Sistema de Organización Contabilidad por Áreas de Responsabilidad

Sistema de Organización y Contabilidad por Áreas de Responsabilidad

Cómo ver a la empresa bajo un enfoque organizacional y de gestión

Generalidades

El término Áreas de responsabilidad viene de buscar lograr las metas que se describen en un Presupuesto maestro, mediante la división y coordinación de los esfuerzos de todos sus empleados- desde los altos ejecutivos a través de todos los niveles de la administración, hasta cada trabajador sujeto a un supervisor.

Significa asignar a los gerentes responsabilidades de planear y controlar los recursos humanos y otros recursos como insumos, herramientas, equipos y todo lo necesario en sus áreas de trabajo, en términos de cantidad, valor y tiempos para cumplir con su parte del plan maestro.

Toda organización es perfectible, es decir, siempre puede mejorar determinadas áreas para lograr los objetivos fijados por la administración. Sólo es posible si se cuenta con un sistema de información que sirva como punto de referencia para cuantificar las fallas y los aciertos, lo cual traerá como consecuencia el incremento del valor de la empresa. No es buscar culpables sino encontrar causas reales de costo y error para minimizarlos o eliminarlos.

¿Cómo Funcionan las áreas de responsabilidad?

Los centros de responsabilidad son utilizados por muchas empresas para mejorar su control de gestión. Suelen ir acompañados de un sistema de precios de transferencia o facturación interna entre centros de responsabilidad, para conocer las áreas de generación de valor de la empresa. Pueden ser de egresos, de costos, de utilidades, de inversión.

Conceptos clave:

  • Centros de Beneficio
  • Centros de Costos
  • Centros de Ingresos
  • Centros de Inversión
  • Centros de Responsabilidad
  • Precio de Transferencia
  • Service Level Agreement (SLA)

En qué consiste la contabilidad por Áreas de responsabilidad

  • Es aquélla que clasifica la información contable y estadística de las actividades de una empresa, de acuerdo con la autoridad y responsabilidad de los gerentes o los responsables de ellas.
  • Es una técnica que sirve para controlar los ingresos, costos y gastos, tomando en consideración las responsabilidades asignadas a cada funcionario o supervisor de área o departamento.
  • La contabilidad administrativa tiene un objetivo triple:
    • ayuda a planear,
    • a tomar decisiones y
    • ejercer control administrativo.

Beneficios y logros de la Contabilidad por áreas de Responsabilidad

  • Cuando un presupuesto se basa en una Contabilidad por áreas de responsabilidad brindan una RETROALIMENTACION a la alta gerencia, acerca del desempeño real vs el presupuestado de los diferentes gerentes de centros de responsabilidad.
  • Cuando se usan de manera adecuada, estas diferencias real vs presupuesto, denominadas VARIACIONES, ayudan a los gerentes a implementar y evaluar sus estrategias de tres maneras:
    • Alerta o advertencia oportuna sobre eventos que no son evidentes de ver de una manera fácil o inmediata, para tomar acciones de cambio que eviten bajas bruscas o encontrar oportunidades disponibles.
    • Evaluación de desempeño. Ver qué tan buenos somos en implementar nuestras estrategias, en relación a lo que esperábamos.
    • Evaluación de la estrategia. Ver si las estrategias en las que fundamentamos el plan son efectivas y dan los resultados esperados o revaluar las estrategias

Ventajas de usar áreas de responsabilidad

  • Ayuda a la aplicación de la administración por excepción. Permite a cada administrador comparar entre su presupuestado y lo realmente obtenido para atender las variaciones significativas, especialmente a detectar que actividades o procesos no agregan valor y deben ser eliminados.
  • Base de la administración Basada en Actividades
  • División óptima en el manejo presupuestal y establecimiento de estándares de manufactura o servicios
  • Elimina la presentación tradicional de los resultados favoreciendo una mejor delimitación de responsabilidad.
  • Motiva a utilizar la administración por objetivo o por resultado. Facilita la correcta evaluación de la actuación de los ejecutivos de la empresa.
  • Permite un sistema de Evaluación de desempeño enfocado en indicadores

Criterios para seleccionar bases de agrupación de puestos y unidades

Criterios para seleccionar bases de agrupación de puestos y unidades

Tres modelos clásicos de organización

Agrupación Funcional

La atención prestada la función de cada área hace que se pierda la función del output, se interesa más por el actuar de los individuos que por el objetivo global del negocio

Agrupación Funcional en la organización

Agrupación por mercados

Estructura menos rígida y menos predispuesta a tareas repetitivas y/o especializadas

  • Puede ejecutar e intercambiar funciones con más flexibilidad.
  • Consume más recursos que la Organización funcional.
  • La organización por producto/mercado, con frecuencia llamada organización por división, reúne en una unidad de trabajo a todos los que participan en la producción y comercialización de un producto o un grupo relacionado de productos, a todos los que están en cierta zona geográfica o todos los que tratan con cierto tipo de cliente.
Agrupación por mercados de la organización

Agrupación matricial

Es más versátil, flexible, eficiente, ágil e innovadora. Sin embargo, hay que saber aplicarla porque de lo contrario, los resultados serían adversos. Existe bajo controles y sistemas de evaluaciones duales.

  1. La gestionan líderes con capacidad de acomodarse y desenvolverse adecuadamente en procesos de toma de decisiones laterales. Saber compartir poder.
  2. El fomento de una cultura organizativa que propicie la negociación de los conflictos y promueva el equilibrio de poderes entre los miembros o departamentos de la organización.
  3. El desarrollo de vínculos efectivos en sentido tanto vertical como horizontal para lograr una coherencia entre diferentes partes de la organización.
  4. El reconocimiento de la existencia de diferentes clases de autoridad.
  5. La claridad de los roles en la organización y entender la razón de ser de la matriz.
  6. La autonomía de los directivos, así como el papel del gerente como equilibrador.
  7. La convivencia con situaciones de ambigüedad y de soluciones ad hoc, y la utilización del diálogo como medio de resolución de conflictos.
Agrupación matricial en una organización

Definición de SLA

Aplica a clientes-proveedores internos y externos

Un acuerdo de nivel de servicio (service level agreement, SLA) es un contrato entre un proveedor de servicios y sus clientes internos o externos que documenta qué servicios proporcionará el proveedor y define los estándares de servicio que el proveedor está obligado a cumplir.

¿Por qué son importantes los SLAs?

Los proveedores de servicios necesitan SLAs para ayudarlos a administrar  las expectativas de los clientes y definir las circunstancias en las que no son responsables por interrupciones o problemas de rendimiento. Los clientes también pueden beneficiarse de los SLA, ya que describen las características de rendimiento del servicio, que pueden compararse con los SLA de otros proveedores, y también establecen los medios para solucionar los problemas del servicio, por ejemplo, a través de créditos de servicio.

Para un proveedor de servicios, el SLA suele ser uno de los dos acuerdos fundamentales que tiene con los clientes. Muchos proveedores de servicios establecen un acuerdo de servicios maestro para establecer los términos y condiciones generales en los que trabajarán con los clientes.

El SLA se incorpora a menudo por referencia en el contrato de servicios maestro del proveedor de servicios. Entre los dos contratos de servicio, el SLA agrega mayor especificidad con respecto a los servicios proporcionados y las métricas que se utilizarán para medir su desempeño

Ejemplo de áreas de responsabilidad.

Divididos en centros de costos y gastos
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