Plan de Continuidad de Negocio ante la Contingencia por COVID - 19

Antecedentes

En el año 2009 México fue golpeado por la contingencia de la influenza AH1N1, una emergencia que impactó fuertemente la economía del país.

Actualmente, nos vemos afectados por un virus que detiene las operaciones de los negocios, así como la vida cotidiana, como las conocemos, y tendrá impactos financieros globales de los cuáles no sabemos cómo afectarán a las empresas a largo plazo. Se habla de la más grande recesión desde la gran depresión (1929).

Nos encontramos en una gran encrucijada, ya que detener nuestro ritmo de trabajo es una enorme decisión. ¿Cómo podemos responder a esta incertidumbre? Y la respuesta es: mediante un Plan de Continuidad Operativa o BCP (Business Continuity Plan), e identificando oportunidades y el impacto que tendrá esta nueva contingencia del COVID-19 (Coronavirus) en nuestros negocios.

Retos y Oportunidades

Para esto nos enfrentamos a distintos retos ante este escenario desfavorable en el cual, la creación de oportunidades es de vital importancia:

Retos y oportunidades durante COVID-19

Es de suma importancia que, dentro de las consideraciones para dar continuidad a las operaciones del negocio bajo circunstancias críticas, se defina entre otras cosas.

  • Un esquema de trabajo que permita seguir operando el negocio en cumplimiento con las disposiciones o restricciones de la autoridad.
  • Considerar un escenario de por lo menos tres meses con caída fuerte de la demanda.
  • Asegurarse de tener garantizado el abasto de materia prima e insumos esenciales para producción y el cómo entregar al mercado.
  • Realizar un plan de abasto y proporcionar seguimiento al menos cada semana, validando con el equipo las necesidades para su cumplimiento
  • Integrarse con los proveedores trabajando en equipo.

Impacto en Sectores

Las compañías, específicamente la administración, son responsables de realizar una evaluación de la capacidad que tiene la empresa para mantener el negocio en marcha; así como evaluar continuamente todos los impactos que afecten o afectarán el desempeño de su negocio originados por la expansión vertiginosa de factores exógenos.

Es importante que se mantengan actualizadas las proyecciones financieras, se cuantifiquen los impactos correspondientes y se comuniquen oportunamente a los usuarios de la información financiera.

¿Cómo será la exposición de los distintos sectores ante el impacto de esta contingencia?

Potenciadores ganadores y perdedores
Mapa de calor de impacto COVID-19

Consecuencias del COVID-19

El brote del COVID-19 ha provocado que los líderes y propietarios de negocios tomen a consecuencia de esto decisiones a corto plazo que tendrán consecuencias de largo plazo y de manera global, el mercado financiero y las actividades diarias están sufriendo interrupciones, lo que provoca que los propietarios de negocios se centren en medidas de resiliencia, asegurándose de anticipar y gestionar riesgos para colaboradores y clientes, en cuanto a la producción a futuro.

Comprender las consecuencias del COVID-19 en la continuidad del negocio

Business Continuity Plan (BCP)

Un Plan de Continuidad de Negocio es un plan de emergencia con el objetivo de mantener la funcionalidad de la organización a un nivel mínimo aceptable durante una contingencia, como es el caso de la emergencia sanitaria provocada por el coronavirus COVID-19.

Un BCP debe contemplar todas las medidas preventivas y de recuperación para cuando se produzca una contingencia que afecte al negocio.

Es recomendable que todas las empresas, ya sean micro, pequeñas, medianas o grandes, así como de su giro, cuenten con planes de contingencia para mitigar el impacto que pueda tener el coronavirus en la economía del país.

Los 10 pasos para desarrollar un Plan de Continuidad del Negocio, de acuerdo con la norma ISO 22301, son los siguientes:

Plan de continuidad del negocio

Propósito de alcance del BCP y selección del líder

El propósito debe ser muy claro, y explicar por qué se implementará el BCP. Este plan de continuidad busca proteger la operación de la empresa ante desastres, accidentes o pandemias.

Un propósito claro es un criterio clave para determinar las prioridades los productos o servicios esenciales. Es posible limitar el alcance del BCP a los sectores claves o áreas esenciales de la empresa.

Se debe nombrar a un líder para el BCP, quien tendrá la iniciativa en las actividades del BCP en toda la empresa. Los líderes del BCP deben tener la autoridad y responsabilidad necesarias para desempeñar este papel.

El BCP abarca actividades a lo largo de toda la empresa que requieren la participación activa y la cooperación de distintos sectores.

Determinar actividades prioritarias

Para determinar las actividades prioritarias se deben responder las siguientes preguntas:

Actividades prioritarias en el plan de continuidad del negocio

Aquellas actividades esenciales dentro de la empresa se llaman actividades prioritarias. Asimismo, conocer el impacto de la interrupción total de las actividades enumeradas.

¿Cuánto tiempo se considera que transcurriría para que la interrupción de las actividades se vuelva inaceptable?

Se debe determinar lo que se realizará para que la empresa sea de nuevo operacional en el menor tiempo posible antes de salir del mercado o declararse en bancarrota.

Se debe comenzar evaluando el impacto que sufriría la empresa si las actividades fundamentales se trastornan por un desastre natural o accidente.

Evaluando los impactos externos, cuáles afectan a los usuarios, clientes, y a la sociedad en general. Asimismo, estudiando los impactos internos, como situación financiera, problemas operacionales y reputación de la empresa.

Determinar las necesidades para la continuación del negocio

Las actividades prioritarias dependen de diversos recursos internos y externos. En caso de una interrupción de negocios, se requiere que dichos recursos estén disponibles, de modo que puedan reanudarse las actividades prioritarias.

Se deben identificar y enumerar los recursos necesarios, dividiéndolo en tres categorías:

  1. Recursos internos
  2. Servicios esenciales
  3. Socios comerciales
Necesidades para la continuación del negocio

Determinar la evaluación de riesgos

Se debe identificar claramente cuáles riesgos pueden amenazar seriamente a la empresa. Se sugiere crear una lista de estos riesgos y analizar de cuáles deben tomar medidas con alta prioridad para prevenir daños lo más posible. Además, debes analizar y estimar en qué medida tus recursos esenciales se pueden estropear si estos riesgos se materializaran y cuánto tiempo tardarían en recuperarse.

Se debe determinar los riesgos que enfrenta la empresa como desastres naturales, accidentes industriales, epidemias o ataques intencionales.

El siguiente paso es evaluar el nivel de impacto y las probabilidades de que pase cada riesgo, identificándolos como Alto, Medio o Bajo.

Evaluación de riesgos para la continuación del negocio

Determinar las necesidades para la continuación del negocio

Se debe seleccionar un riesgo prioritario (p.ej., el sismo), y estimar el nivel de daño causado y el tiempo de recuperación para los recursos dañados a causa de este fenómeno.

Plan de necesidades para la continuación del negocio

No olvidar la protección previa al desastre

Cuáles recursos requieren tomar medidas para que la empresa llega a los tiempos ideales de recuperación, seleccionando los recursos que requieren medidas de protección y mitigación, y determinando los detalles de esas medidas. Incluyendo:

Protección previa al desastre

Elaborar la respuesta de emergencia

Se debe considerar las medidas inmediatas a tomar cuando ocurre el incidente o fenómeno, para prevenir que llegue a un escenario de emergencia se convierta en una situación de desastre incontrolable.

Elaborar la respuesta de emergencia

Determinar estrategias para la continuidad de negocios temprana

Existen conceptos clave para la planificación de estrategias de continuidad de negocios temprana, que se deben considerar para continuar con las actividades prioritarias. Al considerar estos conceptos, se crearán los planes de la Estrategia de Continuidad de Negocios para alcanzar los tiempos ideales de recuperación.

Estrategias para la continuidad de negocios temprana

Estar preparado financieramente

El objetivo es reconocer las condiciones financieras de la empresa en caso de una emergencia y preparar las medidas necesarias con anticipación para evitar la quiebra, aun cuando se interrumpan los ingresos.

Estar preparado financieramente

Al obtener la resta de los fondos disponibles, menos costos de recuperación y gastos ordinarios, se podrá conocer si la empresa cuenta o no con fondos suficientes para recuperarse de la interrupción.

Si el balance es positivo, es probable que la empresa tenga fondos suficientes para recuperarse.

Poner en práctica

El BCP debe ser efectivo para responder a la emergencia. El propósito de ejercitar el plan es asegurarse de que funciona efectivamente y puede cumplir con sus objetivos.

Poner en práctica el plan de continuidad del negocio
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