Estamos apenas a un mes de preparar las maletas de fin de año, y de analizar y hacer el recuento de los daños y de los propósitos cumplidos y no cumplidos, y en lo correspondiente a las empresas deben estar ya analizando cada uno de los aspectos a considerar por el cierre del ejercicio.

Un punto relevante a valuar en los estados financieros es el rubro de Inventarios por lo que toma un papel relevante la “toma física de los inventarios”.

Las Normas de Información financiera (NIF) C-4 y las Guías de auditoría 6020 señalan entre otros puntos lo siguiente:

¿Y qué son los Inventarios y como se constituyen?

El rubro de inventarios lo constituyen los bienes de una empresa destinados a la venta o a la producción para su  posterior venta, tales como:

  • Materia prima,
  • producción en proceso (materia prima, mano de obra y gastos indirectos),
  • artículos terminados y,
  • otros materiales que se utilicen en el empaque, envase de mercancías o a las refacciones para el mantenimiento, que se consuman en el ciclo normal de operaciones,
  • incluyendo los inventarios en tránsito,
  • así como lo anticipos a proveedores.

Esta inversión generalmente representa uno de los renglones más importantes del activo de las empresas y determinante en el cálculo del costo de ventas y, en consecuencia, de los resultados del ejercicio.

Procedimientos

Además del cumplimiento financiero y fiscal respecto a realizar un inventario físico y su valuación al cierre del ejercicio, también es una medida de control interno respecto a la existencia e integridad de las mercancías aplicando entre otros los siguientes procedimientos:

  1. Evaluación de la planeación de la toma física de inventarios.
  2. Se debe hacer una planeación adecuada para la toma física de los inventarios documentándola con instructivos y hacerlo del conocimiento de los participantes.
  3. Los inventarios deben tener una clasificación adecuada y acomodo físico, incluyendo la totalidad de los inventarios propiedad de la empresa y de aquellos, propiedad de terceros o en custodia.
  4. El personal que participe deberá tener conocimiento en las características propias del inventario.
  5. En el caso de inventarios dañados, obsoletos o con indicios de lento movimiento se tienen que tener procedimientos establecidos para identificarlos.
  6. Establecer medidas de control para asegurar que los conteos son correctos y que en caso de errores se puedan
  7. identificar los mismos, como son: mesas de control, segundos conteos, participación en su caso de auditores (etc.)
  8. Realizar corte de formas.
  9. Control y procedimientos respecto a movimientos de existencias durante los conteos físicos.
  10. Clasificación e identificación de inventarios ubicados en sucursales, almacenes, en tránsito e incluso en poder de terceros.
  11. Etc.

NIF C-4

La NIF C-4 señala que el costo unitario de los inventarios debe asignarse utilizando ya sea la fórmula de Costos identificados, costo promedios o Primeras Entradas Primeras Salidas (PEPS), y la determinación de los costos de los inventarios debe hacerse sobre la base de algunos de los siguientes métodos de valuación:

  1. Costo de adquisición
  2. Costo Estándar
  3. Detallistas

Tomando en cuenta que los inventarios pueden sufrir variaciones importantes por obsolescencia, por baja en los precios de mercado y por daños, es indispensable, para cumplir con el postulado de devengación contable, que se modifique la valuación de los artículos que forman parte de ellos sobre la base de su costo o a su valor neto de realización, el menor.

Continuando con la NIA C-4 ésta señala como Norma de presentación, que los Inventarios (netos de las estimaciones creadas) deben presentarse en el estado de posición financiera en los activos a corto plazo (circulantes), a menos que, debido a la naturaleza de las operaciones de la entidad, ésta tenga en existencia inventarios que serán vendidos o utilizados después de doce meses posteriores a la fecha del estado de posición financiera o en un plazo que exceda al ciclo normal de operación de operaciones de la entidad, según sea el caso.

LEY DEL IMPUESTO SOBRE LA RENTA.

Es importante que tengamos presente las distintas disposiciones y obligaciones respecto al rubro de inventarios que señala la LISR.

Art. 27.- Las deducciones autorizadas deberán reunir los siguientes requisitos….

Que el importe de las mercancías, materias primas, productos semiterminados o terminados, en existencia, que por deterioro u por otras causas no imputables al contribuyente hubiera perdido su valor, se deduzca de los inventarios durante el ejercicio en que esto ocurra siempre que se cumpla con los requisitos establecidos en el reglamento de esta Ley.

Art. 39.- El costo de las mercancías que se enajenen, así como el de las que integren el inventario final del ejercicio, se determinarán conforme al sistema absorbente sobre la base de costos históricos o predeterminados. En todo caso, el costo se deducirá en el ejercicio en que se acumulen los ingresos que se deriven de la enajenación de los bienes de que se trate.

Art. 76.- Los contribuyentes que obtengan ingresos de los señalados en este título, además de las obligaciones establecidas en otros artículos de la Ley, tendrán las siguientes:…

IV.– Formular un estado de posición financiera y levantar inventario de existencias a la fecha en que termine el ejercicio, de acuerdo con las disposiciones reglamentarias respectivas.

XIV.- Llevar un control de inventarios de mercancías, materias primas, productos en proceso y productos terminados, según se trate, conforme al sistema de inventarios perpetuos. Los contribuyentes podrán incorporar variaciones al sistema señalado en esta fracción, siempre que cumplan con los requisitos que se establezcan mediante reglas de carácter general.

RLISR Art.110.- Para formular el Estado de Posición Financiera a que se refiere el artículo 76, fracción IV de la Ley, los contribuyentes deberán realizar un inventario físico total de existencias a la fecha en que se formule dicho estado. La práctica del inventario podrá anticiparse hasta el último día del mes anterior a la fecha de terminación del ejercicio o efectuarse mediante conteos físicos parciales durante el ejercicio. En ambos casos, deberá hacerse la corrección respectiva para determinar el saldo a la fecha de terminación referida.

Art. 41 LISR: Los contribuyentes, podrán optar por cualquiera de los métodos de valuación de inventarios que se señalan a continuación:

  • PEPS
  • Costo identificado
  • Costo promedio
  • Detallista.

Cuando se opte por utilizar el método a que se refiere la fracción I de este artículo, se deberá llevar por cada tipo de mercancías de manera individual, sin que se pueda llevar en forma monetaria. En los términos que establezca el Reglamento de esta Ley se podrán establecer facilidades para identificar los porcentajes de deducción del costo respecto de las compras por cada tipo de mercancías de manera individual……

Art. 82 RLISR.- Para efectos del artículo 41 de la Ley, los contribuyentes que manejen cualesquiera de los diferentes tipos de inventarios, podrán utilizar para valuar los mismos, cualquiera de los métodos de valuación establecidos en dicho artículo, excepto tratándose de las mercancías que se ubiquen en el supuesto del párrafo tercero del artículo citado, a las cuales les será aplicable el método de costo identificado.

Art. 83 RLISR.- Para efectos del artículo 41, párrafo segundo de la Ley, los contribuyentes que no estén en posibilidad  de identificar el valor de las adquisiciones de materias primas, productos semiterminados y productos terminados, con la producción de mercancías o con la prestación de servicios, según corresponda, que se dediquen a las ramas de actividad que mediante reglas de carácter general determine el SAT, podrán determinar el costo de lo vendido a través de un control de inventarios que permita identificar, por cada tipo de producto o mercancía, las unidades y los precios que      les correspondan, considerando el costo de las materias primas, productos semiterminados y productos terminados, de acuerdo con lo siguiente:

  1. De las existencias de materias primas, productos semiterminados y productos terminados, al inicio del ejercicio;
  2. De las adquisiciones netas de materias primas, productos semiterminados y productos terminados, efectuadas durante el ejercicio, y
  3. De las existencias de materias primas, productos semiterminados y productos terminados, al final del ejercicio.

El costo de lo vendido será el que resulte de disminuir a la suma de las cantidades que correspondan conforme a las fracciones I y II de este artículo, la cantidad que corresponda a la fracción III del mismo artículo.

Los contribuyentes que ejerzan la opción a que se refiere este artículo, deberán levantar inventario de existencias a la fecha en la que termine el ejercicio, en términos del artículo 76, fracción IV de la Ley; además de llevar un registro de las adquisiciones efectuadas en el ejercicio, de materias primas, productos semiterminados y terminados, así como aplicar lo dispuesto en este artículo, tanto para efectos fiscales, como para efectos contables.

LEY DEL IMPUESTO AL VALOR AGREGADO

La Ley del IVA también señala diversas disposiciones relacionadas con el tema de inventarios.

Art. 8 LIVA: Para los efectos de esta Ley, se entiende por enajenación, además de lo señalado en el Código Fiscal de la Federación, el faltante de bienes en los inventarios de las empresas. En este último caso la presunción admite prueba en contrario.

Art. 11.- Tercer párrafo: En el caso de faltante de bienes en los inventarios de las empresas, se considera que se efectúa la enajenación en el momento en que el contribuyente o las autoridades fiscales conozcan dicho faltante, lo que ocurra primero; tratándose de donaciones por las que se deba pagar el impuesto, en el momento en que se haga la entrega del bien donado o se extienda el comprobante que transfiera la propiedad, lo que ocurra primero.

Art. 25 RLIVA.– Para efectos del artículo 8o., primer párrafo de la Ley, no se consideran faltantes de bienes en los inventarios de las empresas, aquéllos que se originen por caso fortuito o fuerza mayor, así como las mermas y la destrucción de mercancías, cuando sean deducibles para los efectos de la Ley del Impuesto sobre la Renta.

CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN

Art. 28.- Las personas morales que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad estarán a los siguiente.

  1. Para efectos fiscales, la contabilidad se integra por:

A. Los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, así como toda la documentación e información relacionada con el cumplimiento de las disposiciones fiscales, la que acredite sus ingresos y deducciones, y la que obliguen otras leyes; en el Reglamento de este Código se establecerá la documentación e información con la que se deberá dar cumplimiento a esta fracción, y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Multas:

No llevar la contabilidad de acuerdo a las normatividades establecidas de $35,000 a $61,500 (art. 81 y 82 CFF)

Como podemos concluir no sólo es necesario llevar a cabo -como medida de control y organización- una planeación correcta y oportuna de la toma física de los inventarios, sino que además es obligatorio que apliquen las reglas de valuación de acuerdo con la NIF C-4.

La planeación de la toma física de los inventarios debe hacerse con anticipación suficiente para determinar cuál será la fecha idónea para cumplir con las disposiciones fiscales y sin que merme la operación de la compañía y además debe hacerse del conocimiento con anticipación al personal (interno y externo) que va intervenir en los inventarios, estableciendo claramente los responsables y la forma en que deben ordenarse las existencias para facilitar su recuento y ordenar su acomodo previo a la toma física de los inventarios.

Instructivo para la toma de inventarios

A continuación presentamos un ejemplo de Instructivo para la toma de inventarios.

1.- INSTRUCTIVO PARA LA TOMA DE INVENTARIOS DE LA COMPAÑÍA: -------------------------------------------------
 OBJETIVOS: Es de mucha importancia una buena toma de inventarios para saber las cantidades de productos que se encuentran en nuestro almacén y determinar la inversión que se tiene por este concepto. Además de tener un inventario lo mejor posible para empezar correctamente el 2019.
 FECHA DE INICIO     
 FECHA DE CONCLUSIÓN      
 HORARIO: El horario durante la toma de inventario será de: X a X Horas con una hora para comer.
 UBICACIÓN: ------
 PREPARATIVOS:
 La  fecha  para  inicio  de  inventario  en  su  fase  de  acomodo  y  limpieza  inicia  el     
       del mismo mes.
 hasta el
 Durante este período deberemos acomodar todos los productos similares en una misma zona, de no ser posible, detectar donde se localizan, con el objeto de que sean contadas por la misma pareja.
 Todas las estibas deberán ser acomodadas con camas completas y la cama de encima los restos (no debe haber estibas escalonadas).
 Las cosas pequeñas colocarlas en bolsas de plástico con cantidades iguales y anotar en la misma la cantidad y características del producto que permitan identificar y contar más fácilmente a la hora de la toma del inventario.
2.- RESPONSABLES DE SU ORGANIZACIÓN:
 SR.     . Y SR.     . ORGANIZACIÓN
 Se formarán parejas con un Jefe y un ayudante, donde el responsable de la organización deberá designar como jefe de pareja una persona que tenga la capacidad suficiente para identificar el producto.
 Una vez formadas las parejas, se dividirá el almacén en zonas con el objeto de asignárselas a las parejas tanto para el
 primero como el segundo conteo.
 La pareja encargada del primer conteo será la responsable que las zonas que le tocaron para éste, estén debidamente acomodadas y organizadas.
 Una vez que esté bien acomodada toda la zona el jefe de pareja recogerá su listado de productos y el material necesario para realizar su conteo de la siguiente manera:
 El jefe de pareja identifica el producto, lo cuenta y el ayudante anota los siguientes datos: A).- El resultado del conteo aclarando si son piezas, cajas, etc. (unidades de medida)
 B).- Ubicación con número de zona y estante exacto, Ejem. A5, C7, etc.
 C).- Número de pareja.
 Una vez hecha esta operación coloca una etiqueta con el número de la pareja para identificar que ya fue contado y por
 quien.
 Una vez contada toda la zona que le corresponde a cada pareja se entregará el listado a la mesa de control a través de su
 coordinador.
 Una vez recibidos los listados en la mesa de control se cotejarán y se vaciarán a un resumen en donde se determinará el
 resultado total de la toma física del primer conteo el cual se capturará en el sistema de inventarios.
 Posteriormente se hará la misma operación para el segundo conteo.
 Una vez capturados los 2 conteos en el Sistema de inventarios éste arrojará un listado de diferencias entre ambos conteos el cual tendrá aclararse con los jefes de parejas que hicieron dichos conteos supervisados por el encargado de la organización.
 Del tercer conteo se desprende el conteo definitivo el cual se corregirá en el sistema de inventarios en sus respectivas
 capturas.
3.- MESA DE CONTROL:
 Coordinador:    Sr.     
 Colaboradores: Los que los coordinadores designen.
4.- PAREJAS PARA EL CONTEO:    Las que el encargado de Organización crea pertinente.
5.- FUNCIONES DE CONTROL:
 a.- ALMACEN:
 a).    Hacer todas sus notas de entrada correspondientes.
 b).    Tener todas devoluciones de clientes y proveedores hechas. c). Integrar vales de mercancía a consignación y prestada.
 d). Relacionar mercancía facturada no entregada. e). Haber facturado toda la mercancía entregada. f). Pasar su corte de documentación a contabilidad.
 Durante la toma física
 g). Revisar Inventario Físico –vs- existencia del sistema. j). Aclarar diferencias entre lo físico y el sistema.
 b.- CONTABILIDAD.
 a). Hacer corte de documentación:
 1.- Facturas.
 2.- Notas de Crédito.
 3.- Devoluciones de Clientes.
 4.- Devoluciones de Proveedores. 5.- Notas de Entrada al Almacén.
 c.- GERENCIA DE COMPRAS.
 a).- Revisar los costos del sistema. b).- Aclarar costos fuera de la realidad
 c).- Investigar el porqué de alguna diferencia importante que resulte de la toma de inventarios.

Es importante que dicho instructivo se haga del conocimiento de todos los involucrados, se determine claramente cómo se llevará a cabo el control de los conteos, si éste será con listados, marbetes, etc.

Cada uno de los productos, se deberán identificar claramente y se definir lo que se hará para el control de los inventarios dañados, obsoletos o de lento movimiento.

Conclusiones

Es necesario dentro de la planeación definir los almacenes, bodegas o sucursales que intervendrán, y los responsables de cada uno de ellos, así como otras situaciones específicas a controlar.

En caso de que se cuente con mercancía en consignación (propiedad de la compañía) es necesario que a la fecha de los inventarios se obtenga confirmación por parte del consignatario de los inventarios con los que cuenta.

Por otra parte en caso de que la compañía cuente con inventarios en sus almacenes propiedad de terceros se identifique claramente y se respalde dicha situación.