Dentro de este artículo:
Los sistemas administrativos son indispensables en la operación de cualquier negocio, simplemente para realizar una factura debemos de contar con un dispositivo con acceso a internet y una herramienta con el servicio de timbrado que reúna los requisitos fiscales vigentes.
Uno de los objetivos principales de estos sistemas es llevar el registro de las operaciones comerciales de la entidad de negocio, tanto personas físicas como morales; algunas para llevar un adecuado control interno, otras quizás solo por cumplir obligaciones fiscales y otras más con la finalidad de obtener información valiosa que sea base para una toma de decisiones efectiva.
Sean las razones que sean, estamos alimentando información día con día formando una gran base de datos, lo que nos hace parte del mundo digital y por tanto del posible beneficio de automatizar, y es justo este el tema principal de este artículo.
En el mercado existe diversidad de sistemas(softwares) con distintos objetivos, alcances y dirigidos a diferentes actividades o giros. En esta ocasión compartiré mi experiencia tomando como base la reconocida marca CONTPAQi, la cual ofrece diversos sistemas que cuentan con la característica de interactuar fácilmente entre ellos e incluso con algunos externos, permitiendo la recepción y el envío de información “transformada”.
Un ejemplo sencillo sería un CFDI de tipo factura en el sistema comercial, el cual podríamos visualizarlo en forma de póliza de diario en el sistema contable, y en donde pudiéramos considerar múltiples variantes según los detalles que puedan contener esos registros.
Este proceso de “transformación” evita dobles o múltiples capturas generando mayor confianza y certeza en los registros, pues evitamos el famoso “error de dedo”. En resumen, simplemente queremos ver la misma información, pero con distintos enfoques: comerciales, contables, financieros, fiscales, entre otros más.
Otros ejemplos serían al llevar el control de los registros del flujo de efectivo, al calcular y timbrar nóminas o asimilados a salarios, al realizar las facturas electrónicas o su control de cuentas por cobrar (traducidos en ocasiones como “recibo electrónico de pagos”), al llevar el registro de compras y su control de cuentas por pagar, al hacer movimientos de inventario, al timbrar diversos CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), etcétera.
Cada uno de ellos cuenta con sus propias características y objetivos según el módulo o sistema en el que se realice la captura, y es justo esta captura inicial la que se transformará ya sea en pólizas contables o en otros registros dependiendo del destino de la información, esto a través de un proceso llamado “interfaz”.
La “interfaz” es la que permite la conexión entre distintos sistemas facilitando la labor operativa y evitando capturas manuales, por lo que ahorramos tiempo y esfuerzo, logrando ser más productivos y obteniendo la información deseada de forma semi automatizada o automatizada.
Existen algunas otras formas de automatización que vale la pena mencionar, por ejemplo desde CONTPAQi Nóminas podemos generar un “layout” (archivo de configuración) hacia la institución bancaria donde hagamos la dispersión de nómina, también se pueden generar reportes y envío de información para cargar al SUA y al IDSE, o generar el cálculo y aplicación de las modificaciones bimestrales de salarios variables.
Entonces la interfaz no es la única forma de automatizar pero si es una de las más importantes, pues además se definen en este proceso las políticas de configuración y reglas de captura.
¿Cómo funciona la interfaz?
Es primordial conocer el panorama general de los sistemas con los que se cuenta y las opciones de interfaz, para primeramente definir el origen y destino de la información.
Enseguida se debe definir el resultado deseado para orientar la configuración de los sistemas. En ocasiones se deben realizar algunos ajustes en la forma de captura para que se logre automatizar con el detalle deseado.
Es importante mencionar que algunas interfaces se incluyen de forma interna y otras se pueden desarrollar en función de los requerimientos y herramientas que maneje el usuario interesado, pues afortunadamente hoy en día contamos con el apoyo de programadores especialistas para lo que llamamos “desarrollos especiales” y “conectores a la medida”.
SDK (Software Development Kit)
Para que sea posible esta comunicación entre los sistemas CONTPAQi se utiliza un “Kit de desarrollo de software” mejor conocido como SDK (Software Development Kit), el cual es una serie de recursos que permiten interactuar a nivel de programación a través de funciones o métodos con las bases de datos de los sistemas, asegurando la integridad y consistencia de las mismas.
Este SDK es quien realiza consultas de información desde herramientas externas como la “Hoja Electrónica” o aplicaciones a la medida conectadas a CONTPAQi, es también quien realiza conexiones a la base de datos e inserta registros como alta de catálogos y otros, permitiéndonos además ejecutar la “interfaz”.
Cuando vamos a mandar información es justo el SDK en el que se incluye ciertas validaciones previamente programadas en las funciones a utilizar, mejor conocidas como “Reglas de negocio”, las cuales son las condiciones que debe de cumplir un campo para que se considere válido y permita su registro de manera exitosa.
Existen distintos tipos de SDK, dependiendo del documento destino es el que aplica, actualmente los sistemas de CONTPAQi trabajan con los siguientes dos:
- SDK COMERCIAL (Comercial, Facturación)
- SDK CONTABLE (Contabilidad-Bancos, Nóminas)
Cabe mencionar que al iniciar una sesión del SDK se realiza una conexión segura entre ambos sistemas. Además esta sesión no se considera para el control de número de usuarios de las licencias CONTPAQi lo cual representa otra gran ventaja.
Ejemplo de interacción entre algunos sistemas CONTPAQi
NOTA: Se muestra la imagen anterior de CONTPAQi para fines prácticos, y al lado de cada uno se muestra la nueva imagen para que se identifiquen las versiones vigentes.
Para fines demostrativos muestro la siguiente tabla con algunas de las interfaces:
Tomaré como ejemplo la primera interfaz mencionada en la tabla anterior para mostrar mayor detalle. El origen es CONTPAQi Comercial Premium (“el nuevo Adminpaq”) y el cual transformará los documentos comerciales a pólizas hacia el sistema destino que es CONTPAQi Contabilidad.
Otra gran ventaja es que puede llevar el registro del CFDI a nivel de cada movimiento (solo si se realiza interfaz por documento), lo cual es importante si generamos el XML auxiliar de la “Contabilidad Electrónica”.
Recomendaciones generales
- Antes de ejecutar el proceso de interfaz es recomendable respaldar ambos sistemas (origen y destino), y por tanto no puede haber usuarios conectados en los sistemas involucrados pues es un “proceso exclusivo”.
- Se recomienda tener los sistemas en un mismo servidor y mismas instancias para facilitar su comunicación.
- Se recomienda definir “usuarios, permisos y contraseñas” por seguridad de la información de los mismos usuarios. Aquí es donde debemos definir quiénes podrán ejecutar este módulo de interfaz.
- Se recomienda definir responsable(s) de la interfaz, así como la periodicidad deseada (diaria, semanal, mensual, etcétera) y el horario ideal para ejecutarla, esto con el fin de no interrumpir operaciones.
- Es importante siempre verificar los importes totales a través de reportes para detectar si existe alguna omisión y/o error en la configuración o captura, incluso en algunos sistemas existen reportes especiales de “conciliación”. Si es la primera interfaz es importante hacer pruebas y revisar a detalle cada registro.
- Es importante destacar que no se debe restaurar (solo en ciertos casos en particular y siempre debe ser previo respaldo), pues es muy probable que se pierda información, así que en caso de que se quiera eliminar la interfaz hay un proceso especial para realizarlo, por ejemplo en CONTPAQi Comercial Premium existe un módulo llamado “Eliminar contabilización”. Es recomendable eliminarlo desde aquí que es el origen de la información, corregir lo detectado y repetir la interfaz.
- En este proceso se pueden combinar sus ADD (Administrador de Documentos Digitales), ahora llamado “Visor de Documentos Digitales”. Favor de consultar mayor detalle para conocer ventajas y desventajas pues es un proceso irreversible, a continuación las generalidades:
- Opción A: Se utiliza regularmente cuando están en el mismo equipo los sistemas origen y destino, en este proceso se combinan los ADDs y se tiene comunicación de forma directa.
- Opción B: Se utiliza cuando no se tienen combinados los ADDs ya sea por preferencia o porque no se encuentran en la misma ubicación. Por ejemplo una empresa que usa su sistema comercial (origen) y tiene un despacho externo al que quiere mandar la información al sistema contable (destino) y por tanto tendrá que generar un archivo en formato “.txt” para cargarlo una vez que se tenga acceso.
- Al realizar la interfaz se muestra una “Bitácora” la cual es importante siempre revisar y en caso de errores detectar a tiempo para corregir y repetir.
- Es importante tener actualizadas las versiones de los sistemas, ya sea por mejoras o por algún cambio fiscal que afecte las características y funcionalidad de los mismos.
- Es importante mantenerse en capacitación constante para conocer nuevas formas de procesar la información y mejorar nuestros procesos, pues incluso hay ocasiones que podemos automatizar sin necesidad de capturar nada, como lo que sucede ya en algunos de los sistemas al cargar un XML para leer y extraer los datos.
Conclusiones
Hoy en día los contadores estamos completamente involucrados en el uso de tecnologías de la información, pues usamos múltiples aplicaciones y herramientas en nuestros celulares y equipos de cómputo, elaboramos los ya tan famosos “timbrados” de CFDI (Comprobante Fiscal Digital por Internet), capturamos datos y extraemos reportes de diversos sistemas, elaboramos y enviamos varias declaraciones desde distintas plataformas, en fin, formamos parte de este mundo digital.
Sabemos que cada vez más operaciones y procesos se digitalizan y es justo así como podremos manejar la información de una forma cada vez más sencilla, siendo en mi opinión, un amplio y favorecedor panorama que nos invita insistentemente a automatizar.
En definitiva, nuestra profesión se ha fusionado con la “informática”, es por ello que es tan importante seguir capacitándonos en esta área para aprovechar el potencial que la tecnología nos ofrece y hacer más en menos tiempo, ya sea que aumentemos nuestra capacidad operativa y/o que gocemos de mayor tiempo libre mejorando nuestra calidad de vida y la de nuestros seres queridos.
“Sabemos que nuestra profesión demanda tiempo, pero nuestro tiempo demanda calidad.“
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