Las Tecnologías de la Información como pilar del Gobierno Corporativo

Las Tecnologías de la Información como pilar del Gobierno Corporativo

Antecedentes

Para una oportuna toma de decisiones de administradores, socios y consejeros en las organizaciones, es relevante disponer de información veraz y oportuna tal como está previsto por las Normas de Información Financiera1, y para tal fin, se emitieron una serie de principios con el objetivo de velar por la integridad de la información financiera.

La emisión de la información financiera no siempre es veraz y oportuna por no disponer de una Sistema que facilite la gestión de datos emanados de procesos no estandarizados operativos y administrativos, ya que no se dispone de un proceso no tecnificado que facilite la emisión de informes financieros y operativos, sentando las bases necesarias para aplicar auditorias financieras y operativas en las áreas antes mencionadas con objeto de certificar la emisión de la información financiera a una fecha determinada.

En tiempos de crisis no se debe de depender de un dictamen que certifique la veracidad de la información para la toma de decisiones por parte de los administradores.

Adicionado a los tiempos de crisis Mundial Covid 19 que genera crisis locales, la alta competencia entre los jugadores del entono: clientes, consumidores, proveedores, competidores, regulaciones locales, nacionales e internacionales, demanda que las organizaciones privadas y públicas, la toma de decisiones sean lo mas rápido y oportuno posible, demandando la generación de información veraz y oportuna, sin tener que esperar a que un tercero certifique y valide la información que se emite por parte de la organización.

Principios Básicos del Gobierno Corporativo

En el Código de Principios y Mejores Prácticas del Gobierno Corporativo2 establece como una Mejor Práctica el garantizar que el Consejo de administración tome decisiones con información financiera confiable, el órgano intermedio que realice la función de auditoría lo apoyará con su opinión acerca de dicha información, la cual deberá ser firmada por el director general y el director responsable de su elaboración.3

Es importante destacar el hecho de que la firma de los estados financieros por del director general y el responsable de la emisión de los estados financieros no es garantía de que dichos informes sean veraces y oportunos por simples razones:

  • Son estados financieros internos no dictaminados
  • Podrían no cumplir con la normatividad financiera vigente
  • Procesos operativos y administrativos no estandarizados, sistematizados e implementados
  • Información operativa de la organización recolectada en medios impresos
  • Existe retraso en la carga de información operativa en medios electrónicos al momento de la emisión del informe financiero
  • La capacidad profesional y técnica de los administradores puede ser de visión limitada

El papel de las TIC

Para cumplir con este objetivo básico y elemental las TIC4 ofrecen una alternativa rápida y eficiente para la emisión de la información, sistematizando los datos emitidos por la operación y la conversión de datos en informes operativos y financieros confiables para la toma de decisiones.

¿Cómo se identifica el nivel de sistematización de la información conforme las capacidades de las TIC?

Nivel de sistematización de la información

La información financiera proviene de forma natural de los procesos operativos, donde intervienen recursos humanos, materiales y maquinas donde cada acción debe de ser cuantificada en términos monetarios.

Ahora bien, no todos los procesos generan un resultado monetario; se puede mencionar la generación de una cotización o levantar un pedido de venta. Estos procesos tienen un costo monetario, pero no generan efectos monetarios; por el contrario, una salida de almacén o la facturación de un bien, genera afectaciones monetarias y contables.

Por ello en el flujograma antes descrito se identifican actores de procesos, algunos de ellos generan acciones que se traducirán en costos monetarios, la cotización de un bien y servicio o generar un pedido no garantiza cerrar la venta, es decir, no generarán necesariamente un cambio en los activos de la compañía, (salidas de mercancías) o cambios en los pasivos de la compañía (provisión de impuestos por pagar).

Por el contario al facturar un bien o servicio se traducirá en la salida de mercancías afectando los activos de la compañía y que deben de ser cuantificados adecuadamente en los registros contables y financieros de la compañía.

Por ello es relevante entender los procesos operativos y financieros de la organización y entender las fases de la tecnificación de la información financiera elemental.

El registro de los procesos operativos deberá de generar:

  • Una transacción contable
  • La transacción contable deberá de generar una póliza contable
  • La suma de las pólizas contables genera una balanza de comprobación
  • De la balanza de comprobación se generan los estados financieros básicos

Proceso contable no sistematizado

La premisa de el registro Contable es primaria y no depende del proceso operativo, era condición aceptable cuando no se disponía de sistema de gestión financiera disponibles de bajo costo…

Ahora se tienen procesos operativos en organizaciones donde la cuantificación monetaria de la tarea ocurre en un lugar distinto al control de las operaciones financieras, la realización de registros contables en un sistema TIC operativo diferente al contable o en un destino remoto a la organización operativa.

Es relevante destacar que cuando los registros monetarios de las transacciones son realizados en un sistema distinto al operativo, se generarán errores de cuantificación monetaria, con la incertidumbre de los datos por registros erróneos o tardíos para la emisión de los estados financieros en tiempo y forma de la compañía.

Listado de afectaciones contables manuales para el registro de una póliza contable

  1. Ingreso de póliza (diario)
  2. Registro manual de fecha de la póliza
  3. Registro de la cuenta contable del cargo (gasto)
  4. Registro del monto del cargo
  5. Registro de la Cuenta de abono
  6. Registro del monto del abono
  7. Registro de cargo del costo de ventas (dato calculado en otro sistema)

Errores de registro manuales contable comunes

  • Registrar en una misma póliza operaciones de tipo diario y egreso
  • Cálculo erróneo de la fluctuación cambiaria
  • Provisión de la factura a una cuenta de gastos generales sin definir el origen de costo o gasto
  • Control manual del folio de la póliza, que no es de diario ni de egresos
  • Registro manual de datos calculados en otro sistema.
  • Póliza de diario del costo de ventas
  • No se tiene conciliado el inventario físico con registros contables

Elementos de un proceso contable sistematizado

El registro contable es secundario y tienen alta dependencia de los procesos operativos, disponible en plataformas ERP5, de bajo costo siendo mas eficiente la gestión de datos y de información financiera.

Cuando los registros contables base de la información financiera son generadas de forma automática por lo procesos operativos de los diferentes autores de la organización, el flujo de la información es más eficiente, veraz y oportuna donde la ocurrencia de la información es generada en tiempo real.

Flujograma de procesos de almacén

Derivado de la ejecución de las tareas de los diferentes actores de la organización: facturistas, almacenistas, compradores etc. en tiempo real se cuantifican monetariamente las tareas quedando registros contables de las transacciones efectuados en tiempo real por parte de los actores.

Es decir las afectaciones contable se generan de forma secundaria a partir de un proceso operativo siendo esto lo correcto en un entorno eficiente de generación de información financiera.

En este flujo grama se puede visualizar en las etapas del proceso y se deberán de establecer políticas de control de procesos y donde los auditores de procesos, calidad y financieros deberán de intervenir. Lo mas relevante es lograr la posibilidad de establecer el alcance y metodología aplicable de la auditoría.

Procesos operativos

  1. Facturación del producto “A” Al generar la factura se contabiliza el costo de ventas y la venta
  2. La recepción de mercancías se registra por el método de inventarios perpetuos con su fórmula de valuación de inventarios respectivo (PEPS, UEPS, promedios)
  3. Provisión de la factura del servicio telefónico
  4. Cobro en sitio, se tiene el control de bancos en tiempo real
  5. Conocer las existencias antes de facturar un producto
  6. En gestión de la producción en proceso, se podrá evaluar financieramente al cierre de mes el valor del inventario de producción en proceso sin tener que recurrir al contador de la empresa para tener la información actualizada

Emisión de un informe financiero en tiempo real de forma veraz y oportuna

Previamente como parte de los antecedentes del presente documento se externó, que, para la toma de decisiones de forma oportuna de parte de los administradores, socios, consejeros, etc en las organizaciones es relevante disponer de información veraz y oportuna tal como está previsto por las Normas de Información financiera6.

Por tal motivo el Consejo Coordinador Empresarial con el propósito de promover confianza y certidumbre en la información proporcionada a los accionistas, es importante que las bases de preparación de la información anual sean consistentes con las que se utilizaron durante el ejercicio.

Se recomienda que el consejo de administración apruebe los mecanismos que sean necesarios para asegurar la calidad de la información financiera que se le presente; en el caso de que ésta corresponda a períodos intermedios durante el ejercicio, se vigilará que se elabore con las mismas políticas, criterios y prácticas con las que se preparará la información anual. En este proceso, se podrá auxiliar por los auditores internos, externos y el Comisario de la sociedad.7

MEJOR PRÁCTICA 34.-

Complejidad de la Información financiera

  • El sistema de información debe de permitir los sistema de registro inventarios
  • El sistema debe de permitir integrar las compras de materias primas
  • Método de valuación, fórmulas de valuación
  • Método de acumulación de costos por órdenes de producción, procesos
  • Medio de acumulación los tres elementos del costo (materia prima, mano de obra, gastos de fabricación y maquilas
  • Permitir prorrateos de gastos
  • Rentabilidad de productos.
  • Que el sistema contabilice automáticamente el costo de ventas
  • Desde luego que emita los estados financieros básicos elementales, y otra serie de reportes

Conclusión

Así se puede concluir que la tecnología de la información aplicada a las operaciones en la empresa es de vital importancia para fortalecer y mejorar la información financiera, que es uno de los objetivos del gobierno corporativo.

Esto también redunda en información financiera de calidad, ayudando a cumplir con el fin de la actividad contable, el mejor análisis e interpretación de los estados financieros.

Notas al pie:

1. El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A. C. (CINIF)

2. Emitido por el Consejo Coordinador Empresarial, 3ra. edición del 2018

3. Pagina 40, Mejor Práctica No 30 del Código de Principios y Mejores Prácticas del Gobierno Corporativo

4. Las Tecnologías de la Información y la Comunicación.

5. Se llama ERP a los sistemas de planificación empresariales que administran aspectos de producción, distribución y otros en una compañía en tiempo real integrado en un solo sistema: a partir de los procesos operativos se disparaban los procesos transacciones contables.

6. El Consejo Mexicano para la Investigación y Desarrollo de Normas de Información Financiera, A. C. (CINIF)

7. Apartado 5.3. Código de Principios y Mejores Prácticas de Gobierno Corporativo del CCEM 3ra edición 2018

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