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Cada vez se vuelve fundamental la comunicación entre las diferentes áreas de la empresa, la prueba esta, que el SAT en diversos foros ha mencionado que los cambios a los CFDIs y a la actualización en sus plataformas, requieren a las empresas de cambios significativos y de 180 grados a los procesos que tienen y sobre todo, de establecer procesos de comunicación robustos y eficientes entre todas las áreas de la empresa.
Una comunicación fundamental e importantísima, es la que deben de tener y trabajar día con día, las áreas de finanzas y las áreas de logística y de comercio exterior, sobre todo en sus temas legales.
Las empresas con diversos programas y certificaciones tales como IMMEX, certificación de IVA e IEPS, entre otras, deben de cumplir con requisitos de presentación de información a diversas autoridades, tales como Aduanas, Secretaría de Economía, Servicio de Administración Tributaria, Aduanas, y dicha información debe de coincidir con las cifras y documentos que forman parte de la contabilidad y que son declaradas para efectos fiscales (ISR, IVA, IEPS) y que surgen de las diversas áreas de Finanzas, pagos a proveedores, cobros a clientes, facturación, almacén, etc.
Por lo anterior, la comunicación entre ambos departamentos se vuelve fundamental, para presentar información fidedigna y correcta, ya que de no ser así, se puede caer o estar en el supuesto de consecuencias muy graves para las empresas, las cuales pueden ser desde multas hasta la cancelación de programas y certificaciones, lo cual sería devastador en algunas circunstancias.
Pagos de facturas
Un proceso importante a analizar, es el de pagos de facturas, cómo, cuándo y de dónde se reciben las facturas para pago a proveedores, es necesario implementar un proceso en el cual el departamento de cuentas por pagar pueda estar seguro de que esas facturas que son pagadas, hayan recorrido todo el proceso de envió, importación, entrega y recepción de los productos importados debidamente.
Dichas facturas deberían de ser identificadas con los pedimentos de importación respectivos y que formaran parte de los datos capturados en los sistemas a la hora de pagar dichas facturas.
La oportunidad en la que trabajan los diferentes departamentos es fundamental y se tendría que poner especial cuidado en las fechas de recepción de facturas por parte de los proveedores y las fechas en que los productos son importados, ya que estos periodos son totalmente diferentes y las áreas trabajan totalmente separadas.
Debido a lo anterior, es necesario establecer un mecanismo de seguimiento de los bienes a ser importados e identificarlos con las facturas con los cuales serán pagados al proveedor.
Las empresas tienen diferentes claves o números para identificar, embarques, recibos, ordenes de compra, facturas proforma, etc, sin embargo, para llegar a un número que sea común en todos los documentos se necesitan de recursos tecnológicos y de tiempo para poder correr reportes y ligarlos unos con otros y así poder llegar al resultado de saber con qué pedimento se importaron los productos que se pagaron en las facturas pagadas en el departamento de cuentas por pagar.
Esto se vuelve importantísimo a la hora que llega un requerimiento de información a la empresa de uno o dos años atrás y solo dan 15 días hábiles para poder juntar y ordenar toda la información.
Cuentas por cobrar
El área de cuentas por cobrar, también es susceptible de mejoras en estos procesos, en algunas empresas, no concuerda el tiempo en que se factura fiscalmente con el que se despacha o envían los productos a despacho aduanero, esto hace que, los productos se vayan con facturas proforma y que no se esperen a que dichos productos sean exportados con las facturas fiscales, las cuales, son usadas para contabilizar las ventas y la salida de productos de los inventarios, trayendo con esto, diferencias o diferimientos en los tiempos de exportación y de contabilización de las ventas.
Así como en el área de cuentas por pagar, este diferimiento en cuentas por cobrar, trae dolores de cabeza la hora que se quieren cuadrar los pedimentos de exportación con las facturas fiscales contabilizadas.
Es por eso, que también se debe de analizar el proceso en esta área para compaginar los tiempos de facturación fiscal y de despacho, y así, el número de factura fiscal forme parte del pedimento de exportación o viceversa, trayendo con esto un ahorro de tiempo y esfuerzo a la hora de cualquier auditoría o requerimiento por parte de cualquier autoridad o de cualquier cliente (en el caso de clientes que cumplen con programas de calidad tanto en México como en el extranjero).
Evolución del SAT
Como se comenta en un principio, el SAT se ha dado cuenta de esto, ya que ni sus sistemas ni sus departamentos se hablaban entre sí y solicitaban información queriéndola cuadrar con otra que ni siquiera era lo mismo, por ejemplo, quieren checar cuanto fue de ventas al extranjero en la empresa y solicitan todos los pedimentos de exportación cuando son cosas distintas, por esto, por empresas que han abusado de transacciones ilegales, y sobre todo, fines recaudatorios, estamos sufriendo con la marejada de cambios a todos los CFDIs que existen hoy en día, Ingresos, Egresos, Traslado, Nómina, Pago, ya que de estos documentos el SAT pretende obtener toda la información necesaria para efectuar auditorías más eficaces y productivas, y para ello ha estandarizado toda la información que muestran las facturas, notas de crédito, nóminas y ahora de pagos en un futuro cercano, así como también, ha deseado identificar plenamente cuando las empresas tiene envio de productos pero que todavía son propiedad de la empresa en los CFDIs llamados de “Traslado”.
El SAT ha evolucionado en sus sistemas tecnológicos en los últimos 10 años además de implementar (ya hace más tiempo) una política de contratación de personas importantes de la iniciativa privada y así enriquecer sus diferentes áreas.
Por otro lado, da la impresión de que las empresas no han evolucionado a la velocidad del SAT, hace 10 años, cualquier requerimiento de la autoridad era erróneo y gran porcentaje era cancelado por el personal que administraba las empresas, hoy, cuando la empresa recibe un requerimiento, es porque la empresa SÍ se equivocó en algo y ahora los errores son más de las empresas que del SAT.
Conclusiones
Esto lo debemos tener muy en cuenta en las empresas y trabajar en el análisis de los procesos actuales para identificar las mejoras tomando en cuenta lo aquí mencionado y establecer canales de comunicación eficaces entre todas las áreas de la empresa.
Para esto, los niveles jerárquicos más altos de administración de la empresa, deben estar consientes de ello para que el cambio pueda caminar y sea provechoso para todas las áreas, de otra manera, las pesadillas, tragos amargos, y responsabilidades seguirán cayendo en departamentos y personas que no siempre tienen la responsabilidad como hasta ahora.
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