Dentro de este artículo:
Durante la ejecución de la auditoría, el auditor debe obtener evidencias suficientes, relevantes y útiles para lograr los objetivos de la auditoría de manera efectiva. Los hallazgos y conclusiones de la auditoría deben ser soportados por medio de análisis e interpretación apropiada de las evidencias.
Los entornos de procesamiento de la información en la actualidad plantean un desafió difícil al auditor para recolectar evidencias suficientes, relevantes y útiles ya que las evidencias existen en los medios magnéticos.
Las tecnologías de información (TI) se han convertido en herramientas indispensable para las organizaciones. Las empresas están adquiriendo TI de manera incremental, proporcionándoles ventaja competitiva; pero a la vez las expone a diversas amenazas que obligan a una adecuada administración del riesgo.
Por lo tanto, es necesario controlar y verificar la adquisición, desarrollo y uso de las TI para un desempeño eficiente y eficaz, siendo la auditoría una forma de lograrlo. Podemos aprovechar las mismas TI, mediante el uso de software especializado, para realizar y optimizar el proceso de análisis de datos en la auditoría.
Técnicas de Auditoría Asistidas por Computadora (CAAT’s)
¿Qué son las CAAT’s?
Computer Assited Audit Techniques, CAAT’s por su siglas en inglés, son pruebas sustantivas realizadas mediante programas de análisis de datos, para apoyar la auditoría. Estas pruebas pueden ser utilizadas para analizar la población completa de transacciones para cumplir con las aseveraciones a los estados financieros.
Las CAAT´s son pruebas que permiten incrementar la efectividad y mejorar la eficiencia en la auditoría cuando se requiere analizar, probar o recalcular grandes cantidades de datos electrónicos.
Asimismo, cuando se presentan pruebas que no son factibles de ejecutar en forma manual, como por ejemplo: la revisión de las transacciones de ventas para una gran cantidad de partidas en aquellos entornos donde el nivel de transacciones es muy elevado o donde el cálculo es muy complejo.
Requerimientos para realizar pruebas CAAT’s
Para efectos de que el auditor pueda llevar a cabo la aplicación de pruebas de auditoría con el apoyo de las CAAT’s, debe existir un Procesamiento Electrónico de Datos (PED) en la información que se va a revisar.
Aplicaciones de las CAAT’s
El uso de las CAAT’s proporciona un medio para mejorar el grado de análisis de la información, a fin de cubrir los objetivos de las revisiones de auditoría y reportar los hallazgos con relevancia en el nivel de confiabilidad de los registros generados y mantenidos en sistemas computarizados.
Las CAAT’s pueden también ser utilizadas para probar la efectividad de los controles. Así mismo, las CAAT’s pueden ser utilizadas en pruebas orientadas a la detección de fraudes.
Por tanto, cuando se desarrolla el plan de auditoría, se pueden tomar en cuenta la aplicación de pruebas CAAT’s.
Beneficios de utilizar CAAT’s
Mayor cobertura en la auditoría. Ya que las pruebas se pueden realizar sobre el total de datos/transacciones y no solo sobre muestras. Los criterios de búsquedas y consultas son ilimitados y fácilmente logrados.
Mayor espectro de pruebas. Identificación de excepciones como: inconsistencias; saltos de secuencia, integridad; valores negativos; montos inusuales.
Identificar errores u omisiones en los datos. Es más probable la detección de errores u omisiones con la utilización de una prueba sustantiva con la utilización de las CAAT’s, ya que generalmente se analiza el 100% de las transacciones.
Reducción en el nivel de riesgo de auditoría. Derivado de la mayor cobertura en las pruebas, el espectro más amplio en las pruebas y la identificación más oportuna de errores u omisiones; el riesgo de auditoría se disminuye de manera interesante, lo que convierte a estas pruebas en una herramienta muy útil para el auditor.
Mejorar la eficiencia en la revisión. Las pruebas de auditoría son fácilmente replicables por lo que en los años subsecuentes se puede disminuir considerablemente los tiempos de auditoría, llevando a cabo únicamente la reproducción de las pruebas elaboradas en ejercicios anteriores. Entre otros.
Tipos de CAAT’s
Existen varios tipos de CAAT’s. Las más utilizadas por los auditores externos y las que estamos analizando en este artículo, son los “Softwares de Auditoría”. En el mundo se han desarrollado numerosos paquetes de Auditoría.
Pruebas de auditoría con el apoyo de las CAAT’s
Las pruebas con CAAT’s más comunes son:
- Muestreo estadístico.
- Muestreo no estadístico.
- Estratificaciones.
- Cálculos globales.
- Sustantivas de detalle.
De las pruebas en mención, las más utilizadas por su alcance de revisión, generalmente son las pruebas sustantivas de detalle. Las pruebas sustantivas más comunes que se pueden realizar con CAAT’s son:
- Ingresos / comisiones, tasas, descuentos y promociones.
- Consolidación de Estados Financieros.
- Ingresos / cuentas por cobrar.
- Ingresos diferidos.
- Otras cuentas por pagar.
- Adquisiciones.
- Análisis de Gastos.
- Inventario.
- Activos Fijos.
- Y en general, cualquier rubro y/o transacción de la operación de la compañía que tenga un procesamiento electrónico de datos.
¿Cuáles son algunos de los elementos que se documentan en una prueba sustantiva de detalle?
- Fecha de la factura
- Folio de la factura
- Requisitos fiscales de los comprobantes
- Cálculo aritmético correcto
- Número de póliza de la provisión
- Fecha de la provisión
- Contabilización adecuada de la provisión
- Número de póliza del cobro / pago
- Fecha del cobro / pago
- Contabilización adecuada del pago / cobro
- Proveedor / Cliente
- Importe
- IVA
- Total
- Requisitos de control interno
¿Cuáles de éstos elementos se pueden validar y documentar con CAAT’s?
- Fecha de la factura
- Folio de la factura
- (X) Requisitos fiscales de los comprobantes
- Cálculo aritmético correcto
- Número de póliza de la provisión
- Fecha de la provisión
- Contabilización adecuada de la provisión
- Número de póliza del cobro / pago
- Fecha del cobro / pago
- Contabilización adecuada del pago / cobro
- Proveedor / Cliente
- Importe
- IVA
- Total
- Requisitos de control interno
Las aseveraciones que se cubren en una prueba sustantiva de detalle con CAAT’s pueden ser:
- Existencia / Ocurrencia
- Integridad
- Derechos y Obligaciones
- Valuación
- Presentación y Revelación
Documentación de auditoría
Los elementos mínimos que deben contener los papeles de trabajo de auditoría, con la utilización de CAAT’s son:
- Nombre de la compañía.
- Fecha de la auditoría.
- Tipo de prueba.
- Rubro de los estados financieros.
- Nombre de la prueba.
- Marco normativo.
- Tipo de CAAT’s.
- Tipo de Software de auditoría.
- Antecedentes.
- Estudio y evaluación del control interno.
- Objetivos de la prueba.
- Aseveraciones cubiertas.
- Información utilizada.
- Procedimiento de auditoría.
- Resultados obtenidos.
- Desviaciones detectadas.
Conclusiones
Las CAAT´s son herramientas importantes para recolectar información de estos entornos, cuando los sistemas tienen diferentes ambientes de hardware y de software, diferentes estructuras de datos, formatos de registro, funciones de procesamiento, etc., es casi imposible que el auditor recolecte evidencias sin una herramientas de software para recolectar y analizar los registros.
Las CAAT´s permiten a los auditores durante el desarrollo de una auditoría, reunir información de manera independiente. Las CAAT´s proveen un medio para ganar acceso y analizar los datos para un objetivo de auditoría determinado previamente y para reportar los hallazgos de auditoría con énfasis en la confiabilidad de los registros producidos y mantenidos en el sistema. La confiabilidad de la fuente de la información usada provee confirmación sobre los hallazgos generados.
En este artículo hemos algunos ejemplos de pruebas con el apoyo de las CAAT´s que son aplicables a un proceso de revisión de estados financieros, sin embargo las características propias de cada compañía, los ciclos de negocio que la forman, la industria a la que pertenecen y los objetivos generales y específicos de la revisión, son factores que hacen posible un alcance y aplicación ilimitado de este tipo de pruebas.
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