Refiriéndose al presupuesto como herramienta de la planeación administrativa, se le puede conceptuar como:

La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados que se deben de obtener por una entidad, en un periodo determinado.

Presupuesto maestro y presupuesto flexible

Introducción

La apertura de las naciones en un mundo cada vez más global, exige a las empresas propiciar la creación de la cadena de valor, hacia dentro y fuera de su contexto. por lo que deben tender a ser exitosas, por ejemplo, en:

  • El retorno de su inversión
  • Buscar un sentido social *
  • Contribuir al cuidado del ambiente ecológico*
  • La posición importante en su sector de actividad
  • Utilidades razonables
  • Flujos de caja, entre otros
*temas que en teoría suenan muy bien, pero empresas y gobiernos deben mucho en estos dos puntos.

Etimología y concepto de presupuesto

La palabra presupuesto se compone de dos raíces latinas:

  • pre = que significa, antes de
  • supuesto = hecho, formado

Por tanto, presupuesto significa antes de lo hecho

¿Qué es presupuesto?

En términos generales, la palabra presupuesto adoptada por la economía industrial:

Es la técnica de planeación y predeterminación de cifras sobre bases estadísticas y apreciaciones de hechos y fenómenos aleatorios.

Refiriéndose al presupuesto como herramienta de la planeación administrativa, se le puede conceptuar como:

La estimación programada, en forma sistemática, de las condiciones de operación y de los resultados que se deben de obtener por una entidad, en un periodo determinado.

Para lograr lo anterior, es preciso administrar correctamente las organizaciones.

Una de las vías para alcanzar este objetivo, es por medio de una planeación y retroalimentación oportuna. a este proceso, algunos tratadistas lo llaman:

  • Presupuesto
  • Planeación y control de utilidades
  • Control presupuestario

En suma, el presupuesto es un conjunto de pronósticos referentes a un lapso precisado.

Origen y evolución del sistema presupuestal

Puede decirse que siempre ha existido en la mente de la humanidad la idea de presupuestar, lo demuestra el hecho de que:

  • Los egipcios, antes de Cristo, hacían estimaciones para pronosticar los resultados de sus cosechas de trigo, con objeto de prevenir los años de escasez.
  • Los romanos estimaban las posibilidades de pago de los pueblos conquistados, para exigirles el tributo correspondiente.

Sin embargo, no fue sino hasta fines del siglo XVIII cuando los presupuestos comenzaron a utilizarse como contribución en la administración pública, al someter el ministro de finanzas de Inglaterra a la consideración del parlamento sus planes de gastos para el periodo fiscal inmediato siguiente, e incluir un resumen de gastos del año anterior y un programa de impuestos y recomendaciones para su aplicación.

Objetivos del sistema presupuestal

Los objetivos de un sistema presupuestal podemos equipararlos con el proceso administrativo al que se encuentra ligado.

  • Previsión
  • Planeación
  • Organización
  • Integración
  • Dirección
  • Control

Presupuesto maestro

Proporciona un plan global para un ejercicio económico próximo.

Generalmente se fija a un año, debiendo incluir el objetivo de utilidad y el programa coordinado para lograrlo.

Cuanto más exacto sea el presupuesto o pronóstico, mejor se presentará el proceso de planeación, fijado por la alta dirección de la empresa.

Requisitos para un buen presupuesto

Hablar del éxito de un presupuesto no quiere decir necesariamente que los resultados logrados hayan sido idénticos a los pronosticados, sería suficiente el haber obtenido una mejoría en el grado de eficiencia y seguridad con el que se condujo la empresa.

Para que un presupuesto cumpla con las funciones esperadas, es indispensable basarlo en determinadas condiciones que obligatoriamente deben observarse en su estructuración, como son:

  • a. Conocimiento de la empresa
  • b. Exposición del plan a seguir
  • c. Coordinación para su ejecución
  • d. Fijación del periodo presupuestal
  • e. Dirección y vigilancia
  • f. Apoyo directivo

Clasificación del presupuesto

Las diferentes formas de llamar a un presupuesto obedecen tan sólo a características particulares del mismo:

Beneficios del presupuesto

  1. Define objetivos básicos de la empresa.
  2. Determina la autoridad y responsabilidad para cada una de las divisiones.
  3. Es oportuno para la coordinación de las actividades de cada unidad de la empresa.
  4. Facilita el control de las actividades.
  5. Permite realizar un auto análisis de cada periodo.
  6. Los recursos de la empresa deben manejarse con efectividad y eficiencia.

Limitaciones del presupuesto

El presupuesto sólo es un estimado no pudiendo establecer con exactitud lo que sucederá en el futuro.

El presupuesto no debe sustituir a la administración sino todo lo contrario, es una herramienta dinámica que debe adaptarse a los cambios de la empresa.

Su éxito depende del esfuerzo que se aplique a cada hecho o actividad.

Poner demasiado énfasis a los datos provenientes del presupuesto puede ocasionar que la administración trate de ajustarlo o forzarlo a hechos falsos.

Presupuesto flexible

No debe confundirse este presupuesto con la característica de elasticidad de que deban estar investidos los presupuestos en general.

La flexibilidad también está referida a los presupuestos fijos, para indicar que deben revisarse y adaptarse a las fluctuaciones constantes del mercado, obligando a la administración a cambiar o reconsiderar sus planes cuando las situaciones que se presentan son distintas de las previamente estimadas.

Un presupuesto flexible calcula los ingresos y los costos presupuestados en base a la producción real del periodo presupuestado.

El presupuesto flexible se prepara para finales del periodo cuando se tiene conocimiento de la producción real.

Al preparar el presupuesto flexible:

  • a. El precio de venta presupuestado es el mismo que se utilizó en el presupuesto estático
  • b. Los costos variables son los mismos
  • c. Los costos fijos son los mismos

La única diferencia entre estos dos presupuestos es que el estático se prepara para la producción planeada y el flexible se basa en la producción real.

Conclusión

Los presupuestos pueden proporcionarnos una serie de ventajas, tales como: a) ayudar a especificar los objetivos a mediano y largo plazo, b) ayudar a analizar los problemas futuros e identificar las diferentes alternativas, c) proporcionar las normas de funcionamiento que sirven para obtener mejores rendimientos, entre otras.

Los presupuestos también pueden presentar muchas limitaciones; entre ellas que: a) están basados en estimaciones, deben ser adaptados constantemente a cambios importantes que surjan, c) su ejecución no es automática.

Otras limitaciones que pueden percibirse es que: d) puede existir la incapacidad de la dirección para comprender su sistema, e) que los directivos se preocupan por el detalle o tratan de controlar los factores equivocados, f) la falta de respaldo por parte de la dirección al sistema presupuestal.

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