Introducción a la contabilidad administrativa su uso como herramienta de gestión

Introducción a la contabilidad administrativa y su uso como herramienta de gestión

Introducción

La contabilidad administrativa “Se refiere de manera general a la extensión de los informes internos, de cuyo diseño y presentación se hace responsable al Contador General, Contralor o Administrador de la empresa.

Está orientada a los aspectos administrativos cualitativos de la empresa y sus informes no trascenderán la compañía,     o sea su uso es estrictamente interno y serán utilizados por los administradores, cuerpo directivo o propietarios para juzgar y evaluar el desarrollo de la entidad a la luz de las políticas internas de la compañía (visión, misión, políticas y procedimientos, etc.).

Es de suma utilidad además para fijar y dar seguimiento al cumplimiento de metas u objetivos preestablecidos por la alta gerencia o dirección de la empresa también llamados indicadores de desempeño; tales informes derivados de la aplicación de la contabilidad administrativa permitirán comparar el pasado de la empresa, con el presente y mediante la aplicación de herramientas o elementos de control, prever y planear el futuro de la entidad.

Desarrollo

“La contabilidad administrativa, al igual que la contabilidad financiera, vienen de un mismo sistema de información, destinado a facilitar la toma de decisiones de sus diferentes usuarios, sin embargo, estas tienen diferencias y similitudes que es necesario conocer para diferenciarlas con precisión”.

a). – Similitudes entre la contabilidad financiera y administrativa

-Ambas se apoyan en el mismo sistema contable de información; parten del mismo banco o base de datos.

-Cada una agrega o modifica, para efectos sólo de presentación, ciertos datos según las necesidades específicas que se quieran cubrir.

-Cualquiera de las dos que se utilice o presente debe tomar en consideración principios básicos como periodo contable, enfrentamiento, consistencia, etc.

b).  – La contabilidad administrativa está organizada para producir, principalmente, información de uso interno de la administración, por ejemplo

-Formula, mejora y evalúa políticas para la empresa.

-Da a conocer las áreas de la empresa que son eficientes y aquellas que no lo son.

-Ayuda a la planeación y control de las operaciones diarias.

-Es una herramienta de apoyo para conocer el Estado de Resultados a nivel de diferentes productos o procesos, para lograr su eficiencia y disminución de acuerdo al sector, giro o tamaño de la Empresa.

-La contabilidad administrativa aprovecha el pasado y lo proyecta hacia el futuro, a diferencia de la contabilidad financiera que sólo genera información sobre el pasado o hechos históricos de la organización; esta última información se utiliza como punto de referencia para planificar y prospectar. (Presupuestos, costos predeterminados).

– La contabilidad administrativa no está regulada por las Normas de Información Financiera (NIF), a diferencia de la contabilidad financiera, porque la información que se genera con fines externos tiene que ser producida según determinadas normas, de tal forma que el usuario este plenamente seguro de que en los estados financieros de las diversas empresas exista uniformidad en su presentación y pueda compararlos. En cambio la información requerida por los administradores o tomadores de decisiones, se ajustan a las necesidades de cada uno de ellos.

-La contabilidad financiera es obligatoria, lo que no ocurre con la contabilidad administrativa, que es un sistema de información opcional. De acuerdo con nuestra legislación mercantil, deben presentarse a la consideración de la asamblea de accionistas tres meses después del cierre de ejercicio, obligando a que exista como tal la contabilidad financiera. La misma información es requerida por las instituciones de crédito para llevar a cabo sus análisis. En cambio, las empresas no necesariamente deben llevar la contabilidad administrativa, por lo menos no existe obligatoriedad legal ni fiscal.

-La contabilidad administrativa no intenta determinar la utilidad o pérdida con la precisión de la contabilidad financiera, ya que otorga más relevancia a los datos cualitativos y el análisis de las decisiones que, son aproximaciones o estimaciones que se efectúan para predecir el futuro de la empresa y tomar mejores decisiones.

-La contabilidad administrativa hace hincapié en las áreas de la empresa como células o centros de información (centros de costos, centros de gastos, centros de beneficios), para tomar decisiones sobre cada una de las partes que la componen.

-La contabilidad administrativa, como sistema de información administrativo, recurre a disciplinas como la estadística, la economía, la investigación de operaciones, la contabilidad de costos o de manufactura, las finanzas, etc., para completar los datos presentados, con el fin de aportar soluciones a los problemas de la organización; de ahí que exista gran relación con otras disciplinas, lo que no sucede en la contabilidad financiera.

Conclusiones

La época actual se caracteriza por la complejidad económica en la administración de los recursos, que tanto a nivel macro económico como micro económico son escasos, lo que exige efectividad y eficiencia de los profesionales comprometidos en la administración a fin de lograr un uso óptimo de los recursos e insumos.

Ello puede lograrse cuando se aplica la filosofía de “la mejora continua”, que no es otra cosa que la cultura de la calidad total que tiene como propósito esencial eliminar todo aquello que no alcanza los estándares o mejores prácticas, de tal manera que se suprima todo lo que no permite competir satisfactoriamente (costos de no calidad, actividades que no generan o agregan valor).

Para logarlo se necesita un sistema de información basado en la estadística que muestre dichas desviaciones, lo que implica la necesidad de contar con un buen sistema de control administrativo que propicie el mejoramiento continuo.

Por lo tanto, el control administrativo debe ser el proceso mediante el cual la administración se asegura de que los recursos son obtenidos y usados eficiente y efectivamente, en función de los objetivos planeados por la organización.

La información que proporciona la contabilidad administrativa puede ser útil en procesos de control desde tres puntos de vista:

  1. Como medio para comunicar información acerca de lo que la dirección desea que se haga. (cierto número o cifra de ventas, cierta utilidad, cierto margen, etc.).
  2. Como medio para motivar a la organización a fin de que actúe de la forma más adecuada para alcanzar los objetivos empresariales.
  3. Como medio para evaluar los resultados, es decir para juzgar que tan buen resultado se obtiene.

La contabilidad administrativa es necesaria para obtener mejor control. Una vez que se ha concluido una determinada operación o periodo, se deben medir los resultados y compararlos.

El control administrativo actúa a través de los informes que genera cada una de las áreas o centros de responsabilidad, lo cual permite detectar síntomas graves de desviaciones y conduce a la administración por excepción por parte de la alta gerencia, de tal modo que al manifestarse alguna desviación, pueden realizarse las acciones correctivas necesarias para lograr efectividad y eficiencia en el empleo de los recursos con que cuenta la organización.

Después de analizar la manera en que esta rama de la contabilidad nos ayuda a planear, tomar decisiones y controlar, podemos concluir que entre sus principales objetivos se encuentran:

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