La vulnerabilidad de la empresa y el enfoque de auditoría interna, en tiempos de COVID

Introducción

La pandemia de la COVID 19 llegó a casi todos los países del mundo, su propagación ha dejado a las economías y empresas en graves apuros, mientras varios gobiernos intentan mitigar sus efectos con medidas de confinamiento. A pesar del desarrollo de nuevas vacunas, persiste la incertidumbre y muchos todavía se preguntan cómo será la recuperación económica. La mayoría de los países se encuentran en recesión.

Mayoría de los países en recesión en crecimiento del PIB

Efectos del coronavirus en las empresas

Por las limitaciones de movilidad implementadas, el número de clientes que van físicamente a las tiendas ha ido cayendo aún más, tomando como referencia los primeros confinamientos, según la firma de investigación ShopperTrak.

Efectos del Covid-19 en las empresas

El teletrabajo ha pasado a formar parte de la realidad de millones de trabajadores, como demuestra un estudio hecho en España, que el 68% asegura que tiene la opción de teletrabajar en 2021 (ya sea de forma obligada o voluntaria). En 2020, antes de la pandemia, tan solo el 36% de los asalariados contaban con esa opción1.

La región de América Latina y el Caribe se ha visto severamente afectada, ya que se perdieron 26 millones de empleos como consecuencia de la pandemia2.

Las medidas de confinamiento llevaron a prohibir el funcionamiento de las empresas que no fueron catalogadas en el sector de atención directa a la crisis sanitaria, lo que afectó tanto su capacidad productiva como la venta de sus productos. Esta situación llevó a la reducción de los ingresos de los consumidores, así como la incertidumbre han llevado a una contracción y modificación de los patrones de consumo.

El impacto de la crisis repercutió también en el abastecimiento de insumos y en los pagos a los proveedores en muchas cadenas, poniendo en peligro no solo la producción sino también la sobrevivencia de los escalones más débiles3.

La crisis llevó al desarrollo de las ventas on-line, que aumentaron en 85% entre enero y septiembre 2020, lideradas por el sector de alimentos y productos farmacéuticos.

Sectores perdedores y ganadores

Dentro de los sectores ganadores bajo estas circunstancias tenemos los cuidados de la salud; alimentos procesados al por menor; medios de comunicación masiva; cuidado personal e higiene; Comercio electrónico; y, logística y mensajería.

En el lado opuesto, los sectores que tuvieron mayor impacto negativo fueron: transporte; gas y petróleo; automotriz; construcción y bienes raíces; maquinaria industrial; y, tiendas departamentales.4

Nuevas tendencias durante la pandemia
La tecnología apalanca las nuevas reglas del juego

Impacto del COVID en auditoría interna

El rol de Auditoría Interna en la “nueva normalidad”

El auditor debe hacer énfasis en las prioridades a corto plazo, así como revisiones y actualizaciones periódicas del Plan de Auditoría Interna para proporcionar un mayor nivel de aseguramiento y aportar conocimiento.

Debera incrementar su interacción con las partes interesadas (stakeholders), tales como Auditoría Externa, Cumplimiento y Gestión de Riesgos Empresariales, para optimizar recursos.

Auditoría Interna debe comprender el nivel de documentación electrónica disponible y solicitar pruebas, en la medida de lo posible con antelación, para que el personal tenga tiempo de digitalizar los documentos físicos cuando sea necesario. Considerando lo anterior, adoptará y/o aumentará el uso de nuevas tecnologías para realizar el trabajo.

Concentrarse en las operaciones atípicas y reducir la interrupción al negocio, sin dejar de proporcionar resultados y aseguramiento de valor. Priorizando el aseguramiento sobre las áreas de riesgo emergentes (por ejemplo, análisis de escenarios, modelado de liquidez, cambios en las políticas gubernamentales o cambios en los comportamientos de los clientes).

Cuando sea necesario cancelar y/o aplazar el trabajo, previa aprobación del máximo órgano de gobierno y revisar si los recursos de de su área pueden ser reutilizados para apoyar los proyectos, las actividades críticas o las iniciativas. Una alternativa es aplazar o replantear las labores no esenciales de AI, sin que incumpla con los requisitos reglamentarios/ estatutarios, a que se encuentra obligada.

Actividades a considerar

Algunas actividades a consideradas a realizar son:

  • Apoyar a la primera línea para gestión de proyectos, asesoría financiera y conocimiento de sistemas y operaciones comerciales globales.
  • Revisar los planes de contingencia y/o planes de pandemia
  • Revisar la exposición al riesgo de la organización frente a la pandemia y soporte en el desarrollo de un plan de acción en sus diversos escenarios.

Para evitar que la independencia se vea afectada, cuando se le pida ayuda a AI con el trabajo, podría limitar su alcance a proporcionar asesoramiento y no participar directamente en la implementación. También puede aplazar la auditoría al momento en que la empresa ha asumido la propiedad del proyecto específico.

Acciones

Auditoría Interna puede ayudar a la organización a mirar hacia adelante mediante las siguientes acciones:

  • Asistir a grupos de dirección de proyectos y proporcionar una voz independiente y objetiva para desafiar el pensamiento de la Gerencia sobre el riesgo.
  • Criticar el diseño de controles nuevos y/o modificados antes de su aplicación, como resultado de un entorno de trabajo cambiante.

Desafíos de la Auditoria Interna en la nueva normalidad

Los desafíos que Auditoria Interna tiene que afrontar ante esta “nueva normalidad” son:

  • Mantener al personal motivado mientras trabaja en entornos remotos.
  • Implementar un plan de contingencia para garantizar que se mantengan las actividades críticas, para que el negocio siga en curso, en caso de que algún miembro del equipo enferme.
  • Mantener la presencia corporativa mientras se trabaja a distancia esto se puede lograr:
    • Con reuniones de avance celebradas con las principales partes interesadas en toda la empresa.
    • Desarrollando relaciones sólidas, basadas en la confianza, la credibilidad, la eficiencia y la transparencia.
  • Entrega de revisiones de alta calidad a través del trabajo remoto. Como apoyo se puede aumentar el uso de las capacidades tecnológicas disponibles. Reducir el número de revisiones de auditorías internas realizadas por año.
  • Incremento en los riesgos de fraude pueden cambiar. Los incentivos para cometer fraude también pueden aumentar si se producen despidos de empleados o si los empleados sufren un estrés financiero personal significativo.

Áreas de riesgo emergentes que Auditoría Interna debe considerar

Los controles de acceso a software de los usuarios pueden verse comprometidos como resultado de acuerdos de ausencias o de trabajo flexible y pueden surgir conflictos de intereses o incluso pudo desaparecer la segregación de funciones establecidas. Esto podría solucionarse permitiendo que los sistemas mantengan pistas de auditoría a las que se pueda hacer referencia en una fecha posterior.

Auditoría Interna debe enfocarse en lo siguiente:

  • Controles de revisión de la Administración.
  • Controles de juicio contable (provisión de deuda incobrable, provisión de inventario, deterioro del goodwill y de activos intangibles, valor razonable de los activos financieros y no financieros)
  • Controles de procesamiento de transacciones
  • Controles de pagos en efectivo
  • Controles empresariales automatizados
  • Proveedores de servicios tercerizados

Conclusiones

Derivado del entorno cambiante con un grado de incertidumbre que no se había presentado con anterioridad, es importante tener presente que pudieran darse asuntos relacionados con el uso inadecuado de información privilegiada. Así como la dependencia de personas clave con acceso de superusuarios que vulnere el sistema o impacte en la segregación de funciones.

Es fundamental que Auditoría Interna tenga resiliencia en su gestión por las condiciones actuales, especialmente por el trabajo remoto que se implementó a raíz de las medidas que se tomaron para mitigar los impactos de la COVID 19.

Notas al pie: 
1. Fuente: consultora líder en recursos humanos HAYS Españaº 
2. Según análisis de la Organización Internacional del trabajo 
3. Banco Mundial, 2020
4. SAP, Select, McKinsey, Dcode EFC Analytics y Mauricio Candiani
Referencias y bibliografía:
Fondo Monetario Internacional, gráficas de efectos del COVID Shopper Trak, consultada el 24 de enero de 2021
Flightrader, 24 de enero de 2021
Consultora líder en recursos humanos HAYS España, 14 de abril de 2021 Banco Mundial, 2020
KPMG, consultada el 20 de abril de 2021 Deloitte, consultada el 20 de abril de 2021
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