Dentro de este artículo:
- Ventajas de documentar la auditoría
- Cuestiones surgidas después de la fecha del informe de auditoría.
- Compilación del archivo final de auditoría
- Estructura, contenido y extensión de la documentación de auditoría
- Consideraciones específicas para entidades de pequeña dimensión.
- Cuestiones surgidas después de la fecha del informe de auditoría.
- Compilación del archivo final de auditoría.
- Conclusiones
La responsabilidad que tiene el auditor de preparar la documentación correspondiente a una auditoría de estados financieros, se estable en esta Norma Internacional de Auditoría.
En esta norma se establecen los requisitos generales para la documentación que el auditor debe preparar y retener en relación con trabajos de auditoria de estados financieros, auditoría de control interno sobre los informes financieros y la revisión de la información financiera provisional.
Su objetivo es proporcionar evidencia de las bases del auditor para llegar a una conclusión y proporcionar evidencia de que la auditoría se planificó y ejecutó de conformidad con los requerimientos legales o reglamentos aplicables. Es aplicable a las auditorías de estados financieros correspondientes a periodos iniciados a partir del 15 de diciembre de 2009.
Ventajas de documentar la auditoría
- a. Facilitar la planificación y ejecución de la auditoría
- b. Mejorar la supervisión, dirección y cumplimiento de normatividad
- c. Permite rendir cuentas de la realización del trabajo
- d. Realizar revisiones de control de calidad e inspecciones de acuerdo con la NICC 1 “Control de calidad en las firmas de auditoría que realizan auditorías y revisiones de estados financieros”
- e. Realizar inspecciones externas de conformidad con los requerimientos legales.
Al documentar la auditoría de acuerdo a la naturaleza, momento de realización y procedimientos de auditoría aplicados, el auditor deja constancia de:
- Las partidas específicas sobre las que se han realizado pruebas.
- La persona que realizó el trabajo de auditoría y la fecha en que se completó.
- La persona que revisó el trabajo, la fecha y alcance de la revisión.
- Las discusiones sobre cuestiones significativas mantenidas con la dirección.
- En caso de identificar información incongruente, la conclusión final de la auditoría y el tratamiento que se le dio.
- En situaciones excepcionales, el auditor deja de cumplir un requerimiento aplicable de una NIA, documentará el modo en que los procedimientos de auditoría alternativos alcanzan el objetivo de dicho requerimiento, y los motivos de la inaplicación.
Cuestiones surgidas después de la fecha del informe de auditoría.
En ciertas circunstancias, el auditor aplica procedimientos de auditoría nuevos o adicionales, o alcanza nuevas conclusiones después de la fecha del informe de auditoría, se debe documentar:
- a. Las circunstancias observadas.
- b. Los procedimientos de auditoría nuevos, la evidencia de auditoría y las conclusiones alcanzadas, así como los efectos sobre el informe de auditoría.
- c. La fecha y personas que realizaron y revisaron los cambios en la documentación.
Compilación del archivo final de auditoría
El auditor reunirá la documentación de auditoría en un archivo y completará el proceso administrativo de compilación del archivo final, después de la fecha del informe de auditoría. Y no eliminará, ni descartará documentación de auditoría, cualquiera que sea su naturaleza, antes de que finalice su plazo de conservación.
Cuando el auditor considere necesario modificar la documentación de auditoría existente o añadir nueva documentación, después de terminar la compilación final de auditoría, el auditor documentará los motivos específicos para hacerlas, y la fecha y personas que las realizaron y revisaron.
Estructura, contenido y extensión de la documentación de auditoría
Dependerá de los siguientes factores:
- La dimensión y complejidad de la entidad,
- La naturaleza de los procedimientos de auditoría a aplicar,
- Los riesgos identificados de incorrección material,
- La necesidad de documentar una conclusión o base para una conclusión que no resulte fácil de obtener,
- La metodología de la auditoría y herramientas utilizadas.
La documentación de auditoría puede registrarse en papel, medios electrónicos o en otros medios.
Algunos ejemplos de documentación de auditoría son:
- Programa de trabajo,
- Planeación estratégica de auditoría,
- Memorándums relativos a cuestiones determinadas,
- Cartas de confirmación y manifestaciones,
- Comunicaciones escritas (incluido correo electrónico), significativos,
- Resúmenes o copias de los registros de la entidad.
Documentación de cuestiones significativas y de juicios profesionales
Juzgar la significatividad de una cuestión requiere un análisis objetivo de los hechos y de las circunstancias. Por ejemplo:
- Las cuestiones que dan lugar a riesgos significativos.
- Los resultados de los procedimientos de auditoría o revisar los riesgos de incorrección material.
- Las circunstancias que ocasionan al auditor dificultades para la aplicación de procedimientos de auditoría.
- Los hallazgos que pudieran dar lugar a una opinión de auditoría modificada o a la introducción de un párrafo de énfasis en el informe de auditoría.
Un factor importante para la determinación del contenido de la documentación de auditoría sobre cuestiones significativas, es el grado en que se ha aplicado el juicio profesional en la realización del trabajo. Esto es de especial interés, incluso cuando se hace una revisión retrospectiva de las estimaciones contables.
El auditor puede considerar útil preparar y mantener como parte de la documentación de auditoría un “memorando final”, que describa las cuestiones significativas identificadas durante la realización de la auditoría y como se trataron.
Dejar constancia de las características identificadas sirve para:
- Rendir cuentas del trabajo realizado.
- Comprobación por fechas y números de órdenes de compra revisados.
- Dejar constancia del alcance de los procedimientos aplicados y la población.
- Cuando se requiera un muestreo sistemático en una población de documentos, el auditor deja constancia del origen, punto de partida e intervalo del muestreo.
- Dejar constancia de las fechas de realización de las indagaciones.
- Tratándose del procedimiento de observación, dejar constancia del proceso, las personas cuestionadas, fecha y modo en que se realizó la observación.
- Dejar evidencia del trabajo de auditoría que se revisó, quien revisó y fecha.
La documentación de auditoría puede incluir, actas de reuniones para discutir cuestiones significativas tratados con el personal de la entidad, terceros o asesores externos.
Consideraciones específicas para entidades de pequeña dimensión.
En estos casos, el socio del encargo cumplirá con el requerimiento fundamental de preparar documentación de auditoría, ya que puede ser sujeta a revisión por terceros, con fines de regulación. Además puede documentarse conjuntamente.
Cuestiones surgidas después de la fecha del informe de auditoría.
Son aquellos hechos que llegan al conocimiento del auditor después de la fecha del informe de auditoría, pero que existían en dicha fecha, y que, de haber sido conocidos en la misma, podrían haber motivado la corrección de los estados financieros o una opinión modificada en el informe de auditoría.
Compilación del archivo final de auditoría.
LA NICC 1 requiere que las firmas de auditoría establezcan políticas y procedimientos para completar oportunamente la compilación de los archivos de auditoría. Un plazo adecuado para completar la compilación del archivo de auditoría no excede habitualmente de los 60 días siguientes a la fecha del informe de auditoría.
Pueden hacerse cambios en la documentación de auditoría durante el proceso de compilación, si son de naturaleza administrativa, por ejemplo: eliminación de documentación reemplazada, clasificación de papeles de trabajo, añadiendo referencias.
Plazo de conservación de documentación.
El plazo de conservación para encargos de auditoría habitualmente no es inferior a cinco años a partir de la fecha del informe de auditoría o de la fecha del informe de auditoría del grupo, si esta es posterior.
AS 1215: “Documentación de auditoría”
Esta norma establece los requisitos para la documentación que el auditor debe preparar de conformidad con las normas de la Junta de supervisión contable de la empresa pública (“PCAOB“).
Si el auditor no puede determinar o demostrar que se realizaron procedimientos, se obtuvieron pruebas suficientes o se alcanzaron conclusiones apropiadas, el auditor debe cumplir las disposiciones del AS 2901, el examen de los procedimientos omitidos después de la fecha del informe.
Ciertas cuestiones, como la independencia del auditor, la aceptación y retención del cliente, pueden documentarse en un lugar específico bajo resguardo de la firma.
El auditor debe conservar la documentación de auditoría durante siete años a partir de la fecha de publicación del informe del Auditor en relación con los Estados financieros. Si no se emite un informe, siete años a partir de la fecha en que se completó sustancialmente el trabajo de campo.
Si el auditor no pudo completar dicho trabajo, siete años a partir de la fecha en que cesó la contratación.
Antes de la fecha de publicación del informe, el auditor debe haber completado todos los procedimientos de auditoría necesarios. Se debe compilar la documentación de auditoría a partir de una fecha no superior a 45 días después de la fecha del informe.
Si no se emite un informe, 45 días a partir de la fecha en que se completó el trabajo de campo. Si el auditor no pudo completarlo, 45 días a partir de la fecha en que cesó la contratación.
Conclusiones
La documentación de auditoría representa el trabajo realizado por el auditor de estados financieros, y es de suma importancia porque constituye la prueba material del trabajo realizado, la profundidad de las pruebas y los elementos en que se sustenta la opinión del auditor.
Además de servir de prueba de control de calidad seguido durante el proceso de revisión.
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