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Por las diferentes fuentes de información que deben de ser consideradas para lograr la armonización contable, la contabilidad gubernamental se convierte en un sistema de información complejo porque es un conjunto de datos que interactúan entre sí a través de procesamientos previamente determinados para la obtención de un fin común.
Habitualmente el término “sistema de información” se usa de manera errónea como sinónimo de sistema de información informático, en parte porque en la mayoría de los casos los recursos materiales de un sistema de información están constituidos casi en su totalidad por sistemas informáticos.
Estrictamente hablando, un sistema de información no tiene por qué disponer de dichos recursos (aunque en la práctica esto no suela ocurrir). Se podría decir entonces que los sistemas de información informáticos son una subclase o un subconjunto de los sistemas de información en general.
La importancia o relevancia de un sistema de información, radica en la eficiencia, en la correlación de una gran cantidad de datos ingresados a través de procesos diseñados para cada área con el objetivo de producir información válida que permita la toma de decisiones de naturaleza contable, presupuestaria, económica y programática, para rendir cuentas en forma oportuna, veraz y completa, transparentando la información como objetivo final del sistema
En informática, los sistemas de información llamados aplicativos informáticos, ayudan a administrar, recolectar, recuperar, procesar, almacenar y distribuir información relevante para los procesos fundamentales y las particularidades de cada entidad.
De acuerdo a la estructura de un sistema de información, existen cuatro actividades que deben de realizarse para contar con un sistema de información que permita conocer detalladamente el tema, conformarlo para tomar decisiones, controlar operaciones, analizar problemas y obtener soluciones. Estas actividades son:
- Recopilación: captura o recolecta datos en bruto tanto del interior de la organización y sobre todo su entorno externo.
- Almacenamiento: guardar de forma estructurada la información recopilada.
- Procesamiento: convierte esa entrada de datos en una forma más significativa, a través de un software adecuado y de análisis de los datos ingresados, que permita que las salidas de información sean coherentes, congruentes, verídicas, oportunas y confiables.
- Distribución: transfiere la información procesada a las personas que la usarán conforme a los roles previamente definidos, de manera electrónica o en papel, para cumplir las finalidades para ser usadas.
Los entes públicos, obligados a implementar la nueva Contabilidad Gubernamental, deben de identificar con precisión en los documentos o datos publicados, las bases de la Armonización Contable, en base a las actividades anteriores como sigue:
Recopilación de datos
- Para conocer las bases de la armonización contable, es conveniente recabar o recopilar todos aquellos datos o documentos que mencionan primeramente sobre la expectativa de la Cámara de Diputados en su Exposición de motivos, en la Ley General de Contabilidad Gubernamental para entender los principios o reglas indispensables de la misma, los criterios, normas y lineamientos del Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) en materia de registro, valoración, clasificación, información y análisis de las operaciones de carácter económico que tienen los entes públicos.
- En forma adicional y complementaria pero muy importante, están también las diversas leyes que establecen, reiteran o ratifican las reglas del registro, clasificación y presentación, como son la Ley del Presupuesto, la Ley de Fiscalización Superior, la Ley de Transparencia, la Ley de Disciplina Financiera, la Ley de Compras o de Adquisiciones entre las más importantes.
- La Normatividad Técnica emitida por las Unidades Administrativas o Instancias competentes en materia de Contabilidad Gubernamental como son Reglamentos, Manuales, Guías e Instructivos.
- Las Normas Internacionales de Contabilidad para el Sector Público (NICSP) emitido por la Junta de Normas Internacionales de Contabilidad del Sector Público y las Normas de Información Financiera del Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera (CINIF).
Almacenamiento de datos
Los datos o documentos técnicos y legales recopilados deben de ser almacenados en forma ordenada, secuencial, actualizada y jerarquizada, con la finalidad de accesar más fácilmente a los mismos. Son la base de la captura al Sistema de Contabilidad Gubernamental en forma previa, para asegurar que las salidas de información cumplan con las normatividad y expectativas establecidas.
Para la Contabilidad Gubernamental es indispensable contar con el Sistema de Contabilidad Gubernamental con las características y funcionalidad que establece la LGCG y las Normas y Lineamientos emitidas por el CONAC.
Procesamiento de datos
Ante el gran número de datos o documentos técnicos y legales que existen en materia de Contabilidad Gubernamental, si el procesamiento de los datos se realiza en forma manual, es casi imposible contar con información oportuna, veraz, relevante, útil, etc., por lo cual es indispensable que este Sistema de Información tenga un aplicativo informático, teniendo cuidado de que cumpla con el funcionamiento mínimo que establece el CONAC y que la alimentación al mismo sea adecuada, cuidadosa, completa y congruente.
Para que mediante el procesamiento de dichos datos, las salidas sean las requeridas. Por la complejidad de la programación que debe de tener el SCG, no existían referentes antes del inicio de la ley, ningún aplicativo informático en operación del Sector Público cumplía con los requisitos mínimos de funcionalidad del nuevo sistema.
Distribución de información
La información financiera debe satisfacer para la toma de decisiones, conforme al marco conceptual contable establecido por el CONAC, los requerimientos de los siguientes usuarios:
- El H. Congreso de la Unión y las legislaturas de las Entidades Federativas de los Estados que requieren de la información financiera para conocer, revisar y en su caso aprobar el presupuesto y la cuenta públicos;
- La Auditoría Superior de la Federación (ASF), entidades estatales de fiscalización, y órganos internos de control para los fines de revisión y fiscalización de la información financiera;
- Los entes públicos, para realizar la evaluación, seguimiento y control interno a sus operaciones; así como preparar estados, informes y reportes con el fin de conocer su situación contable y presupuestaria en el uso eficiente de los recursos públicos, salvaguardar el patrimonio público, rendir cuentas y fijar las políticas públicas;
- Entidades que proveen financiamiento y que califican la calidad crediticia de los entes públicos;
- Público en General que demande información sobre la situación contable y presupuestaria de los entes públicos.
Conclusión
Como se podrá observar, la armonización contable no consiste solamente en tratar de entender lo publicado en la Ley General de Contabilidad Gubernamental y las Normas y Lineamientos del Consejo Nacional de Armonización Contable, sino de poner en práctica en procesos previamente determinados, los documentos anteriores junto con otras disposiciones de carácter legal relativas a la contabilidad y al presupuesto, a los Planes Nacionales, Estatales y Municipales de Desarrollo, a los Planes Institucionales y de Desempeño, para contar con todo un Sistema Integral de Contabilidad Gubernamental.
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