Sistemas de Información Gerencial

Introducción

Si bien el tema de los Sistemas de Información Gerencial (SIG’s) no es nuevo, es evidente que muchas empresas desconocen el potencial que éstos tienen para obtener información de valor que les permita la toma de decisiones más eficiente; esto sucede porque hay un desconocimiento sistémico acerca de cómo desarrollarlos y aprovechar sus beneficios.

Sistemas de Información Gerencial

Sin entrar en conceptos demasiado técnicos (como para no desear saber de ellos) se puede resumir que un SIG es:

“Es una integración (usuario-máquina) diseñado para suministrar información de valor que apoye las operaciones, la administración y la toma de decisiones en una empresa.”

En tal caso, conviene saber que un SIG deber tener los siguientes elementos:

1. Usuarios,
2. Equipos,
3. Programas
4. Base de Datos
5. Procedimientos

Esto significa que cualquier programa de cómputo, como un punto de venta, de recursos humanos, ordenes de trabajo o almacenes que cubra esta condición es un SIG; en consecuencia, son muchas las empresas que tienen uno o más SIG’s que emiten reportes estáticos de tipo ventas, nóminas u entradas y salidas de almacén.

Si bien lo anterior es cierto, entonces cómo se puede a partir de uno de estos sistemas obtener información de valor, ante ellos es necesario saber que los SIG’s se clasifican de acuerdo con el tipo de información que generan, los usuarios que atiende y el tipo de información que generan, en lo que comúnmente de denomina Pirámide de los Sistemas de Información Gerencial, en la que de manera análoga a las organizaciones, en la base se encuentran los sistemas operativos y en la parte más alta los directivos.

Clasificación del SIG’s

Típicamente los SIG’s son clasificados en:

Nivel Ejecutivo

a. Executive Support System (ESS) – Sistema de Soporte a Ejecutivos; generan información estratégica de alto nivel, como proyecciones anuales de venta, estimación de tasas de cambio, tasa de crecimiento o decremento poblacional o volumen de consumo por persona en años futuros.

Nivel Administrativo

a. Decision Support System (DSS) – Sistema de Soporte a Decisiones y Management Information System (MIS) – Sistema de Información Gerencial, que están enfocados en generar información periódica para toma de efectiva de decisiones en corto plazo; como reportes ventas, rotación de inventarios, índice de ausentismo, flujos de caja; colectivamente suelen ser llamados Indicadores Claves de Desempeño (KPI’s en inglés),

Nivel Supervisión

1. Knowledge Work System (KWS) – Sistema de Trabajo de Conocimiento, en este caso se tienen sistemas que emiten reportes de las transacciones diarias, cierres de venta o mensuales, que, aunque importantes no realizan análisis complejos o predicciones básicas.

• Office Automation System (OAS) – Sistema de Automatización de Oficina, son lo sistemas que permiten realizar actividades de edición de textos, hojas de cálculo, envío y recepción de correo; es decir, aquellas que facilitan el funcionamiento de oficina ya se en sitio o remotamente.

Nivel Operativo

a. Transaction Processing System (TPS) – Sistema de Procesamiento de Transacciones, son los sistemas básicos en la generación de información, puesto que recolectan (manual o automáticamente) la información de  las operaciones de una organización, tales como levantamiento de pedidos y facturación, registro de movimientos contables, control de asistencia u órdenes de trabajo.

Características principales de los SIG’s

Otro punto importante para considerar referente a los SIG’s se refiere al hecho de las características principales que estos deben tener como lo son:

Ayudar a disminuir los costos de gestión

En la implementación de un SIG los beneficios deben ser mayores a los costos previos a su implementación ya sea a través de le reducción de recursos o la reducción de tiempos de espera.

Adaptables a cualquier entorno

típicamente, la mayoría de las operaciones realizadas en una empresa son susceptibles de ser gestionadas a través de un SIG´s sin importar área de implementación, fuente de datos origen o tipo de actividad de los usuarios.

Fácilmente actualizables

en tal sentido las características de funcionalidad de un SIG deben ser dinámicas, lo que permite que éstas puedan ser modificadas, aumentadas o eliminadas de acuerdo con la necesidad de cada nivel y usuario lo implica contar con un excelente nivel de soporte técnico local o externo.

Capaces de recolectar información masiva

debido al volumen de operaciones registradas y a la diversidad de fuentes de datos, es necesario que el SIG tenga capacidades suficientes para gestionar el almacenamiento, la gestión y entrega de información a múltiples usuarios en diferentes localidades todo al mismo tiempo.

Altamente disponibles

La disponibilidad de información en todo momento y lugar para la toma eficiente de decisiones nunca ha sido tan importante como hoy día; ello ha motivado que algunos SIG’s sean considerados de misión crítica, lo que implica que tengan forzosamente una disponibilidad 24/7 a lo largo de año.

Funcionamiento de los SIG’s

Por otro lado, e independientemente de la clasificación y características que cada uno de los SIG’s tiene, conviene saber que la base de funcionamiento de todo sistema sigue siendo la misma, es decir, 1. Reciben datos de entradas, 2. Los procesan y 3. Generan una salida; lo que conceptualmente permite entender que: si hay un dato de entrada incorrecto, el proceso y su salida son igualmente incorrectos.

De todo lo anterior podemos concluir que respecto al tema de Sistemas de Información Gerencial es amplio y que igual que otras disciplinas profesiones tiene aspectos técnicos complejos que por si mismo requieren un poco más de estudio.

Por lo tanto y a manera de resumen se puede resumir en cuatro puntos qué son y cómo funcionan:

1. Son sistemas usuario-máquina que suministran información de valor para la toma de decisiones.
2. Se componen de usuarios, equipos, programas, fuente de datos y procedimientos.
3. Tienen niveles de gestión: Estratégicos (para directivos), Administrativos (gerentes), de Conocimiento y Automatización (gerentes y supervisores) y Operativos (para registro de operaciones)
4. Deben: ayudar a disminuir costos, adaptarse fácilmente, utilizar información masiva y tener alta disponibilidad.

Conclusiones

Para finalizar un dato interesante; los SIG’s, forman parte de las Tecnologías de Información y Comunicaciones (TIC’s); que entre los años 1980 y 2009 el porcentaje (del total capital invertido) en las empresas privadas ha aumentado de 32 al 52 por ciento; es decir más de la mitad de cualquier inversión se destina a este rubro.

Resultado de lo anterior y de manera inevitable se debe entender que a nivel global y local la manera de administrar negocios no es la misma, por lo tanto, gerentes y administradores de empresas deben aumentar su conocimiento acerca de la elección, implementación y uso de los SIG’s a efecto no desperdiciar el capital invertido y maximizar su rendimiento que ha sido puesto en sus manos.

• Evaluación y Análisis de Riesgos Empresariales
• Negocio en Marcha
• ¿Realmente aporta valor el Consejo Familiar?
• Depreciación de Bienes Muebles e Inmuebles en el sector público
• Los Sistemas de Gestión Estratégica