Importancia de un buen diagnóstico

Importancia de un buen diagnóstico

Introducción

Cuando se habla de Diagnóstico, nos referimos al análisis y estudio formal de los procesos y la gestión de un Organismo dentro de la Administración Pública con el fin de conocer las condiciones actuales de funcionamiento.

Este procedimiento se realiza a todos los niveles de la Institución y en áreas muy específicas, como son: Finanzas, Contabilidad, recursos humanos, planeación, Presupuestos, Patrimonio, Sistemas Informáticos; entre otros.

Ahora bien, este estudio tiene un costo y en muchas ocasiones un poco elevado, para algunos funcionarios públicos; por eso se preguntan ¿Es realmente necesario el diagnóstico? ¿Por qué realizarlo? ¿Qué beneficios tiene? El proceso de Diagnóstico no solo es necesario, sino que es imprescindible en las actuales circunstancias, ya que se viene de sistemas y prácticas totalmente diferentes a las contempladas y determinadas en la Ley General de Contabilidad Gubernamental, donde los procesos se modifican y automatizan, estableciendo centros de registro y con base a un software debidamente parametrizado, programado y desarrollado en una contabilidad por eventos se deja atrás una secuela de malas prácticas con estructuras enormes y poco eficientes que es necesario modificar en aras de la eficiencia, eficacia, transparencia y en beneficio de una mejor rendición de cuentas.

Estos últimos conceptos son muy importantes, puesto que se establecen en el artículo 134 de nuestra carta magna, por lo que es un mandato constitucional.

En ese orden, una Institución que cumpla con las normas contables, estará conformando un equipo de trabajo de alto desempeño y estará orientado a la productividad y al cumplimiento de las obligaciones en la materia. Es decir, un Diagnóstico, permite la reducción de costos, el aumento de la productividad, y el conocimiento de las circunstancias en la que se encuentra en esa materia.

El diagnóstico

El Diagnóstico representa un recurso imprescindible cuando se quiere conocer en qué circunstancias se encuentra el Organismo a una fecha determinada, con relación al deber ser (cumplimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental)

El objetivo principal de un diagnóstico es conocer; en qué medida se cumple con ciertas obligaciones derivadas de las normas contables, con la intención de elaborar un plan que nos permita desarrollar una serie de actividades debidamente organizadas y de esta forma evitar las sanciones a las que se expone el funcionario público en su actividad diaria.

El Diagnóstico es de suma importancia a la hora de tomar decisiones en una entidad pública, permitiendo, entre otros beneficios, el poder contar con la información suficiente para contratar los servicios profesionales de expertos en la materia (LGCG) de esta forma se podrá solicitar el acompañamiento, la asistencia técnica o asesoría en el tema de la implementación de la Armonización Contable.

Otros beneficios que brinda es servir como elemento motivador para el personal ya que se trasmite el mensaje del interés por el cumplimiento de obligaciones, además, de un involucramiento a una situación que es de toda la Institución y no solo de CONTABILIDAD, FINANZAS O TESORERÍA, reflejando un cambio en los procesos y en muchos de los casos de actividades ya que el establecimiento de la Ley General de Contabilidad Gubernamental “debe romper paradigmas”, en beneficio de todos los actores que intervienen.

Ventajas del Diagnóstico

  • Al aplicarlo se despierta un espíritu de grupo
  • Es participativo
  • La personas se sienten comprometidas con la soluciones
  • Se conoce con cierta precisión la falta de cumplimiento
  • Es una forma muy eficiente en tiempo y recursos para saber cuál debe ser la estrategia a seguir
  • Permite conocer los procesos operativos por donde hay que comenzar a trabajar con urgencia y conseguir una mejora
  • Proporciona datos para estructurar una planeación temporal, hasta que se implanten cambios en los sistemas y procesos de la Institución
  • El definir Problemas despierta expectativas de solución

Por lo tanto es necesario conocer, dónde estamos y cómo se hacen las cosas para luego realizar las correcciones adecuadas fortaleciendo los aspectos positivos y eliminando las debilidades que tengamos dentro de nuestras organizaciones.

Todo esto con el fin de llegar de una situación actual a una deseada.

Etapas del diagnóstico

En ese sentido, el Diagnóstico pasa por tres etapas importantes; la entrevista o mejor conocida como, Diagnosis, en la cual se procede a recabar toda la información necesaria, es decir, es una etapa de caracterización de todos los procesos.

Luego le sigue el análisis o Prognosis, donde se determinan los aspectos que resultan o situaciones encontradas en los procesos de la gestión.

Finalmente, la llamada etapa de Prescripción, es la que se determina al contrastar la data recabada con un modelo previamente elaborado bajo características que se encuentra establecida en la Ley General de Contabilidad Gubernamental, para luego tomar las medidas correspondientes y subsanar los faltantes.

Es conveniente aclarar que sin la participación activa y convencida de todos los actores del organismo, desde los altos funcionarios hasta los empleados es imposible el correcto diagnóstico y menos aún la implantación de correctivos adecuados.

Aquí es donde juegan un papel importante las áreas de Finanzas y Contabilidad en cuanto a la motivación y cambio de actitud de los miembros de los organismos.

De todo lo anterior podemos inducir que el proceso de Diagnóstico está relacionado con dos aspectos, principalmente un Diagnosticador, o sea profesionistas que conozcan la actividad de la administración pública, y que además sean expertos en la Norma que se estará comparando.

Por lo que a mi juicio deberán de contar con una Certificación en Contabilidad y Auditoría Gubernamental, independientemente de que es necesaria la experiencia que se tenga en el tema de la Armonización Contable, que sea analítico, y que cuente con una metodología adecuada, actualizada y con bases bien fundamentadas en la Ley y documentos emitidos por el Consejo Nacional de Armonización Contable, que conozca los criterios y teorías de evaluación enfocadas a la aplicación de las Herramientas y obtener un Diagnóstico confiable que permita ubicar a los funcionarios del Ente Público en las circunstancias en las que se encuentra con respecto de las obligaciones decretadas.

Factores del Diagnóstico Organizacional

Existen 3 Factores en un Diagnóstico Organizacional que son importantes tanto para determinar la problemática como para dar soluciones:

  1. La situación de la entidad dentro del contexto (Normatividad Contable).
  2. La obligaciones derivadas de las disposiciones que se deben cumplir.
  3. El resultado o informe en el que se plasma la situación que deberá se cubrirse para evitar las sanciones previstas en la propia norma.

Beneficios del diagnóstico

Evidentemente al aplicar el Diagnóstico en una entidad lo primero que se espera es obtener beneficios, de acuerdo a la situación que se aplique el diagnóstico se obtendrán beneficios a corto o mediano plazo; sin embargo, al final del camino los beneficios se pueden generalizar para todo tipo de Institución de la siguiente manera:

  • Eliminar las malas prácticas de operación que se presentan al no cumplir con la normatividad
  • Reducir las observaciones por parte de las autoridades Fiscalizadoras y de Control.
  • Identificación de las áreas potenciales o susceptibles de modificar sus procesos.
  • Crear conciencia del estado en que se encuentra con relación al cumplimiento de normas.
  • Crear elementos a desarrollar y en su caso determinar un plan de acción.

Conclusión

El diagnóstico es necesario al inicio de cada proyecto, ya que nos permite ubicarnos en las circunstancias en las que nos encontramos, se conoce las deficiencias, se percata de las fortalezas de la organización y se tienen los elementos necesarios para establecer un plan de acción, que permite el logro de los objetivos con eficiencia, eficacia y apoya a la rendición de cuentas.

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