Matriz de Riesgos AMEF aplicado a los procesos Administrativos y/o de Negocios

Matriz de Riesgos AMEF aplicado a los procesos Administrativos y/o de Negocios

Antecedentes

La mejor forma de evolucionar de forma masiva de las sociedades, tiene que ver con la presencia de procesos, fenómenos y/o problemas sociales mundiales disruptivos: “La Rueda, El fuego, El Telégrafo, la Computadora, El Internet, El Iphod de Apple, y ahora el COVID-19, etc” que hacen que las organizaciones, las personas, los flujos y/o procesos de trabajo se modifiquen para hacer frente a los restos que marca el entorno global mundial.

Tal el caso de la Pandemia Mundial de Covid-19 que ha dictado una nueva dirección hacia todos los aspectos de la vida del ser humano: social, empresarial, de gobierno, y que por un momento nos obligo hacer un paro de actividades y posteriormente conforme lo hemos venido madurando y/o entendiendo hemos regresado a la nueva normalidad de lo que significa la nueva vida social, empresarial, profesional, educativa, y familiar etc.

Lo anterior acelero actividades que antes veíamos lejos:

  • a).- El teletrabajo,
  • b).- Acelero el proceso de la impartición de la educación de forma virtual,
  • c).- La coordinación de equipos de trabajo, de proyectos de forma remota,
  • d).- Acelero la dependencia del uso de la comunicación virtual y conectividad etc.

Es decir todas aquellas actividades que pueden y deben de ser desarrolladas mediante la utilización de implementos tecnológicos han venido evolucionado de forma exponencial generando nuevas ventanas de oportunidad para la sociedad, industria, educación, salud, etc.

Todo esto ha motivado que las organizaciones tengan que pensar y actuar de forma mas eficiente en sus procesos de negocios para hacer frente a la competencia que marca el nuevo entorno social: y empresarial. En la gráfica siguiente vemos de forma evolutiva lo que ha representado el evento fortuito Cisne Negro: “Covid-19”

Fuente: https://www.ig.com/es/ideas-de-trading-y-noticias/la-teoria-del-cisne-negro-explicada—que-es-un-suceso-de- cisne–201009

Herramientas de Gestion de Procesos administrativos: AMEF: herramienta de Lean Manufactura, que facilita la mejora de procesos operativos y de negocios

AMEF: Metodología auxiliar de Lean Manufacturing

El AMEF es por excelencia la metodología propuesta como mecanismo de acción preventivo en el diagnóstico y la implementación del Lean Manufacturing. Este se activa por medio de los indicadores cuando se requiere prevenir la generación de problemas:

Es importante cumplir con cada uno de los requisitos para la exención del IVA, ya que, si se incumple alguno, en una posible revisión la autoridad podrá determinar que no se cumplió con una obligación y por ende solicitar el pago del IVA.

Requisitos para la exención del IVA
Requisitos para la exención del IVA

Definición: El Análisis del Modo y Efecto de Fallas (AMEF)

Es un procedimiento que permite identificar fallas en productos, procesos y sistemas, así como evaluar y clasificar de manera objetiva sus efectos, causas y elementos de identificación, para de esta forma, evitar su ocurrencia y tener un método documentado de prevención.

  1. Normalmente se aplicará en un negoció en Marcha.
  2. Un interesado tercero de la empresa será el actor que solicitará este tipo de análisis de riesgos. Bancos, Auditores, etc.

Tipo de AMEF

Productos: El AMEF aplicado a un producto sirve como herramienta predictiva para detectar posibles fallas en el diseño, aumentando las probabilidades de anticiparse a los efectos que pueden llegar a tener en el usuario o en el proceso de producción.

Procesos: El AMEF aplicado a los procesos sirve como herramienta predictiva para detectar posibles fallas en las etapas de producción o prestación de servicios, aumentando las probabilidades de anticiparse a los efectos que puedan llegar a tener en el usuario o en etapas posteriores de cada proceso o prestación de servicio.

Sistemas: El AMEF aplicado a sistemas sirve como herramienta predictiva para detectar posibles fallas en el diseño del software, aumentando las probabilidades de anticiparse a los efectos que pueden llegar a tener en su funcionamiento.

Otros: El AMEF puede aplicarse a cualquier proceso en general en el que se pretendan identificar, clasificar y prevenir fallas mediante el análisis de sus efectos, y cuyas causas deban documentarse.

Nota: para nuestro análisis nos centraremos en el AMef de procesos de Negocios

Ventajas del AMEF

  • Identificar las posibles falla de un proceso y/o sistemas
  • Conocer a fondo el producto, el proceso o el sistema.
  • Identificar los efectos que puede generar cada falla posible.
  • Evaluar el nivel de criticidad (gravedad) de los efectos.
  • Identificar las causas posibles de las fallas.
  • Establecer niveles de confiabilidad para la detección de fallas.
  • Evaluar mediante indicadores específicos la relación entre: gravedad, ocurrencia y detectabilidad.
  • Documentar los planes de acción para minimizar los riesgos.
  • Identificar oportunidades de mejora.
  • Generar Know-how.
  • Considerar la información del AMEF como recurso de capacitación en los procesos

Cuando debo de implementar un AMEF

  • Diseño de nuevos productos y/o servicios.
  • Diseño y/o rediseño de procesos.
  • Programas de mantenimiento preventivo.
  • Etapas de documentación de procesos y productos.
  • Etapas de recopilación de información como recurso de formación para la toma de decisiones.
  • Por exigencia de los clientes.
  • Cuando existan procesos, productos y/o servicios que generen problemas a la organización y que afecte sustancialmente el resultado y/o productividad financiera y operativa de la empresa.

AMEF: Metodología auxiliar de Lean Manufactuing aplicado a los procesos administrativos

En la gestión administrativa de tareas y/o actividades diaria se generan retrasos de información y sobrecostos en la prestación de servicios, o entrega de insumos derivado a que las actividades que se ejecutan por parte de los usuarios no son eficientes, y mediante la aplicación de la metodología del AMEF, podemos detectar la causa raíz del problema.

Procedimiento de aplicación de la AMEF

  1. Desarrollar un mapa del proceso (Representación gráfica de las operaciones).
  2. Formar un equipo de trabajo (Team Kaizen), documentar el proceso, el producto, etc.
  3. Determinar los pasos críticos del proceso.
  4. Determinar las fallas potenciales de cada paso del proceso, determinar sus efectos y evaluar su nivel de gravedad (severidad).
  5. Indicar las causas de cada falla y evaluar la ocurrencia de las fallas.
  6. Indicar los controles (medidas de detección) que se tienen para detectar fallas y evaluarlas.
  7. Obtener el número de prioridad de riesgo para cada falla y tomar decisiones.
  8. Ejecutar acciones preventivas, correctivas o de mejora.

Ejemplo de Matriz de Riesgos financieros, contables y administrativos

Ejemplo de Matriz de Riesgos financieros, contables y administrativos
Ejemplo de Matriz de Riesgos financieros, contables y administrativos

Problema: Casuística problema

El Encargado de Costos del Colegio de “CCPGJ”, al realizar el cierre mensual detecta que tiene problemas de valución de Inventaros de productos terminados, siendo esto un problema recurrente.

  • a).- Existen libros de alta rotación con cambios en costos constantemente y que no son razonables.
  • b).- Cuando realiza el estado de resultados por la línea de Libros siempre tiene una variación en rentabilidad de producto,
  • c).- Al respecto ha estado revisando las facturas y en la misma no tienen cambios en los costos.
  • d).- Le indico el Contador general que revisar que estaba pasando al respecto.
  • e).- Información adicional:

Valor del Inventario promedio mensual $ 1,450,000. Variación de rentabilidad en promedio va del 25% al 38%.

La venta promedio en Libros mensuales es de $ 850,0000 en promedio. (Nota por venta de Libros del Colegio representa en promedio el 24% de los Ingresos totales.

Análisis de Problema; Utilizando el Método AMEF

A.- Flujograma del proceso: Almacén (Modelado en Bizagi)

Modelado en Bizagi

B.- Análisis del proceso: Almacén (Modelado en Bizagi)

Análisis del proceso de Almacén

c).- Matriz de Riesgos

Formato Análisis de modo y efecto de falla AMEF

Conclusión del Análisis AMEF

En la revisión del proceso en cuestión se detecto varios errores de la información procesada por parte de los diferentes involucrados en el proceso.

  • a).- Se presentan continuos errores en el levantamiento de la orden de compra, ya que no se ingresan en la Orden de Compra los códigos de productos correctos.
  • b).- Al respecto el proveedor surte la mercancías en base a los códigos de productos, por lo tanto si los códigos de productos no son correctos, surte y factura productos que no son requeridos en la librería.
  • c).- Derivado de lo anterior se emiten Notas de Crédito sobre productos facturados erróneamente.
  • d).- Por otra parte se detecto que se reciben productos sin Orden de Compra y derivado a que están en consignación algunos de ellos, al momento de facturar no están en el sistema ya que no fueron ingresados en tiempo, lo que genera que registren los productos con remisión a un precio de costo diferente al facturado por el proveedor, por lo que se generan diferencias de precio de producto entre lo ingresado previamente con la remisión y la factura final.
  • e).- En la matriz de riesgos ya quedo identificado los problemas en cuestión y se definió la iniciativa de mejora para corregir el problema, dicha iniciativa ya fue asignada a los responsables del proceso correspondiente.
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