Principales libros de la contabilidad –primera parte-

Principales libros de la contabilidad –primera parte-
…los libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340.

El jueves 7 de Julio del 2011, se publicó en el Diario Oficial de la Federación el “Acuerdo por el que se emiten los Lineamientos mínimos relativos al diseño e integración del registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balance (Registro Electrónico); documento que corresponde con los textos aprobados por el Consejo Nacional de Armonización Contable, mismo que fue autorizado en la reunión celebrada el 23 de junio del mismo año.

Este acuerdo pretende ampliar la disposición del artículo 35 de la Ley General de Contabilidad Gubernamental, que claramente establece:

Los entes públicos deberán mantener un registro histórico detallado de las operaciones realizadas como resultado de su gestión financiera, en los libros diario, mayor, e inventarios y balances.

Artículo 35.- LGCG

Como se puede apreciar, la disposición es demasiado concreta para efectos de quienes nos desarrollamos en este medio; no es desconocido que existe un Libro Diario, un Mayor y uno más, de Inventarios y Balances, debido a que es uno de los primeros conceptos que se aprenden en el estudio de la Contabilidad y que forma parte esencial de este tema.

Sin embargo en muchas ocasiones nos hemos preguntado ¿desde cuándo y cómo surgió el registro de las operaciones en el Libro Diario, Mayor e Inventarios y Balances?

Antecedentes

La contabilidad de doble entrada se inició en las ciudades comerciales italianas; los libros de contabilidad más antiguos que se conservan provienen de la ciudad de Génova, datan del año 1340, y muestran que, para aquel entonces, las técnicas contables estaban ya muy avanzadas.

El inicio de la literatura contable queda circunscrito a la obra del monje veneciano Luca Pacioli titulada: “La Summa de Aritmética, Geometría Proportioni et Proportionalitá” en donde se considera el concepto de la partida doble por primera vez.

A pesar de que la obra de Pacioli, más que crear, se limitaba a difundir el conocimiento de contabilidad, en sus libros se sintetizaban principios contables que han perdurado hasta nuestro días.

Fray Luca Pacioli, quien en el año 1494 estableció las bases de toda la teoría contable, tuvo entre otros meritos, el de haber explicado en forma detallada los procedimientos que se debían aplicar para el manejo de las cuentas, lo cual se conoce hasta hoy como la teoría de la partida doble o teoría del cargo y del abono.

El valor de los principios establecidos por el monje Fray Luca Pacioli ha transcendido hasta nuestros días, en el sentido de que todos los negocios recurren de alguna manera al registro de sus operaciones a través de la teoría de la partida doble.

Dentro del “Tractus XI- Particularis de computis et scripturis” (uno de sus tantos escritos), nos dejó su legado a través de 36 capítulos (Tratado de cuentas de contabilidad por la partida doble) dando inicio a la Contabilidad.

Algunas de sus aportaciones son:

  • Aconseja utilizar 4 libros:
    • Inventario y Balances,
    • Borrador o Comprobante,
    • Diario y
    • Mayor.
  • Define Reglas de la partida doble (o Principios fundamentales):
    • 1. No hay deudor sin acreedor.
    • 2. La suma que se adeuda a una o varias cuentas han de ser igual a lo que se abona.
    • 3. Todo el que recibe debe a la persona que da o entrega.
    • 4. Todo valor que ingresa es deudor y todo valor que sale es acreedor
    • 5. Toda pérdida es deudora y toda ganancia acreedora.
  • Entre otras

Como se puede apreciar, ya desde el inicio de la técnica contable Fray Luca Pacioli propone el establecimiento de los tres libros para el registro de las operaciones de un ente económico.

En Nuestro país

En la época de don “PORFIRIO DIAZ”, año de 1889, se contemplaba la obligación de registrar los movimientos de los negocios; a través del “Código de Comercio”, del cual extraemos síntesis de algunos artículos relacionados con el tema:

El comerciante está obligado a llevar y mantener un sistema de contabilidad adecuado. Este sistema podrá llevarse mediante los instrumentos, recursos y sistemas de registro y procesamiento que mejor se acomoden a las características particulares del negocio,…

Artículo 33.

Cualquiera que sea el sistema de registro que se emplee, se deberán llevar debidamente encuadernados, empastados y foliados el libro mayor y, en el caso de las personas morales, el libro o los libros de actas. …

Artículo 34.-

En el libro mayor se deberán anotar, como mínimo y por lo menos una vez al mes, los nombres o designaciones de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del período de registro inmediato anterior, el total de movimientos de cargo o crédito a cada cuenta en el período y su saldo final. …

Artículo 35.-

Todo comerciante está obligado a conservar los libros, registros y documentos de su negocio por un plazo mínimo de diez años. Los herederos de un comerciante tienen la misma obligación.

Artículo 46.-

México Moderno

Bajo la identificación fiscal 5230 designada en agosto de1932, la Escuela Bancaria de Comercio inicia el registro de su historia contable con su primer libro de asiento del diario.

Junto con el libro mayor, el libro diario tiene como propósito llevar el recuento de los hechos relacionados con una negociación.

En los cursos por correspondencia redactados en 1931 y publicados en el libro Principios de contabilidad un año después, Alejandro Prieto escribe que:

…en el diario debe aparecer el registro de las operaciones efectuadas, mostrando también las circunstancias no técnicas que intervinieron en ellas, será necesario que reciba la anotación correspondiente antes que el mayor mismo, puesto que este último sólo habrá de concretarse a la clasificación de dichas operaciones. El diario es, en consecuencia, el libro de “primera anotación” que pudiéramos llamar, del cual se toman los datos necesarios para los asientos del mayor general. (p. 122)

Cada página está minuciosamente trabajada y cubierta con la precisa caligrafía de Don Alejandro; elementos como el folio y el sello de autorización nos permiten descubrir cómo era llevado el control contable y administrativo en el México moderno.

Principales libros de la contabilidad –primera parte-
Principales libros de la contabilidad –primera parte-
Principales libros de la contabilidad – Libro diario No 1
Principales libros de la contabilidad – Libro diario No 1

Normatividad

El “CÓDIGO FISCAL DE LA FEDERACIÓN”, deja claro en su artículo 28, la obligatoriedad entre otras de:

Las personas que de acuerdo con las disposiciones fiscales estén obligadas a llevar contabilidad, estarán a lo siguiente:

I. La contabilidad, para efectos fiscales, se integra por los libros, sistemas y registros contables, papeles de trabajo, estados de cuenta, cuentas especiales, libros y registros sociales, control de inventarios y método de valuación, discos y cintas o cualquier otro medio procesable de almacenamiento de datos, los equipos o sistemas electrónicos de registro fiscal y sus respectivos registros, además de la documentación comprobatoria de los asientos respectivos, … y los elementos adicionales que integran la contabilidad.

Artículo 28.

Por su parte el REGLAMENTO  DEL CÓDIGO  FISCAL DE LA FEDERACIÓN,  en el

“Para los efectos del artículo 28, fracciones I y II del Código, se estará a lo siguiente”:

A

B. Los registros o asientos contables deberán:

II. Integrarse en el libro diario, en forma descriptiva, todas las operaciones, actos o actividades siguiendo el orden cronológico en que éstos se efectúen, indicando el movimiento de cargo o abono que a cada una corresponda, así como integrarse los nombres de las cuentas de la contabilidad, su saldo al final del periodo de registro inmediato anterior, el total del movimiento de cargo o abono a cada cuenta en el periodo y su saldo final.

Artículo 33.-

Partiendo de estas disposiciones, los entes públicos se encuentran obligados a llevar contabilidad, tal vez de una manera especial o diferente tomando en cuenta que para las entidades públicas es obligatorio el registro y control del presupuesto, por lo tanto es indispensable considerar la norma para este ámbito.

Es así como la Ley General de Contabilidad Gubernamental define claramente el Sistema de Contabilidad en su artículo:

El sistema estará conformado por el conjunto de registros, procedimientos, criterios e informes, estructurados sobre la base de principios técnicos comunes destinados a captar, valuar, registrar, clasificar, informar e interpretar, las transacciones, transformaciones y eventos que, derivados de la actividad económica, modifican la situación patrimonial del gobierno y de las finanzas públicas.

Artículo 18.-

Así mismo, el artículo 35 establece que los entes públicos deberán mantener un registro histórico detallado y en tiempo real de las operaciones realizadas como resultado de su gestión financiera, en los libros Diario, Mayor, e Inventarios y Balances Libros Principales de Contabilidad (Registro Electrónico).

El objetivo principal de la contabilidad es escribir la historia de la entidad y proporcionar información financiera. Quienes toman las decisiones administrativas necesitan de esa información financiera de las Instituciones para realizar una buena planeación y control de las actividades de la organización.

Objetivo de la Norma

Dar a conocer los Lineamientos mínimos relativos al diseño e integración del registro en los Libros Diario, Mayor e Inventarios y Balances Libros Principales de Contabilidad (Registro Electrónico) del Sistema de Contabilidad Gubernamental, que deberán ser elaborados por los entes públicos por un período o a una fecha determinada, sobre la base de las operaciones y eventos económicos que le afecten, los saldos de las cuentas o el levantamiento físico de inventarios.

Atendiendo a la Ley de Contabilidad, lineamientos emitidos, naturaleza del ente público y de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para:

  • Asentar en orden cronológico todas las operaciones, a nivel transaccional;
  • Obtener el registro de todas las operaciones que han afectado cada cuenta, en movimientos de débito y crédito;
  • Asentar, derivado de una toma física, la cantidad de existencias al final del ejercicio de los inventarios de Materias Primas, Materiales y Suministros para Producción, Almacén de Materiales y Suministros de Consumo y Bienes Muebles e Inmuebles;
  • Registrar los estados y la información financiera básica del ente público;
  • Permitir la completa identificación analítica de las operaciones. Para tal fin se deberán llevar los auxiliares necesarios.

Bajo el sistema de registro electrónico, se deberá grabar dicha información en discos ópticos o en cualquier otro medio electrónico que autorice la Unidad Administrativa o instancias competentes en materia de contabilidad gubernamental.

En cumplimiento al párrafo anterior, los entes públicos deberán:

  • Almacenar en medios electrónicos todos los registros contables y presupuestarios de las operaciones y eventos económicos que afecten al ente público;
  • Garantizar la identidad e integridad de la información necesaria para reproducirlo, debiendo asegurarse, en todo caso, la posibilidad de trasladar los datos a otros formatos y soportes que garanticen el acceso desde diferentes aplicaciones;
  • Contar con medidas de seguridad que garanticen la integridad, autenticidad, confidencialidad y conservación de los documentos base o soporte del registro contable-presupuestal;
  • Contar con respaldos adicionales con medidas de seguridad.
  • Generar un archivo electrónico al cierre de cada mes;
  • Generar un archivo electrónico al cierre de cada año, con las cifras emitidas en Cuenta Pública, el cual deberá generarse a más tardar en la fecha en que se entregue la misma;

En ningún caso se limita la posibilidad de que se tengan los libros encuadernados, empastados y foliados consecutivamente.

Para lo anterior, se deberán obtener y contar a partir del Sistema de Contabilidad Gubernamental con los Libros Diario, Mayor e Inventarios, Almacén y Balances.

Continuará…


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