Registro del Comprometido “Momentos Contables”

Registro del Comprometido “Momentos Contables”

“La responsabilidad es la sabiduría que da la experiencia para poder cumplir las obligaciones”

La Ley General de Contabilidad Gubernamental, instaura en la fracción V del artículo 19, que: Los entes públicos deberán asegurarse que el sistema: refleje un registro congruente y ordenado de cada operación que genere derechos y obligaciones derivados de la gestión económico-financiera de los entes públicos;

Postulado Dualidad Económica

En otra disposición el Postulado: No. 10) Dualidad Económica, fundamenta que el ente público debe reconocer en la contabilidad, la representación de las transacciones y algún otro evento que afecte su situación financiera, su composición por los recursos asignados para el logro de sus fines y por sus fuentes, conforme a los derechos y obligaciones.

En este sentido, la estructura básica de los estados financieros debe contener como mínimo los siguientes elementos:

En los estados contables reflejar los activos, pasivos y el patrimonio o hacienda pública, y las originadas por modificaciones patrimoniales. Se deberán de distinguir los derechos y obligaciones considerando su realización de corto y largo plazo incluyendo los de propiedad o a cargo del gobierno, y los que por alguna circunstancia estén a su cargo o custodia.

Así las cosas, consultamos el Código Civil Federal, en el que establece en su Artículo 1792.- Convenio es el acuerdo de dos o más personas para crear, transferir, modificar o extinguir obligaciones; y el Artículo 1793.- Los convenios que producen o transfieren las obligaciones y derechos, toman el nombre de contratos.

Por lo tanto, todos los contratos que firmen los funcionarios facultados de los Organismos Públicos, establecen derechos y obligaciones para los Organismos que representan.

Así, por ejemplo, un contrato de arrendamiento establece derechos y obligaciones; un contrato de Obra pública; un contrato por tiempo determinado, los contratos de prestación de Servicios (limpieza, vigilancia, asesorías, auditoria externa, etc.) o cualquier tipo de contratos o convenios que puedan significar un desembolso de recursos al ente público, deberá registrarse en la contabilidad, principalmente en cuentas de Orden contable, y si estos contratos derivan un egreso, desde el punto de vista presupuestal, deberá ser registrado en el Comprometido, como lo establecen las disposiciones de los Momentos contables del Egreso

Objetivo de las cuentas de orden

En el contexto general las cuentas de orden mantienen tres finalidades que son:

  1. De registro.
  2. De memorándum o recordatorio.
  3. De control.

De acuerdo con lo establecido por el Artículo 49 de la Ley de Contabilidad

“las notas a los estados financieros son parte integral de los mismos; éstas deberán revelar y proporcionar información adicional y suficiente que amplíe y dé significado a los datos contenidos en los reportes, …

Artículo 49 de la Ley de Contabilidad

Se clasifican en:

  • Notas de desglose;
  • Notas de memoria (cuentas de orden); y
  • Notas de gestión administrativa

Para el Sector Público es necesario el registro de diversas operaciones, por obligación, por control o como recordatorio de ciertas operaciones que establecen derechos y obligaciones derivadas de contratos, fianzas u otro tipo de documento que puedan afectar en el futuro las finanzas del ente público.

De las cuentas de orden, las más utilizadas son las de control presupuestal, debido a la obligación de registro; sin embargo, existe otro tipo de movimientos que deberán registrarse y controlarse y la mayoría de los funcionarios correspondientes no realizan en sus Organismos Públicos, derivado del desconocimiento al detalle de las disposiciones en la materia.

Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC)

El Consejo Nacional de Armonización Contable (CONAC) aprobó y publicó el 20 de agosto de 2009, el documento denominado “Acuerdo por el que se emiten las normas y metodología para la determinación de los Momentos Contables de los Egresos”; define el comprometido.

Momentos Contables del Egreso

El gasto comprometido es el momento contable que refleja la aprobación por autoridad competente de un acto administrativo, u otro instrumento jurídico que formaliza una relación jurídica con terceros para la adquisición de bienes y servicios o ejecución de obras. En el caso de las obras a ejecutarse o de bienes y servicios a recibirse durante varios ejercicios, el compromiso será registrado por la parte que se ejecutará o recibirá, durante cada ejercicio.

En su anexo, determina los criterios de registro generales para el tratamiento de los momentos contables del gasto comprometido, los cuales se detallan a continuación:

Remuneraciones al personal de carácter permanente

Al iniciarse el ejercicio por el monto que surge del cálculo del gasto presupuestal anual de las plazas ocupadas al inicio del ejercicio.

Corresponde incluir todas las remuneraciones de tipo permanentes tales como sueldos, primas, asignaciones, compensaciones, gratificación de fin de año, otras prestaciones y cuotas patronales.

Remuneraciones no permanentes (horas extraordinarias, estímulos, recompensas, etc.)

Al establecerse el beneficio por acuerdo, oficio o acto de autoridad competente.

Al formalizarse la contratación de servicios o la designación transitoria, por el gasto total a pagar durante el período de contrato o hasta la finalización del ejercicio presupuestario.

Otros conceptos

Con relación a otros conceptos, el mismo documento en su anexo estipula:

  • Bienes. Al formalizarse el contrato o pedido por la autoridad correspondiente.
  • Servicios. Al formalizarse el contrato o pedido por autoridad correspondiente.
  • Gastos de Viaje y Viáticos. Al formalizarse mediante oficio de comisión o equivalente.
  • Adquisición  de  Inmuebles.  Al  formalizarse el contrato de promesa de compra venta o su equivalente.
  • Obras públicas y Servicios Relacionados con las mismas. Al formalizarse el contrato por autoridad competente.
  • Recursos por convenio. A la formalización de los convenios respectivos.
  • Recursos por Aportaciones. Al inicio del ejercicio, por el monto total de las aportaciones previstas en el Presupuesto de Egreso o cuando se conoce.
  • Donativos o apoyos. A la firma del convenio de donación o acuerdo de autoridad competente por el cual se dispone la asignación de recursos.
  • Subsidios. Al inicio del ejercicio por el monto anual, del padrón de beneficiarios elegibles, revisable mensualmente; al autorizar la solicitud o acto requerido.
  • Transferencias. Al inicio del ejercicio con el presupuesto de egresos revisable mensualmente.
  • Intereses y amortizaciones de la deuda Pública. Al inicio del ejercicio por el monto total presupuestado con base en los vencimientos proyectados de la deuda, revisables mensualmente.

Para mayor información y el detalle de los conceptos se deberá consultar el Clasificador por Objeto del Gasto, como ejemplo, nos referiremos al capítulo 1000 SERVICIOS PERSONALES:

Agrupa las remuneraciones del personal al servicio de los entes públicos, tales como: sueldos, salarios, dietas, honorarios asimilables al salario, prestaciones y gastos de seguridad social, obligaciones laborales y otras prestaciones derivadas de una relación laboral; pudiendo ser de carácter permanente o transitorio.

Conclusión

Es necesario la difusión de estos conceptos y el detalle de las obligaciones derivadas de la normatividad, Ley y Documentos Técnicos, y darles mayor importancia a preceptos, que si bien la falta de cumplimiento no parece ser relevante, representa una ausencia de información complementaria la cual se debe especificar en las notas a los estados financieros cumpliendo de esta manera el objetivo.

La contabilidad establece controles y éstos se deben aplicar en todas las áreas de la Institución Pública, por lo que el involucramiento de los funcionarios y empleados es obligatorio y deberá de formar parte de sus responsabilidades y mantenerse en contacto con los correspondientes del área de finanzas o contabilidad.

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