención, en especie o en dinero, de lo necesario para el sustento de quien hace un viaje”.

En materia laboral la Ley Federal de Trabajo es vaga en su regulación en la definición del concepto de viáticos y sus alcances jurídicos. Ante esta situación podremos encuadrar los recursos entregados a los trabajadores para gastos de transporte, hospedaje y alimentación, etc., como herramientas de trabajo.

El artículo 27 de Ley del Seguro Social señala los elementos que integran el salario base de cotización entre los cuales son: efectivo por cuota diaria, gratificaciones, percepciones, alimentación, habitación, primas, comisiones, prestaciones en especie y cualquiera otra cantidad o prestación que se entregue al trabajador por su trabajo.

Dicho artículo en su fracción primera excluye a los instrumentos de trabajo tales como herramientas, ropa y otros similares.

Es importante no confundir los viáticos con el derecho que surge cuando un trabajador o subordinado cambia de lugar de residencia por las mismas necesidades del servicio (habitación) que establece el artículo 28 de la Ley Federal de Trabajo.

Ingresos acumulables

La Ley del Impuesto Sobre La Renta establece en la fracción VIII del artículo 18 y en el artículo 90 que serán acumulables las cantidades de dinero que se perciban para realizar gastos por cuenta de terceros, salvo, que dichos gastos se comprueben con comprobantes fiscales.

En la fracción XVII del artículo 93 de la LISR establece que serán ingresos exentos los viáticos que sean efectivamente erogados en servicio del patrón y se compruebe tal circunstancia con comprobantes fiscales.

Gastos de viaje o viáticos

En su fracción V del artículo 28 de la LISR establece como conceptos de viáticos o gastos de viaje los realizados en el país o en el extranjero señalando los siguientes: hospedaje, alimentación, transporte, uso o goce temporal de automóviles y pago de kilometraje, dichas erogaciones se realizaran fuera de una faja de 50 kilómetros que circunde el establecimiento del contribuyente, así como   una serie de importes máximos deducibles diarios por persona y a su vez requisitos adicionales en relación a la forma de pago (tarjeta de crédito), y debiendo acompañar los CFDI de hospedaje y/o transporte según corresponda, así como estar amparados con un comprobante fiscal cuando éstos se realicen en territorio nacional o con la documentación comprobatoria correspondiente, cuando los mismos se efectúen en el extranjero.

En relación a una faja de 50 km, existe un criterio y tesis aislada por la Sala Regional Norte Centro IV resuelto por el TFJA el 04 de enero de 2016, en el sentido de que, los 50 Kilómetros aludidos deben ser perimetrales, es decir, se computarán partiendo del establecimiento del contribuyente hacia cualquier dirección en línea recta.

Las personas a favor de las cuales se realicen las erogaciones en comento, deben tener una relación de trabajo con el contribuyente en los términos del Capítulo I del Título IV de dicha Ley o bien le presten servicios profesionales.

Pagos por cuenta de terceros

El artículo 41 RLISR establece lo siguiente: Cuando el contribuyente efectúe erogaciones a través de un tercero, excepto tratándose de contribuciones, viáticos o gastos de viaje, deberá expedir cheques nominativos a favor de éste o mediante traspasos desde cuentas abiertas a nombre del contribuyente en instituciones de crédito o casas de bolsa a la cuenta abierta a nombre del tercero, y cuando dicho tercero realice pagos por cuenta del contribuyente, éstos deberán estar amparados con comprobante fiscal a nombre del contribuyente.

Al establecer la excepción tratándose de contribuciones, viáticos o gastos de viaje, está reconociendo que dichos gastos también son pagos por cuenta de terceros, lo único que distingue a un gasto de viaje o viatico con un gasto por cuenta de tercero es el hecho de quién es el beneficiario, ya sea un trabajador o prestador de servicio.

La regla Miscelánea 2.7.1.13 nos permite dos opciones para cuando el contribuyente realice erogaciones por cuenta de terceros y estos deban de comprobar dichas erogaciones:

  1. El tercero realice las erogaciones y los importes les sean reintegrados con posterioridad.
  2. Cuando el contribuyente de manera previa a la realización de las erogaciones, proporcione el dinero para cubrirla al tercero.

En ambas opciones el tercero deberá de solicitar el CFDI a nombre del contribuyente y dicho contribuyente tiene derecho al acreditamiento del IVA, así como las entregas de dinero por parte del contribuyente deberán de ser con cheque nominativo o traspasos entre cuentas bancarias.

Gastos de representación

En su fracción IV del artículo 28 de la LISR establece que los gastos de representación son no deducibles.

Los gastos representación son aquellos que se efectúan para promocionar, directa o indirectamente, la venta de bienes o la prestación de servicios, gastos que se efectúen de acuerdo con los usos y costumbres respecto al personal de la empresa.

Dichos gastos hacen referencia a todos los costos derivados a las actividades relacionadas con clientes y socios comerciales como lo son el sustento, la bebida, la comida, el transporte y otros desembolsos asociados al fomento de las relaciones con estos.

Emisión de CFDI de viáticos

Los importes proporcionados a los trabajadores se registra en el nodo “Otros Pagos”, en el catálogo “Tipo otro pago” se elige la clave 003 (viáticos entregados al trabajador) y se anota la cantidad respectiva.

Una vez que el trabajador cumpla la labor encomendada en un lugar distinto a donde presta sus servicios diariamente, los viáticos no comprobados, se reflejarán en el rubro “Tipo percepción” como gravado, con la clave 050.

Si el viático es comprobado con requisitos fiscales o sólo el 20 % del mismo no reúne esas exigencias, y siempre y cuando no hubiesen existido los medios para emitir los CFDI’s, se reconoce como una percepción exenta, en el rubro de “importe exento”.

Al asentar el monto comprobado y el que no lo fue, se anotará esa misma cantidad como descuento, con la clave 081 (ajuste de viáticos entregados al trabajador), para efectos de realizar el “efecto neto” de lo previamente otorgado.

Supuestos

  • Caso 1.- Comprobados al 100% con CFDI, se reportarán como ingresos exentos.
  • Caso 2.- Comprobados parcialmente con CFDI y con comprobantes que no reúnen requisitos fiscales, según política de la empresa se podrá considerar como comprobado aun cuando algunos comprobantes no cumplan con requisitos; en este supuesto se reportarán como ingresos exentos para el trabajador siempre que el patrón considere no deducible por la parte de comprobantes no deducibles de conformidad con el texto de la guía de llenado que inserto.
  • Caso 3.- Parcialmente comprobados y diferencia de anticipo no reintegrado, se reportará como ingresos exentos por la parte comprobada y gravados para el trabajador por la parte no comprobada y no reintegrado.
  • Caso 4.- No comprobados, se reportarán como ingresos gravados para el trabajador.

De acuerdo a la guía de llenado publicada en la página del SAT, el patrón podrá reportar los viáticos entregados a los trabajadores en cualquiera de las siguientes modalidades.

En el CFDI de nómina del período que comprenda la fecha en que el recurso fue entregado al trabajador.

En el CFDI de nómina siguiente a aquel que corresponda a la fecha en que fue entregado el recurso al trabajador, siempre y cuando se emita dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso al trabajador

En un CFDI de nómina independiente, que ampare solo la entrega del viático, siempre y cuando se emita dentro de los 30 días naturales siguientes a la fecha de la entrega del recurso al trabajador y dentro del mismo ejercicio fiscal en que en que se entregó el recurso al trabajador.

Conclusiones

En la práctica pueden presentarse problemas que coloquen en conflicto el patrimonio de las personas que reciben el ingreso del viatico, ya que al considerarlo como un ingreso gravado esto afectaría en una carga fiscal adicional al trabajador.

Los gastos de viaje (transporte, alimentación, hospedaje, etc.) que no son considerados viáticos no deben de apegarse a las limitantes y requisitos adicionales que establece la fracción V del artículo 28 de la LISR y pudiendo ser deducibles cuando el beneficiario del ingreso no sea un trabajador o prestador de servicio.

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